Teamcoördinator Ocean Export

AGO Jobs & HR; Antwerpen; Sur place; EUR 48 000 - 64 000; Plein temps

Résumé du poste

AGO Jobs & HR België zoekt een teamgerichte coördinator voor de zeevracht-export. Je ondersteunt de supervisor bij dagelijkse planning, verdeelt werkzaamheden en bewaakt de continuïteit tijdens drukke periodes.

Je onderhoudt relaties met rederijen en klanten, regelt documentatie, volgt KPI's en zorgt voor naleving van interne procedures en wetgeving. Deze rol vereist nauwkeurigheid, communicatieve vaardigheden en een proactieve aanpak.

Responsabilités

• Je ondersteunt de supervisor bij de dagelijkse organisatie en werkverdeling binnen het team.
• Je helpt de werkbelasting te verdelen, zodat de continuïteit tijdens drukke periodes en afwezigheden verzekerd blijft.
• Je begeleidt en ondersteunt collega's bij hun dagelijkse werkzaamheden en deelt je kennis met het team.
• Je volgt de opleiding van nieuwe medewerkers op en waakt erover dat de interne opleidingsdoelstellingen worden behaald.
• Je communiceert de doelstellingen en verwachtingen van de afdeling en stimuleert medewerkers om hier samen aan te werken.
• Je waakt over een vlotte en tijdige verwerking van internationale zeevrachtzendingen.
• Je maakt de nodige transportdocumenten op en zorgt voor een correcte administratieve verwerking.
• Je onderhandelt over tarieven en stemt capaciteit en dienstverlening af met vaste transportpartners.
• Je verwerkt gegevens nauwkeurig in het operationele systeem en volgt de facturatie aan klanten en leveranciers op.
• Je onderhoudt contact met klanten om hun exportzendingen te organiseren en een kwalitatieve dienstverlening te garanderen.
• Je volgt operationele rapporten, zendingsoverzichten en KPI's op en stuurt bij waar nodig.
• Je controleert dossiers op volledigheid en naleving van de interne procedures en kwaliteitsnormen.
• Je onderhoudt sterke relaties met rederijen, transporteurs, internationale partners en klanten.
• Je evalueert de dienstverlening van leveranciers en denkt mee over verbeteracties.
• Je onderhoudt contacten met internationale vestigingen en ondersteunt een vlotte communicatie tussen de verschillende partijen.
• Je ondersteunt de manager en het salesteam bij klantvragen en prijsaanvragen.
• Je helpt bij het uitwerken van marktconforme tarieven, afgestemd op de gevraagde dienstverlening.
• Je werkt mee aan de opstart van nieuwe klanten en de implementatie van wijzigingen bij bestaande klanten.
• Je ondersteunt klantenbesprekingen en opvolgingsgesprekken om de dienstverlening te evalueren en klantenrelaties verder uit te bouwen.
• Je registreert relevante klantinformatie en afspraken in het CRM-systeem.
• Je volgt openstaande klantbetalingen mee op en waakt over de naleving van de interne kredietprocedures.
• Je controleert de tijdige en correcte facturatie van leveranciers en helpt boekhoudkundige afwijkingen oplossen.
• Je volgt leveranciersschulden en intercompanyverschillen op aan de hand van interne rapporteringen.
• Je zorgt ervoor dat alle activiteiten verlopen volgens de geldende wetgeving, interne procedures en klantafspraken.
• Je ondersteunt de bewustmaking rond compliance en werkt samen met de verantwoordelijke voor Trade Compliance.
• Je staat open voor nieuwe systemen en digitale toepassingen en formuleert voorstellen om processen efficiënter te maken.

Description du poste

Je ondersteunt de verantwoordelijke van de afdeling bij de dagelijkse organisatie en opvolging van de zeevracht-exportactiviteiten. Je bewaakt de operationele processen, begeleidt collega's en denkt actief mee over verbeteringen.

Teamcoördinatie en begeleiding

• Je ondersteunt de supervisor bij de dagelijkse organisatie en werkverdeling binnen het team.
• Je helpt de werkbelasting te verdelen, zodat de continuïteit tijdens drukke periodes en afwezigheden verzekerd blijft.
• Je begeleidt en ondersteunt collega's bij hun dagelijkse werkzaamheden en deelt je kennis met het team.
• Je volgt de opleiding van nieuwe medewerkers op en waakt erover dat de interne opleidingsdoelstellingen worden behaald.
• Je communiceert de doelstellingen en verwachtingen van de afdeling en stimuleert medewerkers om hier samen aan te werken.

Operationele opvolging Ocean Export

• Je waakt over een vlotte en tijdige verwerking van internationale zeevrachtzendingen.
• Je maakt de nodige transportdocumenten op en zorgt voor een correcte administratieve verwerking.
• Je onderhandelt over tarieven en stemt capaciteit en dienstverlening af met vaste transportpartners.
• Je verwerkt gegevens nauwkeurig in het operationele systeem en volgt de facturatie aan klanten en leveranciers op.
• Je onderhoudt contact met klanten om hun exportzendingen te organiseren en een kwalitatieve dienstverlening te garanderen.
• Je volgt operationele rapporten, zendingsoverzichten en KPI's op en stuurt bij waar nodig.
• Je controleert dossiers op volledigheid en naleving van de interne procedures en kwaliteitsnormen.
• Je onderhoudt sterke relaties met rederijen, transporteurs, internationale partners en klanten.
• Je evalueert de dienstverlening van leveranciers en denkt mee over verbeteracties.
• Je onderhoudt contacten met internationale vestigingen en ondersteunt een vlotte communicatie tussen de verschillende partijen.

Klantenbeheer en commerciële ondersteuning

• Je ondersteunt de manager en het salesteam bij klantvragen en prijsaanvragen.
• Je helpt bij het uitwerken van marktconforme tarieven, afgestemd op de gevraagde dienstverlening.
• Je werkt mee aan de opstart van nieuwe klanten en de implementatie van wijzigingen bij bestaande klanten.
• Je ondersteunt klantenbesprekingen en opvolgingsgesprekken om de dienstverlening te evalueren en klantenrelaties verder uit te bouwen.
• Je registreert relevante klantinformatie en afspraken in het CRM-systeem.

Financiële opvolging en compliance

• Je volgt openstaande klantbetalingen mee op en waakt over de naleving van de interne kredietprocedures.
• Je controleert de tijdige en correcte facturatie van leveranciers en helpt boekhoudkundige afwijkingen oplossen.
• Je volgt leveranciersschulden en intercompanyverschillen op aan de hand van interne rapporteringen.
• Je zorgt ervoor dat alle activiteiten verlopen volgens de geldende wetgeving, interne procedures en klantafspraken.
• Je ondersteunt de bewustmaking rond compliance en werkt samen met de verantwoordelijke voor Trade Compliance.
• Je staat open voor nieuwe systemen en digitale toepassingen en formuleert voorstellen om processen efficiënter te maken.