Program Coordinator, Road Safety Surveillance

Vital Strategies; São Paulo; Híbrido; BRL 89 280 - 156 240; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Health and dental insurance

Meal allowance

Home office support

Wellhub (Gym/Wellness)

Travel opportunities

Resumo da oferta

Vital Strategies is seeking a Program Coordinator for Road Safety Surveillance to support a global data-driven effort spanning 30 locations. The role focuses on operational and financial support, coordinating with Finance, Legal, HR, and Operations to manage contracts, budgets, and data workflows in a fast-paced, multicultural environment.

Preferred candidates are based in Brazil with a hybrid work arrangement in São Paulo, Fortaleza, or Brasília.

Qualificações

• Bachelor’s degree in public health, global health, public administration, or related field.
• Experience with financial monitoring, contract management, and data handling.
• Fluent in English (written and spoken).

Responsabilidades

• Provide administrative and operational support to the Road Safety Surveillance team.
• Coordinate meetings, maintain records, and track expenses in coordination with Grants team.
• Manage vendor contracts and procurement processes.
• Support budget monitoring and financial close reporting.
• Maintain data trackers and prepare executive summaries from datasets.

Conhecimentos

Organizational skills

Project coordination

Attention to detail

Communication skills

Cross-cultural teamwork

Contract management

Data management

Analytical problem-solving

HSR compliance knowledge

Formação académica

Bachelor's degree in public health or related field

Master's degree preferred

Ferramentas

MS Office

MS Project

Smartsheet

Asana

Monday.com

Descrição da oferta de emprego

Job Brief

Program Coordinator, Road Safety Surveillance

Job Brief

Program Coordinator, Road Safety Surveillance

About the role:

The Program Coordinator supports the Road Safety Surveillance team at Vital Strategies, within the Bloomberg Philanthropies Initiative for Global Road Safety (BIGRS). The Surveillance team works across approximately 30 locations in 13 countries in Latin America, Africa, and Asia, strengthening road injury data collection, quality, linkage, analysis, and use at city, state, and national levels to evaluate and inform policy and other prevention strategies to reduce the burden of injuries and fatalities from road crashes.

This role provides essential operational, administrative, and financial support to enable the team’s technical and programmatic work. The Program Coordinator serves as a key point of coordination between the Surveillance program and Vital Strategies’ internal functions, including Finance, Legal, HR, and Operations, playing a central role in supporting contract management, budget monitoring, meeting coordination, data tracking, and file management. The position requires close attention to detail, strong organizational skills, and the ability to manage multiple simultaneous workstreams in a fast‑paced, multicultural environment. Beyond executing with high maturity, the Program Coordinator is also expected to coordinate activities across workstreams, support the prioritization of team demands, and engage directly with internal and external stakeholders when appropriate.

This is a full‑time position under the Brazilian CLT employment framework. Preferred work locations are São Paulo, Fortaleza, or Brasília. Candidates based in São Paulo should be comfortable with a hybrid work arrangement. Candidates must be legally authorized to work in Brazil at the time of hire.

Program Operations and Administration -

• Provide administrative and program support to the Road Safety Surveillance team;
• Schedule, coordinate, and maintain records of meetings; distribute materials and supplies; and provide general operational support;
• Execute logistics for meetings and workshops, including venue sourcing, travel arrangements, hotel bookings, visa coordination, per diem payments, and expense tracking in coordination with the Grants team;
• Coordinate between the Surveillance team and Vital Strategies departments, including Finance, Legal, HSR, HR, Admin, and Operations;
• Lead the Surveillance team's file management system organization and upkeep;
• Support the prioritization of team demands and serve as a coordination point with internal and external stakeholders on behalf of the Surveillance team;
• Provide ad hoc support as needed; other duties as assigned.

Contract and Procurement Management Support -

• Lead the development of service agreements, consultant and contractor agreements, and procurement requests on behalf of the program;
• Issue contracts and amendments, process invoices, and liaise with vendors on Vital Strategies procurement policies.
• Support task and project management by tracking action steps and deliverables, with particular attention to consultant and contractor agreements and reporting timelines.

Financial and Budget Support -

• Support program budget mexpenses and financial management, including preparing monthly financial close reports, reconciling spending records against Finance team data, tracking travel

and city implementation expenses, and supporting spending projections based on historical trends.

Data Tracking and Reporting -

• Manage and maintain a suite of program trackers covering contracts, travel, city and national implementation commitments, Human Subjects Research (HSR) compliance, and core city data;
• Manage and maintain the team's global repository of road injury metrics collected from BIGRS partner locations, ensuring data files are organized, up-to-date, and accessible; support production of executive summaries from underlying datasets;
• Draft and format letters, tables, charts, maps, data tables, presentations, and other visual materials as needed.

Human Subjects Research Compliance -

• Support Human Subjects Research compliance, including preparation and submission of protocols to Institutional Review Boards (IRBs), documentation review, and tracking of approval status and mandatory training completions.

