Analista Administrativo

JLL; São Paulo; Presencial; BRL 54 000 - 69 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A JLL, líder em soluções imobiliárias, procura um Analista Administrativo para gerenciar operações de instalações e apoiar projetos de facilities no site. Você atuará junto a fornecedores, equipes internas e stakeholders-chave, assegurando entregas com qualidade.

Com formação técnica ou superior, você terá responsabilidades financeiras, organização de documentação e melhoria de processos, contribuindo para a eficiência dos serviços prestados ao cliente.

Qualificações

• Formação técnica ou superior cursando ou concluída.
• Experiência prévia como Analista de projetos/programas ou assistente executivo.
• Fluência em Português e Inglês com excelente gramática.
• Proficiente no pacote Microsoft Office com Excel avançado.
• Experiência com gestão de ordens de serviço e plataformas de videoconferência.

Responsabilidades

• Gerenciar operações de correspondência e suporte às instalações do site.
• Gerenciar fornecedores, KPIs e SLAs de contratos.
• Manter registros, atas e documentos financeiros do programa.
• Preparar apresentações mensais e relatórios de SLA para stakeholders.
• Auxiliar no procurement local e onboarding de fornecedores.
• Garantir conformidade com EHS e conduta da empresa.

Conhecimentos

Excel avancado

MS Office

Comunicação

Multitarefa

Inglês técnico

Formação académica

Formação técnica ou superior

Ferramentas

Zoom

Teams

Google Meet

Descrição da oferta de emprego

JLL empowers you to shape a brighter way .

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you've got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you're looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

Analista Administrativo - JLL

O que o cargo envolve

Como Analista Administrativo na JLL, você será responsável por gerenciar operações de correspondência e serviços de suporte às instalações do site, com o objetivo de proporcionar uma experiência de atendimento de alto nível aos clientes internos e externos. Esta função dinâmica exige a execução direta dos aspectos financeiros e operacionais de projetos imobiliários ao longo de todo o seu ciclo de vida trabalhando em estreita colaboração com fornecedores terceirizados, equipes internas e stakeholders-chave em um ambiente corporativo de ritmo acelerado.

Você atuará como função crítica de suporte à entrega de programas, mantendo registros organizados, gerenciando o desempenho de fornecedores, supervisionando o inventário de suprimentos e garantindo conformidade com metas contratuais, KPIs e SLAs. A posição oferece a oportunidade de gerar impacto significativo no sucesso dos programas por meio de iniciativas de melhoria de processos, gestão de documentos financeiros e coordenação abrangente de comunicação.

Ao integrar nossa equipe colaborativa, você contribuirá diretamente para a missão da JLL de moldar o futuro do mercado imobiliário, avançando sua carreira em um ambiente que valoriza precisão, construção proativa de relacionamentos e excelência no atendimento ao cliente.

Como será seu dia a dia

• Atender e resolver solicitações dos associados do Cliente de forma cordial e ágil
• Manter registros organizados, white papers e arquivos de iniciativas de programas, participando de reuniões, elaborando atas detalhadas e distribuindo-as aos envolvidos
• Acompanhar prioridades e itens de ação para garantir entregas dentro dos prazos, mantendo o ritmo dos programas
• Gerenciar o desempenho de fornecedores terceirizados para assegurar o cumprimento de metas contratuais, KPIs e SLAs, supervisionando processos mensais de ordens de serviço e aprovações de faturas
• Manter contato regular e reuniões com fornecedores relevantes, reportando problemas, recomendações e estimativas de custos
• Apoiar processos de gestão, contratação e onboarding de fornecedores
• Apoiar a resolução de ordens de serviço, interagindo com clientes internos para atender suas demandas conforme os SLAs aplicáveis
• Apoiar inspeções semanais e mensais do edifício em alinhamento com o Facilities Manager do site
• Criar e atualizar apresentações mensais com notas-chave do programa e gráficos de desempenho de SLA para submissão a stakeholders e liderança
• Preparar atualizações mensais de projetos e revisar documentos orçamentários quanto à precisão e completude antes da submissão
• Realizar cálculos financeiros essenciais incluindo descontos, juros, percentuais e análise de lucros/perdas com alto nível de precisão
• Garantir disponibilidade contínua de estoque de suprimentos, realizar pedidos de reposição e monitorar tendências de consumo para identificar oportunidades de eficiência
• Gerenciar a qualidade das instalações de conferência e acionar a equipe de FM local quando necessário
• Apoiar clientes internos na reserva de salas de reunião e conferência, verificando disponibilidade e permissões de acesso
• Auxiliar na organização de eventos internos e externos do Cliente
• Apoiar necessidades de procurement local em conjunto com a equipe regional de Sourcing e Procurement
• Fornecer suporte e cobertura ao Facilities Manager quando apropriado e/ou necessário
• Identificar proativamente oportunidades para aumentar a eficácia e eficiência das operações de Facilities do site
• Garantir conformidade com os princípios de EHS, Segurança e Conduta Empresarial do Cliente e da JLL
• Comunicar-se de forma eficaz, escrita e verbalmente, com clientes, colegas e stakeholders, construindo relacionamentos estratégicos de forma proativa

Qualificações obrigatórias

• Formação técnica ou superior cursando ou concluída
• Experiência anterior como Analista de projetos/programas, assistente executivo ou atividades similares
• Fluência em Português e Inglês (leitura, escrita e conversação) com excelente gramática e habilidades de revisão
• Proficiência no pacote Microsoft Office com habilidades avançadas em Excel para coleta de dados e criação de gráficos
• Experiência com sistemas de gestão de ordens de serviço e plataformas de videoconferência (Zoom, Teams, Google Meet)
• Forte capacidade de multitarefa com habilidade para interpretar instruções em formatos escritos, orais, diagramáticos ou de cronograma
• Excelentes