Secretária Executiva

Hostway Travel; São Paulo; Presencial; BRL 20.000 - 80.000; Tempo integral

Resumo da oferta

A Hostway Travel, uma agência de viagens corporativas, está em busca de uma Secretária proativa e organizada para apoiar a diretoria. O papel envolve gerenciar agendas, organizar viagens e facilitar a comunicação entre equipes. Se você tem experiência em alta gestão e domínio de ferramentas como o Pacote Office, esta é a oportunidade ideal para crescer e se desenvolver em uma empresa líder na América Latina.

Qualificações

• Experiência anterior como secretária de alta gestão/diretoria.
• Domínio do pacote Office e ferramentas de organização.

Responsabilidades

• Gerenciar agendas, compromissos e reuniões da diretoria.
• Organizar viagens corporativas e atuar como ponte de comunicação.
• Controlar e arquivar documentos e monitorar prazos.

Conhecimentos

Organização

Comunicação

Discrição

Formação académica

Formação técnica ou superior em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas

Ferramentas

Pacote Office

Google Workspace

Trello

Zoom

Descrição da oferta de emprego

Bem-vindos a Bordo, é um prazer!

Somos a Hostway Travel, Agência de Viagens Corporativas com presença na Argentina, Brasil, Chile, Colômbia, México e Peru. Há 22 anos no Brasil, traduzimos a confiabilidade dos nossos processos e a excelência dos nossos profissionais em resultados sólidos e crescimento exponencial junto aos nossos clientes e fornecedores.

Desde 2016, expandimos nossas operações internacionalmente para Argentina, Chile, Colômbia, Peru e México, e nos tornamos a única TMC - Travel Management Company com abrangência e operações próprias na América Latina, oferecendo a nossos clientes a possibilidade de um atendimento regionalizado e a unificação de negociações, processos e tecnologia em todos os países em que atuamos.

Nosso principal alicerce é a inovação, que nos move e personifica nossa missão, direcionando nossas estratégias a constantes investimentos em tecnologia. Através de ferramentas de desenvolvimento próprio, com destaque para a gestão de viagens, conseguimos prover atendimento regionalizado, entregando economia e maximizando a eficiência operacional dos nossos clientes.

Acreditamos que o nosso maior diferencial é o engajamento e desenvolvimento dos nossos colaboradores que acreditam e fazem a diferença no nosso dia a dia, refletindo qualidade e excelência na entrega dos resultados.

Por tudo isso, chegamos tão longe e pretendemos voar cada dia mais alto!

Sobre a Vaga

Buscamos por uma pessoa Secretária que queira crescer e se desenvolver com a gente:

Principais Atividades

• Gerenciar agendas, compromissos e reuniões da diretoria, priorizando tarefas e otimizando o tempo dos executivos.
• Organizar viagens corporativas (passagens, hospedagens, itinerários e prestações de contas). Atuar como ponte de comunicação entre a diretoria e as demais áreas da empresa, bem como com parceiros externos.
• Realizar atendimento telefônico e presencial, filtrando contatos e direcionando demandas com discrição.
• Acompanhar e monitorar prazos de documentos, contratos e relatórios sob responsabilidade da diretoria.
• Apoiar a preparação e a logística de reuniões.
• Controlar e arquivar documentos físicos e digitais, garantindo organização e fácil acesso.
• Apoiar na organização de compromissos pessoais relevantes que impactam a agenda profissional (ex: consultas médicas, eventos familiares, viagens particulares).
• Gerenciar demandas pessoais simples delegadas pelos executivos (ex: agendamento de serviços, lembretes, pagamentos pessoais autorizados).
• Coordenar demandas de facilities, garantindo que o ambiente de trabalho esteja funcional, organizado e adequado às necessidades dos executivos e da equipe.
• Manter sigilo absoluto sobre informações estratégicas e sensíveis da empresa.
  
  

Requisitos

• Formação técnica ou superior em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas.
• Experiência anterior como secretária de alta gestão/diretoria.
• Domínio do pacote Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) e ferramentas de organização (Google Workspace, Trello, Zoom etc.).