Technical Support and Knowledge Management -

• Support the development of technical guidance materials by conducting literature reviews and best practice benchmarking across the Surveillance team's core domains (data collection and quality, data linkage, and data analysis and use); synthesize findings to inform team recommendations and cross-regional learning;
• Support tracking and records management for report development processes with external partners, including Johns Hopkins University;
• Support the documentation and continuous improvement of internal team processes, including the development of standard operating procedures (SOPs) for recurring workflows such as contract generation, monthly reporting, and compliance tracking.
• Other duties as assigned by the supervisor.

Qualifications:

Education & Degree -

• Bachelor’s degree required in a relevant field, including but not limited to public health, global health, international development, social sciences, public administration, or related disciplines. Master’s degree preferred.

Skills & Abilities:

• Strong organizational and project coordination skills, with the ability to manage multiple priorities and deadlines simultaneously.
• Strong attention to detail and accuracy, particularly in financial tracking, contract administration, compliance documentation, and data management.
• Proficiency in Microsoft Office Suite, especially Excel, PowerPoint, Word, and Outlook; ability to prepare reports, charts, presentations, and other program materials.
• Ability to manage and maintain complex tracking systems and databases in an organized and accessible manner.
• Strong written and verbal communication skills, with the ability to communicate effectively across multicultural and cross-functional teams.
• Ability to coordinate and collaborate with multiple internal and global departments, including Finance, HR, Legal, Operations, and Grants teams.
• Demonstrated ability to handle sensitive and confidential information with professionalism and discretion.
• Strong analytical and problem-solving skills, including the ability to identify issues, track deliverables, and support process improvements.
• Ability to support compliance-related processes, including Human Subjects Research (HSR) and Institutional Review Board (IRB) documentation and tracking.
• Strong documentation and knowledge management skills, including maintaining SOPs, repositories, and filing systems
• Flexibility and adaptability to support evolving programmatic and operational needs in a fast-paced global environment
• Demonstrated ability to coordinate small workstreams or provide guidance to junior team members, and to support the prioritization of competing demands.

Experience:

Required -

• Minimum of five years of experience, preferably in the non-profit sector.
• Experience providing operational, administrative, and programmatic support to global and multidisciplinary teams.
• Experience supporting financial monitoring, budget reconciliation, and expense tracking processes.
• Exhibits strong professional fluency in both written and spoken English.

Preferred -

• Familiarity with MS Project, MS Forms, or Smartsheet.
• Background using tools such as Asana, Smartsheet, or Monday.com.
• Experience with platforms like ChatGPT or Claude to enhance workflow efficiency.
• Knowledge of Human Subjects Research compliance and Institutional Review Board requirements.

Working conditions and physical requirements:

• The role requires flexibility to collaborate with colleagues across multiple time zones.
• Travel within Brazil and to partner locations may be required for critical in-person meetings and program activities, up to approximately 10% annually.

A Vital Strategies oferece um salário altamente competitivo e um pacote abrangente de benefícios, incluindo assistência médica e odontológica, vale-refeição, auxílio home office, Wellhub (antigo Gympass), entre outros.

Sobre a vaga:

O Coordenador de Programas apoia a equipe de Vigilância em Segurança Viária da Vital Strategies, dentro da Iniciativa Bloomberg Philanthropies para Segurança Viária Global (BIGRS).

A equipe de Segurança Viária atua em aproximadamente 30 localidades, distribuídas por 13 países na América Latina, África e Ásia, fortalecendo a coleta, qualidade, integração, análise e utilização de dados sobre lesões e sinistros de trânsito nos níveis municipal, estadual e nacional. O objetivo é subsidiar políticas públicas e estratégias de prevenção para reduzir o número de lesões e mortes decorrentes de acidentes de trânsito.

Esta função fornece suporte operacional, administrativo e financeiro essencial para viabilizar o trabalho técnico e programático da equipe, atuando como um ponto central de integração entre o programa de Segurança Viária e as áreas internas da Vital Strategies, incluindo, mas não se limitando a, Finanças, Jurídico, Recursos Humanos e Operações, desempenhando um papel fundamental no gerenciamento de contratos, acompanhamento de orçamentos, organização de reuniões, monitoramento de dados e gestão de documentos.

A posição exige alto nível de organização, atenção aos detalhes e capacidade para gerenciar múltiplas demandas simultaneamente em um ambiente multicultural e dinâmico. E, além da execução operacional, espera-se a pessoa coordene atividades entre diferentes frentes de trabalho, apoie a priorização das demandas da equipe e interaja diretamente com stakeholders internos e externos quando necessário.

Principais responsabilidades:

Operações e Administração do Programa -

• Fornecer suporte administrativo e operacional à equipe de Vigilância em Segurança Viária.
• Coordenar, agendar e registrar reuniões, distribuir materiais e prestar suporte operacional geral.
• Organizar toda a logística de reuniões e workshops, incluindo, mas não se limitando a: contratação de espaços; reservas de viagens; hospedagens; coordenação de vistos; pagamento de diárias; controle de despesas em parceria com a equipe de Grants; entre outras atividades correlatas.
• Atuar como elo entre a equipe de Vigilância e as áreas de Finanças, Jurídico, Human Subjects Research (HSR), Recursos Humanos, Administração, Operações, entre outras.
• Liderar a organização e manutenção do sistema de arquivos da equipe.
• Apoiar a priorização das demandas da equipe e atuar como ponto de coordenação com stakeholders internos e externos.
• Executar outras atividades correlatas conforme a necessidade.

