Assistente Administrativo

Instituto Ayrton Senna; São Paulo; Híbrido; BRL 20.000 - 80.000; Tempo integral

Resumo da oferta

O Instituto Ayrton Senna busca um profissional de suporte administrativo comprometido com a organização e gerenciamento de informações. O trabalho inclui logística de viagens, controle de despesas e organização de agendas. O candidato ideal deve ser proativo, organizado e ter um excelente nível de comunicação, contribuindo para a missão do instituto de oferecer oportunidades educativas a crianças e jovens.

Serviços

Vale Refeição e/ou Alimentação

Assistência Médica

Assistência Odontológica

Vale transporte ou estacionamento

Auxílio Creche

Convênio KERA Saúde

Summer Friday

Short Friday

Day Off de Aniversário

Cuidados com seu bem-estar

Férias Coletivas

Emendas de feriado

Qualificações

• Experiência em funções de suporte executivo e administrativo.
• Familiaridade com pacotes Microsoft Office.
• Disponibilidade imediata ou próxima para começar a trabalhar.

Responsabilidades

• Planejar e organizar viagens de negócios.
• Organizar e manter arquivos físicos e digitais.
• Dar suporte para as secretarias na organização de agendas.

Conhecimentos

Comunicação eficaz

Organização

Proatividade

Formação académica

Superior completo ou em andamento em Secretariado, Administração ou área relacionada

Ferramentas

Microsoft Office

SAP

Descrição da oferta de emprego

Estamos em busca de um profissional que será responsável por oferecer suporte administrativo e atender demandas secretárias. Esta função envolve logística de viagens, controles de despesas, processos relacionados a pagamento, suporte na gestão de agendas e coordenação de reuniões.

O profissional deve ser organizado, proativo e capaz de lidar com informações confidenciais com discrição e profissionalismo.

Responsibilities and assignments

1. Coordenação de Viagens: Planejar e organizar viagens de negócios, incluindo reservas de voos, hotéis e transporte local; preparar itinerários e relatórios de despesas de viagem, relacionamento com a agência de viagens.
2. Suporte Administrativo: Organizar e manter arquivos físicos e digitais de documentos; abertura de requerimento e acompanhamento de pedidos de compras e pagamentos; realizar tarefas administrativas gerais.
3. Gerenciamento de Agendas: Dar suporte para as secretarias na organização de agendas dos executivos, incluindo a marcação e reprogramação de compromissos; garantir a disponibilidade de todos os participantes e organização logística; organizar coffee-break, almoços e eventos, incluindo solicitação de contratação de fornecedores.
4. Comunicação: Redigir, revisar e formatar formulários, apresentações e documentos; gerenciar fluxo de informações (e-mails, correspondências institucionais e chamadas telefônicas), filtrando e encaminhando conforme necessário; manter comunicação eficaz com clientes, fornecedores e outros stakeholders.

Requirements and Qualifications

1. Superior completo ou em andamento em Secretariado, Administração ou área relacionada.
2. Experiência em funções de suporte executivo e administrativo em ambientes corporativos.
3. Diferencial: Ter atuado em agência de viagens.
4. Familiaridade com pacotes Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
5. Desejável conhecimentos no uso de sistemas como SAP, Team Center / Zoom / Monday e/ou facilidade no aprendizado de ferramentas digitais.
6. Habilidades: Comunicação eficaz tanto na forma escrita quanto verbal; organização e gerenciamento de tempo; habilidade de manter confidencialidade e discrição; proatividade e capacidade de resolver problemas de forma eficaz.
7. Competências comportamentais: atenção aos detalhes; flexibilidade e adaptabilidade a mudanças; ética profissional e integridade; resiliência sob pressão e empatia.
8. Outras qualificações: disponibilidade imediata ou próxima para começar a trabalhar; flexibilidade para horário comercial; comprometimento com os valores da empresa e sua missão.

Additional information

Modelo híbrido de trabalho (2 vezes na semana no escritório)

Benefícios

• Vale Refeição e/ou Alimentação;
• Assistência Médica;
• Assistência Odontológica;
• Vale transporte ou estacionamento;
• Auxílio Creche;
• Convênio KERA Saúde;
• Summer Friday (sem compensação de horas);
• Short Friday (com compensação de horas);
• Day Off de Aniversário;
• Cuidados com seu bem-estar (Gympass, Parceria SESC, Frutas no escritório e Massagem);
• Férias Coletivas;
• Emendas de feriado.

Process stages

• Step 1: Registration
• Step 2: Entrevista Gente e Cultura
• Step 3: Entrevista Gestor
• Step 4: Hiring

Nossa História

“As crianças são o futuro. Se a gente quiser modificar alguma coisa, é pelas crianças que devemos começar, pela sua educação”, Ayrton Senna.

Nosso tricampeão de Fórmula 1 sonhava com um Brasil justo, onde todas as crianças e jovens tivessem a mesma OPORTUNIDADE que ele teve durante sua vida. Oportunidade de ter uma educação de qualidade e, portanto, direito à esperança e à chance de um futuro digno.

Foi com esse desejo que nasceu, em 1994, o INSTITUTO AYRTON SENNA, uma organização sem fins lucrativos que prepara crianças e jovens brasileiros para enfrentar os desafios do século 21.