26-53 Adjoint.e administratif·ve – Expérience Étudiant.e (École de Gestion Williams) // Administrative Assistant – Student Experience (Williams School of Business)

Bishop's University; Sherbrooke; Hybride; CAD 42 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Université Bishop’s recherche un·e adjoint·e administratif·ve – Expérience Étudiant.e pour l’École de Gestion Williams, poste temporaire à temps plein à Sherbrooke. Rattaché·e à la Doyenne, vous assurerez le soutien administratif du Bureau de l’apprentissage expérientiel et des stages COOP, tout en agissant comme premier point de contact pour étudiants, employeurs et partenaires communautaires.

Contrat du 28 septembre 2026 au 31 août 2028, 35 heures/semaine, du lundi au vendredi, avec soirées

Qualifications

• Soutien administratif et opérationnel des programmes d'apprentissage expérientiel et de COOP.
• Gestion des documents, budgets et demandes de paiement liés au bureau COOP.
• Premier point de contact pour étudiants, employeurs et partenaires communautaires.

Responsabilités

• Assurer le bon déroulement des opérations administratives quotidiennes du Bureau de l’apprentissage expérientiel et des stages COOP.
• Fournir un soutien administratif et opérationnel aux initiatives d’apprentissage expérientiel et aux activités de stages COOP et d’engagement des employeurs.
• Aider à la coordination des opportunités d’apprentissage expérientiel et des cycles de recrutement pour les stages COOP.
• Effectuer le suivi du budget, la conciliation budgétaire et le contrôle des dépenses du bureau.
• Planifier les réunions et les rendez-vous, et contribuer à la préparation des ordres du jour, des documents de réunion, des procès-verbaux et des suivis.
• Préparer les contrats, les bons de commande, les demandes de paiement et les rapports de dépenses et toute autre documentation administrative.
• Maintenir les bases de données, les dossiers et les systèmes de production de rapports, en veillant à l’exactitude et l’accessibilité de l’information.
• Soutenir les activités de communication et d’engagement des parties prenantes en préparant et diffusant de l’information sur les programmes et le matériel promotionnel, et en coordonnant les réunions et les suivis.
• Assiste à la planification, à la coordination et à la réalisation d’ateliers, de séances d’orientation et d’autres activités d’apprentissage expérientiel.

Description du poste

(English version follows)

Affichage 26-53 (Poste temporaire à temps plein)

Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

L’Université Bishop’s recherche un·e adjoint·e administratif·ve – Expérience Étudiant.e dans l’École de Gestion Williams pour un poste temporaire à temps plein. Se rapportant à la Doyenne de l’École de Gestion Williams, Maggie Shepherd, la personne titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec la coordonnatrice de l’apprentissage par expérientiel et la conseillère COOP, la personne titulaire du poste est responsable de soutenir les opérations quotidiennes du Bureau de l’apprentissage expérientiel et des stages COOP de l’École de gestion Williams.

La personne titulaire du poste assure un soutien administratif et opérationnel à la prestation et au développement continu des programmes d’apprentissage expérientiel et d’enseignement COOP de l’École de gestion Williams. Ce rôle constitue également un premier point de contact pour les personnes étudiants, les employeurs, les membres du corps professoral et les partenaires communautaires.

La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles. La période de travail pour ce poste est du 28 septembre 2026 au 31 aout 2028. Ce poste ne dépassera pas deux (2) ans.

Nature des tâches et des responsabilités

• Assurer le bon déroulement des opérations administratives quotidiennes du Bureau de l’apprentissage expérientiel et des stages COOP.
• Fournir un soutien administratif et opérationnel aux initiatives d’apprentissage expérientiel, aux activités de stages COOP, à l’engagement des employeurs et aux programmes destinés aux personnes étudiants.
• Aider à la coordination des opportunités d’apprentissage expérientiel, des cycles de recrutement pour les stages COOP, des activités d’engagement étudiant et des processus connexes.
• Effectuer le suivi du budget, la conciliation budgétaire et le contrôle des dépenses du bureau.
• Planifier les réunions et les rendez-vous, et contribuer à la préparation des ordres du jour, des documents de réunion, des procès-verbaux et des suivis.
• Prépare les contrats, les bons de commande, les demandes de paiement, les rapports de dépenses et toute autre documentation administrative.
• Maintenir les bases de données, les dossiers, la documentation et les systèmes de production de rapports, en veillant à l’exactitude, à la fiabilité et à l’accessibilité de l’information afin de soutenir l’administration des programmes, la prise de décision, la conformité et l’amélioration continue.
• Soutenir les activités de communication et d’engagement des parties prenantes en préparant et en diffusant de l’information sur les programmes, du matériel promotionnel et des mises à jour, en agissant comme personne-ressource principale auprès les personnes étudiants, employeurs, membres du corps professoral, personnes diplômés et partenaires communautaires, tout en coordonnant les réunions, demandes de renseignements, documents et activités de suivi connexes.
• Assiste à la planification, à la coordination et à la réalisation d’ateliers, de séances d’orientation, d’activités de réseautage, de séances d’information pour les employeurs, de salons de l’emploi et d’autres activités d’apprentissage expér