Gestão de Contratos e Compras -

• Liderar a elaboração de contratos de prestação de serviços; contratos de consultores; contratos de fornecedores; solicitações de compras e aditivos.
• Processar pagamentos de fornecedores.
• Atuar junto aos fornecedores garantindo conformidade com as políticas de compras da Vital Strategies.
• Acompanhar tarefas, entregas e cronogramas de consultores e prestadores de serviço.

Suporte Financeiro e Orçamentário -

• Apoiar o controle financeiro do programa.
• Preparar relatórios mensais de fechamento financeiro.
• Conciliar despesas do programa com os registros da equipe financeira.
• Acompanhar despesas de viagens e implementação dos projetos nas cidades.
• Apoiar projeções orçamentárias utilizando dados históricos.

Gestão de Dados e Relatórios -

• Gerenciar planilhas e sistemas de acompanhamento relacionados, mas não se limitando a, contratos; viagens; compromissos das cidades e países; conformidade com Human Subjects Research (HSR); indicadores das cidades participantes.
• Manter atualizado o repositório global de indicadores de lesões no trânsito provenientes dos parceiros do BIGRS.
• Garantir que os dados estejam organizados, atualizados e acessíveis.
• Apoiar a elaboração de resumos executivos com base nos dados coletados.
• Elaborar e formatar cartas; tabelas; gráficos; mapas; apresentações; outros materiais visuais.

Conformidade em Pesquisa com Seres Humanos (HSR) -

• Apoiar processos de conformidade envolvendo pesquisas com seres humanos.
• Preparar e submeter protocolos aos Comitês de Ética (Institutional Review Boards - IRBs).
• Revisar documentação.
• Acompanhar aprovações e treinamentos obrigatórios, entre outras atividades correlatas.

Suporte Técnico e Gestão do Conhecimento -

• Apoiar o desenvolvimento de materiais técnicos por meio de revisão bibliográfica; pesquisa de boas práticas e benchmarking.
• Sintetizar resultados para apoiar recomendações técnicas e o compartilhamento de conhecimento entre regiões.
• Acompanhar o desenvolvimento de relatórios produzidos em parceria com instituições como a Johns Hopkins University.
• Documentar e melhorar continuamente os processos internos da equipe.
• Desenvolver Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) para atividades recorrentes, como: geração de contratos; relatórios mensais; acompanhamento de compliance; dentre outros.
• Executar outras atividades correlatas solicitadas pela supervisão.

Qualificações:

Formação: bacharelado em áreas como Saúde Pública; Gestão de Políticas Públicas; Relações Internacionais;

Ciências Sociais; Administração Pública; Administração; ou áreas correlatas.

Diferencial: Mestrado em qualquer área do conhecimento.

Competências & Habilidades:

• Forte capacidade de organização e coordenação de projetos.
• Habilidade para gerenciar múltiplas prioridades simultaneamente.
• Excelente atenção aos detalhes.
• Experiência com controle financeiro, contratos, compliance e gestão de dados.
• Domínio do Microsoft Office, especialmente:Excel; PowerPoint; Word; Outlook.
• Capacidade para gerenciar bases de dados e sistemas de acompanhamento.
• Excelente comunicação escrita e verbal.
• Facilidade para trabalhar com equipes multiculturais.
• Capacidade para atuar em parceria com áreas como: Finanças; RH; Jurídico; Operações; Grants.
• Discrição no tratamento de informações confidenciais.
• Boa capacidade analítica e resolução de problemas.
• Experiência apoiando processos de compliance relacionados a Pesquisa com Seres Humanos (HSR).
• Experiência em documentação, gestão do conhecimento e manutenção de SOPs.
• Adaptabilidade para atuar em um ambiente global e dinâmico.
• Capacidade de coordenar pequenas frentes de trabalho e apoiar a priorização de demandas.

Experiência:

Experiência obrigatória:

• Pelo menos 5 anos de experiência, preferencialmente no terceiro setor.
• Experiência prestando suporte operacional, administrativo e programático para equipes globais e multidisciplinares.
• Experiência com: acompanhamento financeiro; conciliação orçamentária; controle de despesas.
• Inglês fluente (escrito e falado).

Experiência desejável:

• Conhecimento em: MS Project; MS Forms; Smartsheet.
• Experiência com: Asana; Monday.com.; ChatGPT; Claude.
• Conhecimento sobre Pesquisa com Seres Humanos (HSR) e processos de Comitês de Ética (IRBs).

Condições de trabalho:

Contratação em regime CLT.

Locais preferenciais de trabalho: São Paulo; Brasília; ou Fortaleza. Para candidatos em São Paulo, o regime de trabalho será híbrido.

Flexibilidade para colaborar com equipes em diferentes fusos horários.

Disponibilidade para viagens nacionais e internacionais, estimadas em até 10% do tempo anual.

Para candidatos estrangeiros, é necessário possuir autorização legal para trabalhar no Brasil.