Assistente de Processos e Governança

Veritas Consultoria; São Paulo; On-site; BRL 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

A Veritas Consultoria busca um Assistente de Processos e Governança para organizar e manter atualizados os registros, documentos e controles da área. O profissional executa rotinas com autonomia, seguindo procedimentos e prazos, e sinaliza inconsistências ao Analista Sênior.

É responsável por preparar o levantamento do cenário atual, estruturar procedimentos, POPs e fluxos BPMN, garantindo coerência entre processo, fluxograma e evidências, sob revisão técnica da equipe.

Responsibilities

• Manter o inventário de processos atualizado, com identificação, área, responsável, situação, documentos vinculados e revisão prevista.
• Organizar agendas, roteiros e materiais para os levantamentos de processos junto às áreas.
• Realizar levantamentos do processo atual, registrando etapas, entradas, saídas, responsáveis, sistemas, prazos e evidências.
• Elaborar minutas de POPs e fluxos BPMN no padrão Veritas, sob orientação técnica do Analista Sênior.
• Conferir a coerência entre o procedimento, o fluxograma e as informações fornecidas pelos executores.
• Incorporar os ajustes solicitados e encaminhar os documentos para revisão e aprovação.
• Publicar documentos aprovados e manter a Biblioteca de Processos organizada, com controle de versões, acessos e histórico.
• Registrar, triar e acompanhar chamados na ferramenta oficial, conforme os critérios e prazos definidos.
• Conferir e atualizar os registros do portfólio, do Kanban e dos planos de ação, utilizando as informações e evidências recebidas dos responsáveis.
• Solicitar atualizações, acompanhar retornos e comunicar atrasos, divergências e impedimentos ao Analista Sênior.
• Registrar não conformidades e suas evidências, acompanhar responsáveis e prazos e solicitar a comprovação das tratativas antes do encerramento.
• Elaborar o relatório semanal da área, apresentando entregas, pendências, bloqueios e decisões necessárias.
• Preparar pautas, atas e registros de ações das reuniões próprias de Processos e Governança.
• Apoiar a consolidação das ações e evidências do Radar, respeitando a atribuição vigente do Assistente Administrativo pela elaboração e distribuição das atas corporativas.
• Coletar e conferir dados dos indicadores, mantendo fontes, fórmulas e histórico de apuração.
• Registrar falhas, gargalos e retrabalhos observados e apoiar análises de causa, testes e melhorias aprovadas.
• Apoiar a coleta de dados antes e depois das melhorias, permitindo a verificação dos resultados.
• Preparar materiais e apoiar treinamentos e onboarding sobre processos e políticas, conforme o escopo atribuído à área.
• Revisar mensalmente a necessidade de atualização do organograma e executar alterações com base nas informações validadas pelos responsáveis.
• Utilizar ferramentas de IA autorizadas como apoio à documentação, conferindo o conteúdo produzido e preservando o sigilo das informações.

Job description

O Assistente de Processos e Governança é responsável pela organização e atualização dos registros, documentos e controles da área.
Executa as rotinas estruturadas com autonomia operacional, seguindo os procedimentos, prioridades e critérios definidos. Solicita informações, acompanha prazos, confere evidências e sinaliza inconsistências, atrasos e impedimentos ao Analista Sênior de Processos e Governança.

Na documentação de processos, prepara o levantamento do cenário atual, a estrutura do procedimento, o POP e o fluxo BPMN, conferindo a coerência entre os registros e a operação. Os materiais passam pela revisão técnica do Analista Sênior e pela validação do gestor responsável antes da publicação.

• Manter o inventário de processos atualizado, com identificação, área, responsável, situação, documentos vinculados e revisão prevista.
• Organizar agendas, roteiros e materiais para os levantamentos de processos junto às áreas.
• Realizar levantamentos do processo atual, registrando etapas, entradas, saídas, responsáveis, sistemas, prazos e evidências.
• Elaborar minutas de POPs e fluxos BPMN no padrão Veritas, sob orientação técnica do Analista Sênior.
• Conferir a coerência entre o procedimento, o fluxograma e as informações fornecidas pelos executores.
• Incorporar os ajustes solicitados e encaminhar os documentos para revisão e aprovação.
• Publicar documentos aprovados e manter a Biblioteca de Processos organizada, com controle de versões, acessos e histórico.
• Registrar, triar e acompanhar chamados na ferramenta oficial, conforme os critérios e prazos definidos.
• Conferir e atualizar os registros do portfólio, do Kanban e dos planos de ação, utilizando as informações e evidências recebidas dos responsáveis.
• Solicitar atualizações, acompanhar retornos e comunicar atrasos, divergências e impedimentos ao Analista Sênior.
• Registrar não conformidades e suas evidências, acompanhar responsáveis e prazos e solicitar a comprovação das tratativas antes do encerramento.
• Elaborar o relatório semanal da área, apresentando entregas, pendências, bloqueios e decisões necessárias.
• Preparar pautas, atas e registros de ações das reuniões próprias de Processos e Governança.
• Apoiar a consolidação das ações e evidências do Radar, respeitando a atribuição vigente do Assistente Administrativo pela elaboração e distribuição das atas corporativas.
• Coletar e conferir dados dos indicadores, mantendo fontes, fórmulas e histórico de apuração.
• Registrar falhas, gargalos e retrabalhos observados e apoiar análises de causa, testes e melhorias aprovadas.
• Apoiar a coleta de dados antes e depois das melhorias, permitindo a verificação dos resultados.
• Preparar materiais e apoiar treinamentos e onboarding sobre processos e políticas, conforme o escopo atribuído à área.
• Revisar mensalmente a necessidade de atualização do organograma e executar alterações com base nas informações validadas pelos responsáveis.
• Utilizar ferramentas de IA autorizadas como apoio à documentação, conferindo o conteúdo produzido e preservando o sigilo das informações.