Zakelijke coördinator

Trace Brussels; Brussel; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Phone allowance

Eco-cheques

End-of-year bonus

Home office allowance

Woon-werkverkeer vergoeding

Job summary

Groot Eiland zoekt een zakelijke coördinator die de financiële en administratieve werking van de organisatie garant stelt en inspeelt op strategische doelstellingen met analyses.

U coördineert boekhouding, payroll en personeelsadministratie (4 medewerkers) en rapporteert aan de directeur. Daarnaast bewaakt u governance, compliance en digitalisering binnen een voltijds contract.

Qualifications

• Bachelor of Master in financiën, boekhouding, economie of gelijkwaardig door ervaring.
• Meerdere jaren relevante ervaring in een financiële functie.
• Ervaring met teamcoördinatie of leidinggeven is vereist.
• Ervaring in de non-profitsector en met subsidies is een sterke meerwaarde.
• Zeer goede kennis van beide landstalen NL/FR.

Responsibilities

• Beheer van financieel beleid, begroting en jaarrekening.
• Coördinatie van boekhouding, HR-administratie en IT-activiteiten.
• Naleving van fiscale en arbeidsrechtelijke verplichtingen waarborgen.
• Rapporteren aan de directeur en ondersteunen van bestuur en Raad van Bestuur.
• Coachen van teamleden en streven naar procesverbetering en digitalisering.

Skills

Analytisch denkvermogen

Planningsvaardigheden

Communicatie

Excel en rapporteringstools

Education

Bachelor of Master in financiën/boekhouding/economie

Tools

Excel

Job description

Groot Eiland biedt Brusselaars en bewoners uit de rand die ver van de arbeidsmarkt staan de kans om hun competenties, creativiteit en talenten te ontplooien.Via opleiding en werkervaring in uiteenlopende sectoren (zoals horeca en catering, stadslandbouw en tuinaanleg, verkoop, schrijnwerkerij) en via jobcoaching begeleiden we hen actief op weg naar een baan.

Daarnaast bieden we arbeidszorg, een werk- en begeleidingstraject op maataan personen die om uiteenlopende redenen niet terecht kunnen in het reguliere arbeidscircuit.
Bewuste consumenten en bedrijven met aandacht voor transitie kunnen meestappen in ons verhaal via de brede waaier aan diensten en producten die we aanbieden.Duurzaamheid, sociaal ondernemen en een economisch realistisch business model gaan hand in hand bij alles wat we doen.

Groot Eiland is de personele unie en de werknaam van verschillende vzw’s in de sociale economie en 1 coöperatieve: BelFood. Groot Eiland omvat ongeveer 60 vaste werknemers.

Doel van de functie

De zakelijke coördinator staat in voor een correcte, transparante en efficiënte financiële en administratieve werking van de organisatie. Hij/zij waarborgt de naleving van wettelijke verplichtingen en ondersteunt het strategisch beleid met financiële analyses.

Hij/zij coördineert en ondersteunt de medewerkers boekhouding, payroll en personeelsadministratie (4 medewerkers), bewaakt de kwaliteit van de financiële processen en fungeert als belangrijke sparringpartner voor directie en bestuur. Hij/zij rapporteert aan de directeur.

De functie combineert inhoudelijke expertise met coachend leiderschap.

Kerntaken en verantwoordelijkheden

1. Financieel beheer

• Opstellen, opvolgen en bijsturen van de jaarlijkse begroting en meerjarenplanning
• Coördineren van de boekhouding (intern en/of in samenwerking met een extern boekhoudkantoor)
• Opvolgen van cashflow, liquiditeiten, inkomsten en uitgaven
• Voorbereiden en analyseren van financiële rapporten voor directie en bestuur
• Voorbereiden van de jaarrekening en ondersteuning bij audits en controles
• Aanspreekpunt voor externe financiële partners (boekhouder, auditor, bank)
• Financiële opvolging van subsidies en projectfinanciering
• Opstellen van financiële rapporteringen voor subsidiërende overheden en fondsen
• Bewaken van subsidieregels, termijnen en verantwoordingsvereisten
• Financiële ondersteuning bij subsidieaanvragen

3. Administratief en HR-gerelateerd beheer

• Organiseren en optimaliseren van administratieve processen
• Beheer en opvolging van contracten, verzekeringen en algemene dossiers
• Coördinatie van personeelsadministratie in samenwerking met het sociaal secretariaat
• Toezien op naleving van sociaaljuridische wetgeving, sectorale cao’s en arbeidsreglement
• Opvolgen van ziekteverzuim, afwezigheden en loopbaanonderbrekingen
• Verantwoordelijk voor facturatie, betalingen en debiteuren- en crediteurenbeheer

4. IT-beleid en digitalisering

• Mee ontwikkelen van een heldere IT- en digitaliseringsvisie die aansluit bij de missie, schaal en strategische doelen van de organisatie
• Eindverantwoordelijkheid voor het IT-beleid en applicatielandschap van de organisatie (buy vs build)
• Aanspreekpunt voor externe IT-partners en leveranciers

5. Teamcoördinatie en leiderschap

• Dagelijkse aansturing en ondersteuning van het team boekhouding, HR-administratie en IT
• Taakverdeling, planning en prioriteitenbewaking
• Kwaliteitscontrole van financiële, administratieve, payroll- en IT-processen
• Coachen en stimuleren van medewerkers in hun professionele groei
• Eerste aanspreekpunt bij operationele en procesmatige vragen

6. Governance, compliance en organisatieontwikkeling

• Toezien op naleving van boekhoudkundige, fiscale, sociaalrechtelijke en relevante IT-gerelateerde verplichtingen (bv. GDPR, informatieveiligheid op hoofdlijnen)
• Voorbereiden van financiële en IT-gerelateerde dossiers voor Raad van Bestuur en Algemene Vergadering
• Bijdragen aan beleidsvoorbereiding en strategische besluitvorming
• Actief meedenken over procesvereenvoudiging, digitalisering en organisatieontwikkeling
• Bachelor of master in financiën, boekhouding, economie of gelijkwaardig door ervaring
• Meerdere jaren relevante ervaring in een financiële functie
• Ervaring met teamcoördinatie of leidinggeven is vereist
• Ervaring in de non‑profitsector en met subsidies is een sterke meerwaarde
• Zeer goede kennis van beide landstalen NL/FR

Vaardigheden

• Sterk analytisch inzicht en financiële expertise
• Goede plannings‑ en organisatievaardigheden
• Duidelijke en diplomatische communicatie
• Vlotte kennis van boekhoudsoftware, Excel en rapporteringstools

Persoonlijke competenties

• Verantwoordelijk, betrouwbaar en integer
• Oplossingsgericht en besluitvaardig
• Stressbestendig en flexibel in een dynamische context
• Verbinder tussen cijfers, mensen en organisatie
• Grote affiniteit met de missie en waarden van de non‑profitorganisatie
• Een voltijds contract voor onbepaalde duur.
• Verloning volgens PC 329.01 (L1).
• Extralegale voordelen als, telefoonvergoeding, ecocheques en eindejaarspremie.
• Terugbetaling woon-werkverkeer bij gebruik van openbaar vervoer en/of fietsvergoeding
• Mogelijkheid tot thuiswerk met thuiswerkvergoeding
• Afhankelijk van je leeftijd minimum 25 tot maximum 56 dagen verlof per jaar
• Je komt terecht in een boeiende inclusieve organisatie die sociale en ecologische doelstellingen in haar hart draagt
• Hoofdplaats van tewerkstelling: Henegouwenkaai 29, 1080 Brussel