Ass. Adm Hospitalar

Sociedade Beneficente Alema; São Paulo; On-site; BRL 28,000 - 39,000; Part time

Job summary

A Sociedade Beneficente Alema está buscando uma Recepcionista/Assistente Administrativo para atuar no Residencial em São Paulo, SP. O profissional atenderá moradores, familiares e funcionários, fará lançamentos no sistema Tasy e manterá planilhas atualizadas.

As atividades envolvem controle de chaves, agendamentos de serviços, solicitações de compras, elaboração de relatórios e apoio na organização de eventos. Requer 1–3 anos de experiência, boa comunicação escrita e conhecimento do MS Office.

Qualifications

• Tempo de experiência: Entre 1 e 3 anos.
• Boa comunicação escrita para emissão de relatórios.
• Experiência no atendimento com idosos em ILPI.
• Conhecimento prático no pacote MS Office.
• Conhecimento de rotinas administrativas.

Responsibilities

• Atendimento telefônico e presencial aos moradores, familiares e funcionários.
• Lançar serviços de transporte na conta dos moradores no sistema Tasy.
• Atualizar planilha de ramais e cadastro de moradores no sistema.
• Gerenciar chaves das moradias e acionar chaveiro com autorização.
• Solicitar manutenções de elevadores e compras no Mercado, registrando no Excel.
• Encaminhar notas fiscais ao financeiro e efetuar pagamentos.
• Preencher Ordens de Serviços e acompanhar solicitações de manutenção, limpeza e dedetização.
• Agendar serviços de manicure, pedicure, podologia, cabelereiro e dentista.
• Atualizar calendário de atividades do Residencial e checar pendências.

Skills

Boa comunicação

Experiência ILPI

MS Office

Rotinas administrativas

Job description

Responsabilidade Do Cargo:
Atendimento telefônico, atendimento pessoal ao morador, familiar, acompanhante e funionários;
Lançamento dos serviços de transporte na conta dos moradores no sistema Tasy;
Atualizar a planilha de ramais dos moradores;
Realizar chamada de carrinho interno para os moradores;
Controlar as chaves das moradias vagas e solicitar o chaveiro para fazer cópias, sempre com a prévia autorização da Coordenação de Facilities;
Solicitar o chamado técnico para manutenção dos elevadores do Hellner;
Solicitar as compras no Mercado aos moradores, e anotar os pedidos realizados na planilha Excel. No final do mês é feita uma conferência entre a nota fiscal enviada pelo fornecedor e os pedidos anotados na planilha. Uma vez conferido, a Recepcionista deverá realizar o lançamento da compra na conta de cada morador no Sistema Tasy. Após os lançamentos a Recepcionista deverá encaminhar a nota fiscal do mercado ao Departamento Financeiro efetuar o pagamento;
Preenchimento das Ordens de Serviços dos itens solicitados pelos moradores, referente a manutenção, limpeza, dedetização;
Solicitação de arranjos de flores nos falecimentos de moradores;
Encaminhar semanalmente por e-mail a escala de plantonistas de ferido e final de semana;
Agendamento das solicitações dos moradores de manicure, pedicure, podologia, cabelereiro e dentista. Realizar os lançamentos dos atendimentos na conta de cada morador no Sistema Tasy;
Reposição dos materiais do setor emitindo a requisição no sistema Tasy.;
Atualização do cadastro de moradores e digitação do relatório social no sistema Tasy.
Apoio para colher assinatura dos aditivos de contratos aos familiares e moradores que são encaminhados pela Gerência de Hospitalidade. Após pegar assinatura nas duas vias do familiar/morador, Diretoria Executiva e testemunhas, deverá digitalizar o documento e enviar para secretária da Diretoria Executiva. A 1ª via do aditivo deverá ser arquivada na pasta do morador localizada na Diretoria Executiva, e devolver 2ª via assinada para o familiar ou morador;
Responsável pela atualização do calendário de atividades e eventos do Residencial, direcionando as demandas de serviço para cada área envolvida e acompanhar o processo até a realização da atividade ou evento;
Realizar o checklist de liberação das moradias e enviar as pendências para a Manutenção e Limpeza;
Dar informações sobre o Residencial nos atendimentos de novos clientes, conforme o Script do Comercial.

• Local de trabalho: São Paulo, SP
• Regime de contratação de tipo: Temporário
• Jornada: Período Integral
• Área e especialização profissional: Administração - Administração Geral
• Nível hierárquico: Assistente

VALORIZADO
Tempo de experiência: Entre 1 e 3 anos
HABILIDADES

• Ter boa comunicação escrita para emissão de relatórios
• Experiência no atendimento com idosos (independentes e totalmente dependentes) em ILPI;
• Possuir conhecimento prático no pacote MS Office
• Conhecimento de rotinas administrativas