Staf- en beleidsadviseur/Management assistant facilitaire poli

UZ Gent; Oost-Vlaanderen; À distance; EUR 40 000 - 63 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Gratis hospitalisatieverzekering

Gratis openbaar vervoer

Fietsvergoeding

Attractiviteitspremie

Résumé du poste

UZ Gent zoekt een staf-/beleidsadviseur voor de facilitaire poli (100% statutaire functie). Je werkt mee aan beleid- en procesontwikkeling van de poli P1-P2 en ondersteunt medisch diensthoofden bij de verdere uitbouw van de werking.

Je optimaliseert administratieve, organisatorische en dagelijkse polikliek werkprocessen en rapporteert aan interne bestuursorganen. Je beschikt bij voorkeur over een masterdiploma en/of relevante stafervaring, met kennis van medische terminologie en MS Office.

Qualifications

• Masterdiploma en/of relevante ervaring in staf-, beleids- of coördinerende functie.
• Kennis van medische terminologie of bereid deze aan te leren.
• Goede kennis van MS Office en inwerkbereidheid in dienstspecifieke software.

Responsabilités

• Ontwikkelen en uitvoeren van beleid van polikliniek P1-P2 in samenspraak met medisch diensthoofden en leidinggevenden.
• Beheren van administratieve, logistieke, financiële en personeelsprocessen voor de poli.
• Opstellen en implementeren van procedures en werkmethodes voor administratieve en dienstverlening van de poli.
• Coördineren en verbeteren van dienstverlening en interne processen voor patiëntgerichte zorg.

Connaissances

Analytisch

Organisatorisch sterk

Communicatief

Formation

Masterdiploma

Outils

MS Office

Description du poste

Selecteer hoe vaak (in dagen) u een waarschuwing wilt ontvangen:

In het UZ Gent kom je terecht in een innovatieve omgeving die oog heeft voor je talent en je uitdaagt om te groeien. Dankzij het engagement van alle collega’s voor patiënten, opleidingen en wetenschappelijk onderzoek, is het UZ Gent een baken van zorg.Maak jij binnenkort mee het verschil?
Ga voor een uitdagende job als Staf- en beleidsadviseur/Management assistant facilitaire poli - 100% statutaire functie.

Functieomschrijving

Je werkt mee aan de beleidsontwikkeling en optimalisatie van de polikliniek P1-P2 en ondersteunt de medisch diensthoofden en andere leidinggevenden bij de verdere uitbouw van de werking. Tegelijk zorg je mee voor een vlotte administratieve, organisatorische en dagelijkse werking van de polikliniek poli Oogheelkunde / Neus Keel Oor en Gelaats en halsheelkunde

• Je werkt mee aan de ontwikkeling en uitvoering van het beleid van polikliniek P1-P2, in overleg met de medisch diensthoofden, stafleden en andere leidinggevenden en rekening houdend met de doelstellingen van de poli, het globale beleid van de sector en het UZ Gent.
• Je ontwikkelt, operationaliseert en volgt het administratief, logistiek, financieel en/of personeelsbeleid binnen polikliniek P1-P2 op en werkt hieromtrent aan procesoptimalisatie.
• Je maakt procedures en werkmethodes op voor de administratieve, logistieke, financiële en/of personeelswerking van de poli.
• Je zorgt voor de implementatie van operationele voorstellen ter verbetering van de dienstverlening.
• Je stuurt, begeleidt en evalueert – samen met de andere leidinggevenden – veranderingsprocessen binnen de poliklinieken en ondersteunt ziekenhuisbrede administratieve projecten binnen de polikliniek.
• Je organiseert en optimaliseert de administratieve processen op de polikliniek op een patiëntgerichte wijze (o.a. organisatie van het secretariaat/onthaal, opstellen van interne planningen voor zowel de administratieve medewerkers als de artsen en ASO’s)
• Je informeert de medewerkers en organiseert werkvergaderingen met de verschillende personeelsgroepen.
• Je staat in voor het opvolgen, controleren (foutenlijsten) en factureren van de door de poli geleverde prestaties en verleent advies inzake betwistingen.
• Je bereidt financiële plannen voor in het kader van samenwerkingsovereenkomsten, alsook contracten met consulenten en externen.
• Je ondersteunt het personeelsbeleid, onder meer bij de planning, taakverdeling, verlof en vervanging. Je organiseert en ondersteunt werkoverleg en zorgt voor een goede informatiedoorstroming.
• Je ziet toe op de goede uitvoering van de processen en activiteiten (vastgelegde richtlijnen, procedures, standaarden en werkmethoden) en rapporteert hierover aan de interne bestuursorganen.
• Je verzekert, in afwezigheid van de dienstverantwoordelijke, het goed functioneren van de administratieve dienst.
• Je bestelt, volgens de bestaande procedures, het nodige standaardmateriaal zodat de medewerkers hun taken kunnen uitvoeren (het specifieke/complexe materiaal wordt door de coördinator besteld)
• Je overlegt en wisselt informatie uit met andere diensten;
• Je controleert de kwaliteit van de geleverde diensten en formuleert voorstellen aan de hiërarchisch verantwoordelijke om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.
• Je voert ook zelf de kerntaken van de polikliniek mee uit, volgt de administratieve dossiers op enondersteunt de medewerkers bij het oplossen van complexe problemen.
• Je blijft op de hoogte van relevante ontwikkelingen, regelgeving en trends en staat in voor je eigen permanente vorming en ontwikkeling.
• Je beschikt bij voorkeur over een masterdiploma en/of relevante ervaring in een staf-, beleids- of coördinerende functie.
• Je hebt bij voorkeur kennis van medische terminologie, of je bent bereid deze op korte termijn aan te leren.
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede kennis van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software.
• Je communiceert vlot mondeling en schriftelijk in het Nederlands. Kennis van Frans en Engels is een meerwaarde.
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je bent analytisch, organisatorisch sterk en werkt gestructureerd en nauwkeurig.
• Je neemt initiatief, denkt oplossingsgericht en kan verschillende opdrachten en dossiers zelfstandig opvolgen.
• Je kan helder en vlot communiceren en stemt je communicatie af op verschillende doelgroepen.
• Je bent flexibel en kan vlot schakelen tussen beleidsmatige, organisatorische en administratieve taken.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken centraal staan.

