Auxiliar Administrativo | Contas A Pagar

Meliá Hotels International; São Paulo; On-site; BRL 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

A Meliá Hotels International busca um(a) profissional para atuar no apoio às rotinas de Contas a Pagar do hotel. Você ficará responsável pela conferência de notas, organização de documentos e atualização de controles, assegurando a correta identificação e cumprimento de prazos de pagamento.

O papel requer conhecimento básico de rotinas administrativas e financeiras, com foco em precisão, confidencialidade e cumprimento de políticas internas.

Qualifications

• Conhecimentos básicos de rotinas administrativas e financeiras.
• Noções de notas fiscais, faturas, documentos de fornecedores e contas a pagar.

Responsibilities

• Apoiar recebimento, conferência e organização de notas fiscais, faturas, ordens de compra e comprovantes de fornecedores.
• Conferir se documentos recebidos estão completos e de acordo com procedimentos internos.
• Auxiliar no registro e atualização de obrigações com fornecedores nos sistemas usados pelo hotel.
• Organizar e manter documentos de suporte dos lançamentos e garantir consulta/auditoria.
• Apoiar recebimento de faturas e prazos de entrega de documentos por fornecedores.
• Auxiliar na preparação de documentos para programação e solicitação de pagamentos.
• Atualizar controles de contas a pagar, vencimentos, pagamentos e pendências.
• Apoiar na elaboração de relatórios de contas a pagar por fornecedor e vencimento.
• Auxiliar na conferência de saldos e preparação de informações para fechamentos e conciliações.

Skills

Rotinas administrativas

Confidencialidade

Ferramentas de escritório

Education

Ensino médio completo

Curso técnico em Administração

Superior em Administração (em andamento)

Tools

Planilhas (Excel)

Sistemas de gestão

Job description

Qual será sua missão?

Apoiar as rotinas de Contas a Pagar do hotel, realizando conferências documentais, lançamentos e atualizações de controles, organização de documentos e acompanhamento de vencimentos, de acordo com as políticas, os procedimentos internos e as orientações da liderança, contribuindo para a precisão das informações e o cumprimento dos prazos de pagamento.

Atividades da Função:

• Apoiar o recebimento, a conferência e a organização de notas fiscais, faturas, ordens de compra, comprovantes de recebimento de mercadorias e demais documentos de fornecedores e prestadores de serviços.
• Conferir se os documentos recebidos estão completos e de acordo com os procedimentos internos, identificando divergências e encaminhando-as ao responsável para análise.
• Auxiliar no registro e na atualização das obrigações com fornecedores e demais credores nos sistemas utilizados pelo hotel, conforme os documentos e as orientações recebidas.
• Organizar e manter os documentos de suporte dos lançamentos, assegurando sua correta identificação, guarda e disponibilidade para consulta e auditoria.
• Apoiar o recebimento de faturas e acompanhar os prazos de entrega de documentos por fornecedores e prestadores de serviços.
• Auxiliar na preparação dos documentos necessários para a programação e solicitação de pagamentos, encaminhando-os para conferência e aprovação conforme os níveis de autorização estabelecidos.
• Atualizar controles de contas a pagar, vencimentos, pagamentos realizados e pendências, sinalizando ao responsável eventuais inconsistências ou riscos de atraso.
• Apoiar a elaboração de relatórios e relações de contas a pagar por fornecedor e por vencimento, para análise e aprovação da liderança.
• Auxiliar na conferência de saldos e na preparação de informações para fechamentos periódicos, relatórios gerenciais e conciliações, conforme orientação do responsável pela área.
• Apoiar a organização da documentação necessária para retenções tributárias e demais exigências fiscais aplicáveis, encaminhando os casos para validação da área responsável.
• Auxiliar na consolidação de informações de compras e pagamentos por fornecedor, conforme as necessidades de controle e reporte do hotel.
• Manter comunicação contínua com o superior imediato sobre o andamento das atividades, documentos pendentes, divergências e situações que possam impactar os pagamentos ou os controles financeiros.
• Respeitar os fluxos de conferência, aprovação e segregação de funções, sem realizar pagamentos ou aprovações fora de sua alçada.
• Participar das reuniões do departamento e das ações de capacitação relacionadas à função.
• Executar outras atividades administrativas compatíveis com a posição, conforme orientação do superior imediato.

O que estamos buscando?

• Ensino médio completo. Curso técnico ou superior em andamento em Administração, Ciências Contábeis, Finanças ou áreas correlatas será considerado diferencial.
• Conhecimentos básicos de rotinas administrativas e financeiras.
• Noções de notas fiscais, faturas, documentos de fornecedores e contas a pagar.
• Conhecimento de ferramentas de escritório, planilhas e sistemas de gestão.
• Organização, atenção aos detalhes, responsabilidade e cumprimento de prazos.
• Capacidade de lidar com informações confidenciais e seguir procedimentos estabelecidos.
• Experiência prévia em atividades administrativas ou financeiras será considerada diferencial. Vivência em contas a pagar, hotelaria ou sistemas de gestão será valorizada.