Secretário(a)

TozziniFreire Advogados; Rio Grande do Sul; Presencial; BRL 39 000 - 61 000; Tempo integral

Resumo da oferta

TozziniFreire Advogados está contratando um(a) Secretário(a) Executivo(a) para apoiar a equipe de alta gestão, gerenciando informações, agendas, reuniões e viagens. O cargo exige atenção a prazos, excelente comunicação e organização para manter a eficiência do escritório.

O candidato ideal possui ensino superior em Secretariado com registro SRTE e habilidades sólidas de planejamento. A vaga contempla atuação on-site no estado do Rio Grande do Sul, com possibilidades de crescimento profissional

Qualificações

• Ensino Superior em Secretariado com registro SRTE.
• Boa comunicação, organização e planejamento.

Responsabilidades

• Assessorar executivos, gerenciar informações e auxiliar em tarefas administrativas.
• Organizar agenda, reuniões e viagens, além de controles de documentos.
• Atender clientes internos e externos, acompanhar prazos e organização de eventos.
• Providenciar vistos, bilhetes, reservas e serviços de apoio conforme necessidade.

Conhecimentos

Comunicação

Organização

Planejamento

Gestão de agenda

Formação académica

Secretariado com registro SRTE

Descrição da oferta de emprego

TozziniFreire é um escritório full-service com atuação em 55 áreas do Direito Empresarial. Nosso compromisso com a integridade, a responsabilidade social, a diversidade e a inclusão estão expresso em sua missão e é reforçado diariamente em nosso desempenho. TozziniFreire preza pela diversidade e inclusão em seu ambiente de trabalho. Possuímos políticas afirmativas na busca de contratação, inclusão e desenvolvimento de carreira de pessoas plurais, assim esta vaga está direcionada para pessoas com deficiência.

Responsabilidades e atribuições

Assessorar os executivos no desempenho de suas funções, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Controlar documentos e correspondências. Atender clientes externos e internos, organizar eventos e viagens.

• Manter-se informado(a) quanto aos procedimentos das áreas de apoio;
• Analisar e validar documentações antes de encaminhar aos responsáveis;
• Organizar e controlar a agenda diária de atividades da equipe, comunicando e/ou relembrando compromissos aos colaboradores e informando os eventos e datas importantes;
• Atender e efetuar ligações, transmitindo recados, quando necessários, e fazendo follow-up dos contatos realizados e/ou em standby;
• Controlar e identificar débitos das ligações telefônicas, boletos de táxi, serviços de entrega e retirada de documentos, solicitação de vales realizada pelas respectivas equipes, bem como adiantamento aos clientes nacionais e internacionais, prestação de contas de despesa junto à equipe;
• Controlar e acusar o recebimento e envio de documentos, principalmente aqueles que envolvem questões com prazo e/ou assuntos mais complexos.
• Organizar reuniões internas e comemorações de equipe, providenciando a estrutura necessária e utilizando os serviços de apoio no que se refere à recepção, copa, manutenção, manobrista, fax, cópias, encadernações, digitalização, informática, paralegal e telefonia;
• Formatar documentos produzidos pelas equipes tais como cartas, relatórios, petições, procurações, contratos, comunicações;
• Organizar e controlar os contratos e documentos da equipe/escritório e recebidas pelo cliente;
• Organizar e preparar viagens, conforme procedimentos, providenciando bilhete aéreo, reservas de hotel, transporte, pacote de serviço de roaming, quando necessário, vale, compra de moeda em espécie etc;
• Sempre que necessário, providenciar vistos e renovação de passaportes.
• Auxiliar a equipe no processamento das notas de honorários e revisar e acompanhar as notas de despesas do caso sob responsabilidade do sócio encaminhado pelo Contas a Receber, recorrendo aos advogados em caso de dúvidas, liberando-as para cobrança.

Requisitos e qualificações

Ensino Superior em Secretariado ou técnico em Secretariado com registro no SRTE.

Boa comunicação, organização e planejamento.