Deel 1: Computergestuurde testen die peilen naar redeneervermogen, een persoonlijkheidsvragenlijst en een planningsoefening (adviserend). Deze testen vinden plaats in het UZ Gent op donderdag 19 november 2026 om 17u15.
Deel 2: Preselectie op cv, motivatiebrief en testresultaten.

Deel 3: Preselectie na rondleiding, kennismakingsgesprek en afstemmen verwachtingen.

Deel 4: De maximum 5 kandidaten die heb best aansluiten bij het gevraagde profiel worden uitgenodigd voor het competentiegericht interview, voorafgegaan door een praktijkgerichte casus op vrijdag 18 december 2026 (namiddag) of dinsdag 5 januari 2027 (voormiddag).

Salarisschaal

Je krijgt een aantrekkelijke verloning volgens IFIC, afgestemd op je functie, met een minimum brutomaandloon van€3.555,00bij 0 jaar anciënniteit en een maximum brutomaandloon van€5.627,00bij 35 jaar anciënniteit voor een voltijdse tewerkstelling. Het brutoloon is afhankelijk van de toegekende relevante ervaring. Relevante ervaring uit de privésector kan je tot maximum 9 jaar meenemen. Anciënniteit van openbare diensten neem je onbeperkt mee.
Dit betreft een basisloon dat in geval van onregelmatige prestaties (nacht, weekend, …) aangevuld wordt met bijkomende toelagen.
Voor meer informatie over het loon kan je contact opnemen via [e-mail] .

Troeven UZ Gent

• Je krijgt naast de on-the-job opleiding voldoende mogelijkheden om interne opleidingen (persoonlijk en technische competenties) te volgen en je extern bij te scholen. Voor leidinggevenden voorzien we ook persoonlijke ontwikkelingstrajecten.
• Gratis hospitalisatieverzekering en gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer. Je krijgt ook een fietsvergoeding.
• Jaarlijks krijg je, naast je vakantiegeld en eindejaarspremie, in november een attractiviteitspremie. In 2025 was dit bruto € 1.426,11 voor een voltijdse tewerkstelling.
• Een gunstige uurregeling en interessante verlofregeling met 26 dagen verlof en 12 recuperatiedagen (40 urenweek i.p.v. 38 urenweek). Daarnaast ook officiële feestdagen, reglementaire feestdagen (2 november, 15 november en 26 december), een decretale feestdag (11 juli) en 2 halve dagen Gentse Feesten a rato van het tewerkstellingspercentage.

Heb je nog vragen

Dan kan je altijd terecht voor administratieve inlichtingen bij:
Kim Impens
Selectieassistent Rekrutering en loopbaan
T 09 332 01 49
E [e-mail]

of voor functionele inlichtingen bij:
Leentje Verstraeten

We stellen het op prijs als kandidaten zich degelijk informeren en voorbereiden op het selectiegesprek. We staan open voor een informatief gesprek en eventueel een bezoek aan de afdeling vooraf.
Denk zorg, denk samen – voor topteams is talent belangrijker dan afkomst, gender, leeftijd, geaardheid, religie, beperking. We moedigen alle talent aan te solliciteren.
Heb je nood aan aanpassingen tijdens de selectieprocedure? Laat het ons weten bij je kandidatuur, dan bekijken we graag samen met jou de mogelijkheden.