Assistente de Diretoria

Venha ser TozziniFreire; Porto Alegre; Híbrido; BRL 39 000 - 58 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Vale-refeição e/ou vale-alimentação

Vale-transporte

Plano de saúde

Plano odontológico

Seguro de vida em grupo

PPR - Programa de Participação em Reus

Resumo da oferta

TozziniFreire procura um(a) assistente administrativa para atuar em Porto Alegre, com regime híbrido. A função envolve suporte à diretoria, organização de agendas, controle de documentos e atendimento de equipes, com ênfase em comunicação clara e planejamento.

Você será responsável por organizar viagens, lidar com cobranças e despesas, além de encaminhar documentos entre áreas, mantendo a qualidade e a pontualidade das entregas.

Qualificações

• Ensino Superior Completo.
• Vivência com atendimento de equipes e diretoria, será diferencial.
• Boa comunicação, organização e planejamento.

Responsabilidades

• Manter-se informada quanto aos procedimentos das áreas de apoio.
• Analisar e validar documentações antes de encaminhar aos responsáveis.
• Organizar e controlar a agenda diária de atividades da equipe, comunicando compromissos aos colaboradores e informando os eventos e datas importantes.
• Atender e efetuar ligações, transmitindo recados, quando necessários, e fazendo follow-up dos contatos realizados.
• Controlar débitos das ligações telefônicas, boletos de táxi, serviços de entrega e retirada de documentos, adiantamentos e prestação de contas.
• Controlar e acusar recebimento e envio de documentos, especialmente os com prazos e assuntos complexos.
• Organizar reuniões internas e eventos de equipe, providenciando a estrutura necessária com apoio de setores (recepção, copa, manutenção etc.).
• Formatar documentos produzidos pelas equipes (cartas, relatórios, petições, contratos, comunicações).
• Organizar e controlar contratos e documentos da equipe e do cliente; preparar viagens (bilhete, hotel, transporte, vistos) e apoiar notas de honorários.
• Auxiliar a equipe no processamento de notas de honorários e despesas sob responsabilidade do sócio encaminhado pelo Contas a Receber.

Conhecimentos

Boa comunicação

Organização

Planejamento

Formação académica

Ensino Superior Completo

Descrição da oferta de emprego

Job description

QUEM SOMOS:

TozziniFreire é um escritório full-service que abrange 55 áreas do Direito Empresarial. Nossa missão incorpora o compromisso inabalável com a integridade, responsabilidade social, diversidade e inclusão, valores que norteiam nossas práticas diárias. Buscamos ativamente criar um ambiente plural e acolhedor, o que reflete no alinhamento de todas as nossas vagas com nosso compromisso com a diversidade e a inclusão.

Main responsibilities

• Manter-se informada quanto aos procedimentos das áreas de apoio;
• Analisar e validar documentações antes de encaminhar aos responsáveis;
• Organizar e controlar a agenda diária de atividades da equipe, comunicando e/ou relembrando compromissos aos colaboradores e informando os eventos e datas importantes;
• Atender e efetuar ligações, transmitindo recados, quando necessários, e fazendo follow-up dos contatos realizados e/ou em standby.
• Controlar e identificar débitos das ligações telefônicas, boletos de táxi, serviços de entrega e retirada de documentos, solicitação de vales realizada pelas respectivas equipes, bem como adiantamento aos clientes nacionais e internacionais, prestação de contas de despesa junto à equipe;
• Controlar e acusar o recebimento e envio de documentos, principalmente aqueles que envolvem questões com prazo e/ou assuntos mais complexos.
• Organizar reuniões internas e comemorações de equipe, providenciando a estrutura necessária e utilizando os serviços de apoio no que se refere à recepção, copa, manutenção, manobrista, fax, cópias, encadernações, digitalização, informática, Paralegal e telefonia, por meio de e-mail informativo e emissão de ND quando necessário, mencionando o débito.
• Formatar documentos produzidos pelas equipes tais como cartas, relatórios, petições, procurações, contratos, comunicações.
• Organizar e controlar os contratos e documentos da equipe/escritório e recebidas pelo cliente;
• Organizar e preparar viagens, conforme procedimentos, providenciando bilhete aéreo, reservas de hotel, transporte, pacote de serviço de roaming, quando necessário, vale, compra de moeda em espécie etc. para equipe e clientes (eventualmente). Sempre que necessário, providenciar vistos e renovação de passaportes.
• Auxiliar a equipe no processamento das notas de honorários e revisar e acompanhar as notas de despesas do caso sob responsabilidade do sócio encaminhado pelo Contas a Receber, recorrendo aos advogados em caso de dúvidas, liberando-as para cobrança.

Requirements and skills

Como requisitos básicos, você deve ter:

Ensino Superior Completo;

Vivência com atendimento de equipes e diretoria, preferencialmente em empresas de serviços, será considerado diferencial;

Boa comunicação, organização e planejamento.

Additional information

Oferecemos uma lista completa de benefícios, incluindo:

• Vale-refeição e/ou vale-alimentação;
• Vale-transporte;
• Plano de saúde;
• Plano odontológico;
• Seguro de vida em grupo;
• PPR - Programa de Participação em Resultados.

• Local de trabalho: Porto Alegre/RS (híbrido)