Administrative Analyst (Hybrid - Florianópolis)

Involves; Florianópolis; Hybrid; BRL 90,000 - 140,000; Full time

Benefits offered by this job

Remote First

Cartão Caju

Day off

Plano de Saúde

Wellhub

Conexa Saúde

Desconto em medicamentos

Seguro de vida

Budget educação

Participação nos Resultados

Licença estendida

Dias extras entre Natal e Ano Novo

Vale-transporte

Plano veterinário

Job summary

A Involves, empresa de tecnologia em Florianópolis, busca profissional para cuidar das rotinas societárias, governança documental e viagens corporativas no Brasil, México e Chile, ampliando eficiência com IA e automação para reduzir tarefas manuais.

Você atuará com escritório jurídico terceirizado, gerenciará certidões, contratos e assinaturas digitais, além de modernizar fluxos de viagens e manter a documentação organizada na nuvem, com foco em SOC 2 e ISO.

Qualifications

• Formação superior em Administração, Direito, Relações Internacionais ou áreas afins.
• Experiência com rotinas societárias, governança e viagens corporativas.
• Uso prático de IA generativa para análise de documentos e dados.
• Conhecimento de plataformas de assinatura eletrônica e Salesforce.
• Organização de dados, confidencialidade e prazos.

Responsibilities

• Conduzir rotinas societárias da empresa em parceria com escritório jurídico terceirizado.
• Gerir certidões, alvarás, procurações e certificados digitais com fluxos automáticos.
• Utilizar IA para triagem, leitura e resumo de contratos e procurações.
• Gerir e modernizar fluxos de assinatura eletrônica e integração com Salesforce.
• Gerir viagens corporativas e padronizar processos com automação.
• Manter documentação organizada na nuvem com padrões de auditoria SOC 2/ISO.

Skills

IA Generativa

Sheets/Excel

Gestão de prazos

Espanhol intermediário

Education

Administração ou Direito ou Relações Internacionais (ou áreas afins)

Tools

D4Sign

DocuSign

Salesforce

Zapier/Make

Google Apps Script

Job description

Conheça a nossa banda!

Inovadora. Com garra e vontade de dominar o mundo quando o assunto é trade marketing. Empresa de tecnologia de Floripa que valoriza o comprometimento com as entregas e resultados, prezando por relações colaborativas e humanas. Aqui respeitamos a diversidade e valorizamos a autenticidade de cada pessoa. Para subir no palco com a gente, é indispensável respeitar as diferenças.

Qual será seu papel?

Cuidar da parte societária, da governança documental e das viagens corporativas da Involves no Brasil, México e Chile, e fazer isso de um jeito cada vez menos manual. A gente busca alguém que olhe para um processo burocrático e já pense em como usar IA e automação para deixar ele mais rápido, organizado e seguro.Somos uma empresa enxuta, então não é uma rotina de comprar passagem o dia inteiro nem de aquisição todo mês. O desafio aqui é deixar esses processos mais redondos e ajudar o time administrativo a dar um passo à frente no uso de tecnologia.

Como será seu dia a dia:

• Conduzir as rotinas societárias da Involves (atas, procurações, alterações contratuais, registros na Jucesc), em parceria com nosso escritório jurídico terceirizado;
• Gerir certidões, alvarás, procurações e certificados digitais, com alertas e fluxos de renovação automatizados;
• Usar IA para triagem, leitura e resumo de contratos, atas e procurações, extraindo as cláusulas mais importantes;
• Operar e evoluir os fluxos de assinatura eletrônica (D4Sign), buscando integração com o Salesforce;
• Gerir as viagens corporativas (cotação, compra, diárias e câmbio) e puxar a modernização desse processo, como solicitações via Slack e automação das diárias;
• Manter a documentação societária organizada em nuvem, com padrões e tags que facilitem auditorias como SOC 2 e ISO;
• Fazer a ponte entre diretoria, sócios, áreas internas e o jurídico terceirizado, sempre com cuidado e sigilo no uso de dados sensíveis;
• Ir até a sede ou ao cartório quando necessário, para assinaturas e renovação de procurações.

Para fazer esse show acontecer, precisamos que você domine:

• Residir na Grande Florianópolis;
• Formação superior completa em Administração, Direito, Relações Internacionais ou áreas afins;
• Uso prático de IA generativa no trabalho (ChatGPT, Gemini, Copilot ou similares) para análise de documentos, redação de minutas e conferência de dados;
• Google Sheets ou Excel em nível intermediário/avançado (fórmulas, consolidação e organização de dados);
• Experiência com rotinas societárias, governança corporativa, paralegal ou LegalOps, ou com gestão de viagens corporativas e compras (vivência em pelo menos uma dessas frentes);
• Organização e rigor com prazos e com informações confidenciais;
• Espanhol intermediário, para interagir com os times do México e do Chile.

Se você quiser se diferenciar é bom você ter…

• Vivência nas duas frentes: societário e viagens;
• Experiência com plataformas de contratos e assinatura eletrônica (D4Sign, DocuSign) e com Salesforce;
• Experiência com plataformas de viagens corporativas (T&E);
• Conhecimento em automação: Zapier, Make, Google Apps Script ou similares;
• Participação em auditorias ou processos de compliance (SOC 2, ISO).

Benefícios que fazem a diferença no seu dia a dia!

Aqui, valorizamos o seu bem-estar, crescimento e qualidade de vida. Por isso, oferecemos um pacote de benefícios completo e flexível para você trabalhar do seu jeito e viver melhor.

• Cultura Remote First.
• Cartão Caju (bandeira Visa) para você usar com: alimentação, refeição, mobilidade, cultura, saúde e educação. Custeado 100% pela empresa.
• Day off - No mês do seu aniversário, escolha um dia para folgar e aproveitar como quiser.
• Plano de Saúde e Odontológico para cuidar de você e seus dependentes.
• Wellhub – Em parceria com a Caju+, escolha o plano que melhor te atende com condições especiais, além de você, seus pais e dependentes legais também usufruem desse benefício;
• Conexa Saúde - 2 sessões de psicoterapia e 2 sessões de nutrição online - 100% custeadas pela empresa.
• Desconto em medicamentos e exames na rede Navdasa;
• Seguro de vida para sua segurança e tranquilidade;
• Budget exclusivo para educação mensal, para você investir no seu crescimento profissional;
• Programa de Participação nos Resultados anual;
• Licença-maternidade e paternidade estendidas;
• Dias extras de folga entre Natal e Ano Novo para aproveitar com quem você ama;
• Vale-transporte (conforme modelo de trabalho) 100% custeado pela empresa;
• Parceria com o plano veterinário Guapeco para cuidar do seu pet;
• Diversas parcerias e descontos exclusivos para você.

Aqui, você tem tudo o que precisa para crescer e viver melhor! Esperamos você para dar um show no nosso palco!

A Involves é para todas as pessoas!