Assistente de Backoffice

Domo; São Paulo; Hybrid; BRL 28,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Vale Refeição/Alimentação

Auxílio mobilidade

Plano de Saúde

Plano Odontológico

TotalPass

Day off no mês do aniversário

Seguro de vida

Job summary

A Carbigdata busca um Assistente de Backoffice para manter documentos, notas fiscais, estoque e pagamentos organizados, assegurando que a operação flua sem gargalos e que o financeiro tenha tudo o que precisa para funcionar.

Você irá organizar, conferir e destravar processos, conferir faturas contra Ordens de Serviço, apoiar recebimentos, controlar entradas/saídas de equipamentos e manter a rastreabilidade por projeto, colaborando com instaladores e equipes internas.

Qualifications

• Experiência mínima de 1 ano em recebimento de Notas Fiscais.
• Experiência com recebimento de Boletos e controle de estoque.
• Capacidade de estruturar processos e manter a documentação organizada.
• Boa comunicação com fornecedores e equipes internas.
• Capacidade de traduzir demandas operacionais entre áreas.
• Postura proativa com sugestões de melhoria.

Responsibilities

• Triagem e conferência de faturamentos contra ordens de serviço, garantindo que o valor reflita a instalação realizada.
• Identificação de divergências entre faturado e executado e acionar áreas para correção.
• Apoio no recebimento e ajustes de Notas Fiscais de fornecedores; solicitar correções quando necessário.
• Conferência da conformidade fiscal e comercial das notas fiscais.
• Lançamento das Notas Fiscais no sistema interno para pagamento.
• Emissão de Notas Fiscais de saída de equipamentos para projetos com identificação de destinatário e projeto.
• Gestão de entradas e saídas de equipamentos e conciliação de estoque.
• Rastreamento de equipamentos por projeto, conciliando movimentação física, registro e notas.
• Classificação e organização de documentos por tipo (ex.: por projeto).
• Arquivo e digitalização de evidências de manutenção para prestação de contas.
• Interface com instaladores sobre pendências de pagamento.

Skills

Recebimento de Notas Fiscais

Boletos recebidos

Controle de estoque

Comunicação com fornecedores

Estruturar processos

Tradução de demandas operacionais

Proatividade

Education

Processos Gerenciais / Gestão Empresarial / Ciências Contábeis

Tools

Jira

Pipedrive

Trello

HubSpot

Office (Pacote Office)

TOTVS / SAP

Job description

Como Assistente de Backoffice na Carbigdata, sua missão será ser o ponto focal responsável por manter os documentos, notas fiscais, estoque e pagamentos em ordem, garantindo que a operação flua sem gargalos e que o financeiro tenha tudo o que precisa para funcionar. Seu papel é colocar ordem no operacional: organizar, conferir e destravar.

RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES

• Triagem e conferência de faturamentos contra as ordens de serviço (OS) executadas, garantindo que o valor cobrado reflita a instalação efetivamente realizada;
• Identificação e tratamento de divergências entre o faturado e o executado, acionando as áreas responsáveis para correção.
• Apoio no recebimento e nos ajustes de Notas Fiscais de fornecedores, que frequentemente precisam ser refeitas (solicitação de correção e reemissão junto ao fornecedor);
• Conferência da conformidade fiscal e comercial da nota (dados cadastrais, valores, serviços/itens, vínculo com a OS ou pedido correspondente)
• Lançamento das Notas Fiscais no sistema interno, deixando o documento apto para que o financeiro execute o pagamento
• Emissão de Notas Fiscais de saída de equipamentos destinados aos projetos, com a correta identificação de destinatário, projeto e itens remetidos.
• Gestão de entradas e saídas de equipamentos (câmeras, modems, switches) e conciliação no sistema/planilha, evitando o "estoque fantasma" em campo;
• Controle da rastreabilidade dos equipamentos por projeto, conciliando o movimentado fisicamente com o registrado no sistema e com as notas de saída emitidas.
• Classificação e organização de todos os documentos por tipo (ex.: por projeto);
• Arquivamento e digitalização de evidências de manutenção (fotos de instalação, checklists) para prestação de conta.
• Interface com instaladores sobre pendências de pagamento;
• Suporte para destravar gargalos nos dados de mantenedores, garantindo 100% de conformidade para que o financeiro realize os pagamentos.

REQUISITOS E QUALIFICAÇÕES

• Mínimo de 1 ano de experiência em recebimento de Notas Fiscais;
• Experiência com recebimento de Boletos;
• Experiência em controle de entradas de produtos em estoque;
• Experiência em comunicação com fornecedores;
• Capacidade de estruturar processos e manter documentação organizada;
• Capacidade de traduzir demandas operacionais entre áreas;
• Postura proativa: não apenas reporta que algo quebrou, mas já chega com uma sugestão de solução.

CONHECIMENTOS TÉCNICOS E SISTEMAS

• Domínio em ferramentas de CRM e Workflow (Jira, Pipedrive, Trello, HubSpot);
• Pacote Office avançado;
• Controles financeiros básicos;
• Experiência em ERP (TOTVS ou SAP).

FORMAÇÃO DE REFERÊNCIA

Processos Gerenciais, Gestão Empresarial ou Ciências Contábeis.

NOSSOS BENEFÍCIOS E INFORMAÇÕES

• Vale Refeição/Alimentação;Auxílio mobilidade;
• Plano de Saúde;
• Plano Odontológico;
• TotalPass;
• Day off no mês do aniversário;
• Seguro de vida;

Se você gosta de organização, tem atenção aos detalhes e quer ajudar a manter a engrenagem financeira e operacional da Carbigdata girando redondo, essa vaga é pra você!

#VemSerCarbigdata