Assistente Administrativo e Financeiro

Action RH; São José do Rio Preto; On-site; BRL 28,000 - 45,000; Full time

Job summary

Action RH está conduzindo um recrutamento para auxiliar nas rotinas administrativas e financeiras da empresa, assegurando a correta classificação de despesas, lançamentos no sistema e cumprimento de prazos.

Você atuará em compras, relacionamento com fornecedores e apoio ao departamento pessoal em parceria com o escritório contábil, com autonomia para organizar demandas, identificar inconsistências e propor melhorias.

Qualifications

• Ensino superior em Administração, Contábeis ou área relacionada com experiência prática.
• Conhecimento em classificação de despesas, centro de custo e contas a pagar.
• Experiência com controles de despesas e fluxo de pagamentos.
• Capacidade de consolidar informações para financeiro/contabilidade.
• Conhecimento de cotação, orçamento e negociação com fornecedores.

Responsibilities

• Realizar e conferir lançamentos em sistema identificando empresa, operação e centro de custo.
• Conferir notas fiscais, boletos, recibos, dados bancários e documentos de suporte.
• Organizar contas a pagar e programar pagamentos para aprovação.
• Acompanhar vencimentos e divergências, mantendo controles atualizados.
• Consolidar documentos para o departamento financeiro e contabilidade.

Skills

Excel intermediário

Gestão de orçamento

Classificação de despesas

Controle de contas a pagar

Análise de cotações

Organização e sigilo de informações

Education

Ensino superior em Administração/Contábeis/Gestão Financeira

Tools

Excel

PowerPoint

Sistemas de gestão

Job description

Executar e acompanhar os processos administrativos e financeiros da empresa, assegurando a correta classificação de despesas, a confiabilidade dos lançamentos e o cumprimento dos prazos. Atuar também em compras, relacionamento com fornecedores e apoio às rotinas de departamento pessoal em conexão com o escritório contábil. Espera-se autonomia para organizar as demandas, identificar inconsistências e apresentar soluções, respeitando os procedimentos e os limites de aprovação definidos pela empresa.

ROTINAS ADMINISTRATIVAS E FINANCEIRAS:

• Realizar e conferir lançamentos em sistema, identificando corretamente empresa, operação, categoria da despesa e centro de custo.
• Conferir notas fiscais, boletos, recibos, dados bancários, vencimentos e documentos de suporte.
• Organizar contas a pagar e preparar a programação de pagamentos para aprovação dos responsáveis.
• Acompanhar vencimentos, aprovações e comprovantes, identificando possíveis atrasos, duplicidades e divergências.
• Manter controles de despesas e compromissos financeiros atualizados.
• Consolidar documentos e informações para o Departamento Financeiro e a contabilidade.
• Identificar falhas nos controles e propor melhorias nos procedimentos administrativos.

ORÇAMENTOS, COMPRAS E FORNECEDORES:

• Solicitar cotações e elaborar mapas comparativos, considerando preço, qualidade, prazo, frete e condições de pagamento.
• Negociar condições comerciais dentro dos parâmetros autorizados.
• Apoiar a elaboração de orçamentos e acompanhar despesas previstas versus realizadas, sinalizando desvios.
• Encaminhar propostas para aprovação e acompanhar pedidos, entregas e documentação fiscal.
• Tratar pendências e divergências com fornecedores.
• Manter cadastros, contratos e documentos de fornecedores organizados e atualizados.

APOIO A DEPARTAMENTO PESSOAL E INTERFACE COM A CONTABILIDADE:

• Reunir e conferir documentos para admissões, desligamentos e atualizações cadastrais.
• Consolidar informações de frequência, férias, benefícios e remuneração variável para envio ao escritório contábil, quando aplicável.
• Acompanhar o calendário de envio e recebimento de informações, garantindo o cumprimento dos prazos.
• Conferir os dados dos demonstrativos recebidos, sinalizando divergências para validação e correção pela contabilidade.
• Organizar documentos de pessoal e manter sigilo sobre informações individuais e financeiras.
• Controlar documentos, contratos e notas fiscais de prestadores PJ, mantendo essas rotinas separadas das relativas aos empregados.

APOIO À DIRETORIA E AO DEPARTAMENTO FINANCEIRO:

• Elaborar planilhas, apresentações e resumos de despesas, pendências e demandas administrativas.
• Apresentar informações conferidas e comparativos que apoiem as decisões dos responsáveis.
• Acompanhar responsáveis, prazos e encaminhamentos definidos pela Diretoria e pelo Departamento Financeiro.
• Manter comunicação clara com fornecedores, contabilidade e equipes das operações.

Requisitos:

FORMAÇÃO / CURSOS: Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Ciências Contábeis, Gestão Financeira ou áreas correlatas, acompanhado de experiência prática compatível com as responsabilidades do cargo.

INFORMÁTICA:

• Excel intermediário: filtros, tabelas, SOMASE/SOMASES, PROCV ou PROCX e elaboração de controles e comparativos.
• PowerPoint: preparação e atualização de apresentações objetivas.
• Facilidade para utilizar sistemas de gestão e ferramentas digitais.
• Conhecimento de classificação de despesas, centros de custo e contas a pagar.
• Capacidade de analisar cotações e acompanhar orçamento versus realizado.
• Conhecimentos das rotinas documentais de departamento pessoal e do relacionamento com a contabilidade.