Assistente Administrativo

Empresa com nome confidencial; Conservatória; On-site; BRL 20,000 - 31,000; Part time

Benefits offered by this job

Vale-transporte

Refeição no local

Seguro de vida

Job summary

A Empresa com nome confidencial contrata Assistente Administrativo temporário para atuar presencialmente no Rio de Janeiro, apoiando a Diretoria e a área de Nutrição, realizando rotinas de secretaria, organização de documentos e agendamento de compromissos.

O candidato deve ter ensino médio completo, conhecimentos básicos de Excel e Outlook, experiência em rotinas administrativas e capacidade de lidar com compras, viagens e apoio pessoal da Diretoria.

Qualifications

• Experiência prática em rotinas administrativas, com foco em atividades de secretaria e suporte à Diretoria.
• Conhecimento em Excel básicos a intermediários.
• Conhecimento em notas fiscais e elaboração de orçamentos.
• Conhecimento em Outlook para gestão de agenda e correspondência.

Responsibilities

• Atender as demandas da Diretoria da empresa.
• Vistoriar salas da Diretoria, verificando limpeza e organização diária.
• Cotar e comprar passagens aéreas e hospedagem para colaboradores e direção.
• Render, quando necessário, na recepção.
• Realizar atendimento telefônico.
• Controlar uso e organização das salas de reunião.
• Controlar rotas, consumo de combustível e horários dos motoristas.
• Controlar manutenção e limpeza dos veículos.
• Atualizar arquivos dos carros, imóveis e Diretoria.
• Emitir IPVA dos carros da empresa e Diretoria.
• Controlar multas e providências.
• Receber e controlar solicitações de compras emergenciais pelo caixa pequeno.
• Cadastro e controle no 99 Taxi frente a compras anteriores.
• Receber solicitações da Nutricionista para compra de insumos da cozinha, equalização de valores e confirmação do pedido junto aos fornecedores.
• Lançar e enviar o custo refeição.
• Organizar as refeições extras após expediente, finais de semana e feriados e programação com a equipe da cozinha e padaria.
• Solicitar compra de material de limpeza conforme estoque e necessidade da Prestadora de Serviço.

Skills

Rotinas administrativas

Suporte à Diretoria

Excel (nível básico a intermediário)

Outlook

Education

Ensino Médio completo

Superior cursando (diferencial)

Tools

Excel

Outlook

Job description

Indústria contrata: Assistente Administrativo

Tipo de contrato: Temporário

Modelo de trabalho: Presencial

Horário de trabalho: Segunda a quinta-feira, das 08h às 18h, e sexta-feira, das 08h às 17h

Resumo

Executar serviços de apoio administrativo, prestando suporte direto à Diretoria e às demandas da área de Nutrição. Realizar atividades de secretaria, organizar e controlar documentos, agendar compromissos e providenciar reservas de hotéis e passagens. Prestar suporte às demandas administrativas e pessoais da Diretoria, incluindo o acompanhamento de pagamentos de impostos, a solicitação e liberação de vouchers de transporte por aplicativo para funcionários, bem como o controle de compras e de materiais de escritório e papelaria. Realizar compras de alimentos e insumos, manter contato com fornecedores, negociar condições comerciais e acompanhar os pedidos, garantindo o atendimento às necessidades da empresa.

Responsabilidades

• Atender as demandas da Diretoria da empresa;
• Ser responsável pela vistoria nas salas da Diretoria, verificando a limpeza e organização diária.
• Cotar e comprar passagens aéreas e hospedagem de hotel para colaboradores e direção;
• Render, quando necessário, na recepção;
• Realizar atendimento telefônico;
• Controlar a utilização e organização das salas de reunião;
• Controlar as rotas, consumo de combustível e horário dos motoristas;
• Controlar a manutenção e limpeza dos veículos;
• Atualizar arquivos dos carros, imóveis e Diretoria;
• Efetuar a emissão de IPVA's dos carros da empresa e Diretoria;
• Controlar as multas e providências necessárias;
• Receber e controlar as solicitações de compras emergenciais pelo caixa pequeno;
• Proceder com o cadastro e controle no 99 Taxi; solicitadas frente a compras anteriores;
• Receber as solicitações da Nutricionista para compra de insumos da cozinha, equalização dos valores e confirmação do pedido junto aos fornecedores de alimentos, descartáveis, polpa de suco, biscoito etc.;
• Lançar e enviar o Custo refeição;
• Organizar as refeições extras após expediente, finais de semana e feriados e programação junto à equipe da cozinha e padaria;
• Solicitar a compra de material de limpeza, sempre avaliando o estoque x necessidade informada pela Prestadora de Serviço.

Escolaridade

• Ensino Médio completo;
• Cursando o Ensino Superior será considerado um diferencial.

Competências Técnicas

• Experiência prática em rotinas administrativas, preferencialmente com foco em atividades de secretaria e suporte à Diretoria;
• Conhecimento em Excel, do nível básico ao intermediário;
• Conhecimento em notas fiscais e elaboração de orçamentos;
• Bom domínio do Outlook.

Benefícios

• Vale-transporte;
• Refeição no local;
• Seguro de vida;

Informações da Empresa

Segmento: Indústria;

Localização: Rio de Janeiro (Zona Norte).