Secretário(a)

Venha ser TozziniFreire; Porto Alegre; Presencial; BRL 39 000 - 67 000; Tempo integral

Resumo da oferta

TozziniFreire está contratando para a função de assistente/secretariado, com atuação de suporte aos executivos e gestão de atividades administrativas. O cargo envolve organização de agendas, controle de documentos, atendimento a clientes e apoio na organização de eventos e viagens.

Espera-se formação superior em Secretariado ou técnico com SRTE registrado, boa comunicação, organização e planejamento para atuar em um escritório de advocacia de grande porte, com foco em eficiência e cumprimento de

Qualificações

• Ensino Superior em Secretariado ou técnico em Secretariado com registro no SRTE.
• Boa comunicação, organização e planejamento.

Responsabilidades

• Auxiliar executivos no desempenho de suas funções, gerenciando informações e auxiliando na execução de tarefas administrativas em reuniões.
• Gerenciar agenda, marcar e cancelar compromissos, controlar documentos e correspondências.
• Atender clientes externos e internos, organizar eventos e viagens, apoiar na logística de reuniões e viagens.
• Organizar reuniões internas, preparar relatórios e documentos necessários para reuniões.
• Prestar suporte administrativo geral, incluindo contato com áreas de apoio, follow-up de contatos e emissão de documentos.

Conhecimentos

Boa comunicação

Organização

Planejamento

Formação académica

Superior em Secretariado

Descrição da oferta de emprego

Job description

TozziniFreire é um escritório full-service com atuação em 55 áreas do Direito Empresarial. Nosso compromisso com a integridade, a responsabilidade social, a diversidade e a inclusão estão expresso em nossa missão e é reforçado diariamente em nosso desempenho. TozziniFreire preza pela diversidade e inclusão em seu ambiente de trabalho. Possuímos políticas afirmativas na busca de contratação, inclusão e desenvolvimento de carreira de pessoas plurais, assim esta vaga está direcionada para pessoas com deficiência.

Main responsibilities

Assessorar os executivos no desempenho de suas funções, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Controlar documentos e correspondências. Atender clientes externos e internos, organizar eventos e viagens.

• Manter-se informado(a) quanto aos procedimentos das áreas de apoio;
• Analisar e validar documentações antes de encaminhar aos responsáveis;
• Organizar e controlar a agenda diária de atividades da equipe, comunicando e/ou relembrando compromissos aos colaboradores e informando os eventos e datas importantes;
• Atender e efetuar ligações, transmitindo recados, quando necessários, e fazendo follow-up dos contatos realizados e/ou em standby;
• Controlar e identificar débitos das ligações telefônicas, boletos de táxi, serviços de entrega e retirada de documentos, solicitação de vales realizada pelas respectivas equipes, bem como adiantamento aos clientes nacionais e internacionais, prestação de contas de despesa junto à equipe;
• Controlar e acusar o recebimento e envio de documentos, principalmente aqueles que envolvem questões com prazo e/ou assuntos mais complexos.
• Organizar reuniões internas e comemorações de equipe, providenciando a estrutura necessária e utilizando os serviços de apoio no que se refere à recepção, copa, manutenção, manobrista, fax, cópias, encadernações, digitalização, informática, paralegal e telefonia;
• Formatar documentos produzidos pelas equipes tais como cartas, relatórios, petições, procurações, contratos, comunicações;
• Organizar e controlar os contratos e documentos da equipe/escritório e recebidas pelo cliente;
• Organizar e preparar viagens, conforme procedimentos, providenciando bilhete aéreo, reservas de hotel, transporte, pacote de serviço de roaming, quando necessário, vale, compra de moeda em espécie etc;
• Sempre que necessário, providenciar vistos e renovação de passaportes.
• Auxiliar a equipe no processamento das notas de honorários e revisar e acompanhar as notas de despesas do caso sob responsabilidade do sócio encaminhado pelo Contas a Receber, recorrendo aos advogados em caso de dúvidas, liberando-as para cobrança.

Requirements and skills

Ensino Superior em Secretariado ou técnico em Secretariado com registro no SRTE.

Boa comunicação, organização e planejamento.