Assistente Executiva

FM/Derraik; São Paulo; Presencial; BRL 39 000 - 61 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Plano de saúde Bradesco

Cartão VR/VA – iFood Benefícios

Wellhub

Plano odontológico OdontoPrev

Resumo da oferta

FM/Derraik, escritório sediado em São Paulo, busca um Profissional para atuar como Assistente Executiva/Administrativa, apoiando os sócios e as rotinas do escritório. A vaga é presencial na Vila Olímpia, com foco em organização, discrição e atendimento de alta qualidade.

Você será responsável por gerenciar agendas, receber visitantes, coordenar reuniões, apoiar logística de eventos e manter informações confidenciais com sigilo.

Qualificações

• Formação superior completa em Administração ou áreas correlatas.
• Experiência como Assistente Executiva, Administrativa ou Operacional.
• Proatividade, autonomia e senso de prioridade.
• Domínio do Pacote Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) e MS Teams.
• Inglês intermediário é um diferencial.

Responsabilidades

• Garantir o funcionamento da rotina presencial do escritório, incluindo controle de estacionamento, acessos de visitantes, recepção de clientes e organização dos ambientes.
• Prestar suporte ao time e ao escritório por meio de atendimento presencial, telefônico, e-mail e WhatsApp com agilidade e discrição.
• Coordena a logística de reuniões, eventos internos e visitas, incluindo reservas de salas e coffee breaks.
• Executar atividades administrativas com interface com outras áreas, como solicitações de pagamento e reembolsos.
• Gerenciar recebimento, envio e controle de correspondências, encomendas e serviços de logística.
• Acompanhar uso de materiais de escritório, TI, copa e insumos, solicitando compras com autorização.
• Supervisionar serviços de fornecedores como limpeza, copa, manutenção e suporte de TI para assegurar qualidade.
• Zelar pela organização, infraestrutura e funcionamento do escritório com postura proativa.
• Administrar informações e documentos confidenciais com sigilo.
• Apoiar na agenda executiva dos sócios, organizando compromissos e reuniões.
• Perfil proativo, colaborativo e capaz de trabalhar em equipe.
• Capacidade de aprender, adaptar-se a novos processos e usar ferramentas tecnológicas.
• Condição de tempo/urgência com boa gestão de demandas.
• Experiência em eventos e escritórios de advocacia é diferencial.
• Inglês intermediário é diferencial, não obrigatório.

Conhecimentos

Pacote Office completo

Excel

Outlook

Word

PowerPoint

Microsoft Teams

Gestão de agendas

Comunicação interpessoal

Organização

Formação académica

Superior em Administração ou áreas correlatas

Ferramentas

Outlook

Excel

Word

PowerPoint

Microsoft Teams

Descrição da oferta de emprego

Faça parte de um escritório que valoriza excelência, organização e inovação.

No FM/Derraik, acreditamos que uma operação eficiente é fundamental para entregar uma experiência de excelência aos nossos clientes e ao nosso time.

Estamos em busca de uma pessoa organizada, proativa, discreta e com excelente relacionamento interpessoal para atuar no suporte executivo aos sócios e nas rotinas administrativas do escritório. Se você gosta de ambientes dinâmicos, tem senso de prioridade e faz acontecer, essa oportunidade é para você.

Estamos em busca de alguém para o time como:

Presencial | Vila Olímpia l São Paulo – SP

Principais responsabilidades:

• Garantir o funcionamento da rotina presencial do escritório, realizando o controle de estacionamento, liberação de acessos de visitantes, recepção de clientes, organização dos ambientes e suporte às demandas operacionais dos integrantes.
• Prestar suporte ao time e ao escritório, realizando atendimento presencial, telefônico, por e-mail e WhatsApp com agilidade, cordialidade e discrição.
• Coordenar a logística de reuniões, eventos internos e visitas, providenciando reservas de salas, coffee break, restaurantes, materiais e toda a infraestrutura necessária.
• Executar atividades administrativas que tenham interface com outras áreas, como solicitações de pagamento e reembolsos.
• Gerenciar o recebimento, envio e controle de correspondências, encomendas e serviços de logística (FedEx, Loggi e similares).
• Acompanhar o uso e estoque de materiais de escritório, TI, copa e demais insumos, solicitando as compras mediante necessidade e autorização dos gestores.
• Acompanhar os serviços prestados por fornecedores terceirizados, como limpeza, copa, manutenção predial e suporte de TI, assegurando a qualidade dos serviços.
• Zelar pela organização, infraestrutura e funcionamento do escritório, atuando de forma preventiva para garantir a excelência do ambiente de trabalho.
• Administrar informações e documentos confidenciais do escritório, mantendo absoluto sigilo e discrição.
• Apoiar na agenda executiva dos sócios, organizando compromissos, reuniões, reservas e demais demandas administrativas.
• Formação superior completa em Administração ou áreas correlatas.
• Proatividade, autonomia e senso de prioridade para gerenciar múltiplas demandas e cumprir prazos com excelência;
• Organização, planejamento e atenção aos detalhes, garantindo qualidade e precisão nas entregas;
• Excelente comunicação verbal e escrita, com habilidade para interagir com sócios, clientes internos, fornecedores e diferentes níveis hierárquicos;
• Discrição, ética e comprometimento com o tratamento de informações confidenciais;
• Facilidade de aprendizado, adaptação a novos processos e utilização de ferramentas tecnológicas;
• Perfil colaborativo, com habilidade para atuar em equipe e prestar suporte a diferentes áreas do escritório;
• Domínio do Pacote Office, especialmente Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Microsoft Teams e gestão de agendas, reuniões e convites;
• Capacidade de organização e acompanhamento de processos administrativos, mantendo elevado padrão de atendimento e relacionamento interpessoal;
• Experiência anterior como Assistente Executiva, Assistente Administrativa ou Assistente de Operações;
• Capacidade de antecipar necessidades e propor soluções, atuando de forma preventiva no suporte aos sócios e à operação.
• Senso de urgência e boa gestão do tempo, conciliando demandas simultâneas sem perder a qualidade das entregas.
• Experiência em realização de eventos e escritório de advocacia será considerado um diferencial;
• Inglês intermediário será considerado um diferencial para apoio em demandas administrativas, mas não é um requisito obrigatório.
• Contratação CLT | Período integral – 40 horas semanais
• Plano de saúde Bradesco, com possibilidade de inclusão de dependentes.
• Cartão flexível VR/VA – iFood Benefícios
• Wellhub
• Plano odontológico OdontoPrev, com adesão opcional.