Teamcoördinator burgerzaken

STAD HASSELT; Hasselt; On-site; EUR 55,000 - 72,000; Full time

Job summary

STAD HASSELT, afdeling Burgerzaken, zoekt een toegewijde teamcoördinator voor eenheden in Hasselt. U beheert het dagelijkse werk van een team van 7 medewerkers, coacht het personeel en ziet toe op kwaliteit, planning en efficiënte dienstverlening aan burgers.

U behandelt dossiers, vertaalt wetgeving naar de praktijk en werkt mee aan initiatieven rondom digitalisering en organisatie-verbeteringen. De functie vereist samenwerking met loketwerk en projectmatige ondersteuning.

Qualifications

• Leidinggevende ervaring binnen een team.
• Kennis van wet- en regelgeving en reglementering.
• Kennis van digitalisering en efficiëntiewijzen.

Responsibilities

• Je stuurt een team van 7 medewerkers aan en coacht hen.
• Je organiseert de dagelijkse werking en planning.
• Je behandelt dossiers en ondersteunt bij complexe vragen.
• Je bewaakt kwaliteit en uniforme werkafspraken.
• Je denkt vooruit en verbetert processen met focus op digitalisering.
• Je bent aanspreekpunt en verbinder binnen de organisatie.
• Je werkt mee aan organisatiebrede projecten en rapporteert aan het afdelingshoofd Burgerzaken.

Skills

Teamleiding

Coaching

Dossierbehandeling

Front/backoffice

Digitalisering

Procesoptimalisatie

Communicatie

Bemiddeling

Job description

De afdeling Burgerzaken bestaat uit drie teams: Bevolking, Burgerlijke Stand en Andere Nationaliteiten. Dit laatste team behandelt aanvragen en dossiers over verblijf, inschrijving, regularisatie en nationaliteit van buitenlandse inwoners. Ze staan onder meer in voor de aflevering van verblijfsvergunningen en bijbehorende attesten.

Als teamcoördinator ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van je team van 7 medewerkers. Je combineert een coachende en sturende rol met inhoudelijke expertise en operationele taken. Je werkt actief mee in de front- en backoffice, neemt complexe dossiers en projecten op en zorgt voor een vlotte samenwerking tussen de loketwerking in het stadhuis van Hasselt en het administratief centrum van Kortessem.

Wat ga je doen?

• Je stuurt je team aan en coacht je medewerkers: je motiveert hen, ondersteunt hun ontwikkeling en zorgt voor duidelijke afspraken. Je combineert een mensgerichte aanpak met aandacht voor resultaten en kwaliteit.
• Je organiseert de dagelijkse werking: je maakt de werkplanning op, bewaakt de personeelsbezetting en zoekt oplossingen bij onverwachte afwezigheden of piekmomenten. Zo garandeer je de continuïteit van de dienstverlening.
• Je zet je inhoudelijke expertise in: je behandelt zelf dossiers en projecten en ondersteunt medewerkers bij complexe vragen. Je volgt wijzigingen in de wetgeving en reglementering nauwgezet op en vertaalt die naar de dagelijkse praktijk.
• Je bewaakt de kwaliteit van het werk: je volgt op of opdrachten correct en efficiënt worden uitgevoerd en stuurt bij waar nodig. Je zorgt voor heldere werkafspraken en een uniforme aanpak binnen het team.
• Je denkt vooruit en verbetert de werking: je analyseert werkprocessen, pikt signalen op uit de praktijk en doet voorstellen om de dienstverlening te vereenvoudigen en te optimaliseren, met bijzondere aandacht voor digitalisering en efficiëntie.
• Je bent een aanspreekpunt en verbinder: je ondersteunt medewerkers, burgers en collega’s uit de organisatie bij vragen of problemen. Wanneer er spanningen of conflicten ontstaan, ga je op zoek naar oplossingen en neem je waar nodig een bemiddelende rol op.
• Je werkt mee aan organisatiebrede projecten: je zet je kennis en ervaring in voor initiatieven waarbij jij of je team een meerwaarde kunnen bieden. Je rapporteert rechtstreeks aan het afdelingshoofd.

Je komt terecht in een gedreven team en rapporteert aan het afdelingshoofd Burgerzaken. Samen maken jullie elke dag verschil.