Dossierbeheerder aankoopdienst - Medewerker klachtenanalyse en probleemopvolging

Uz-Gent; Gent; On-site; EUR 36,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Hospitalisatieverzekering

Openbaar vervoer gratis

Fietsvergoeding

Attractiviteitspremie

26 verlofdagen en 12 recuperatiedagen

Job summary

UZ Gent zoekt een Dossierbeheerder aankoopdienst – Medewerker klachtenanalyse en probleemopvolging voor een 100 % statutaire aanstelling. Je analyseert productklachten, prioriteert issues en werkt nauw samen met leveranciers en interne afdelingen om de patiëntenzorg te beschermen.

Je onderzoekt oorzaken, zoekt alternatieven, rapporteert regelmatig en draagt bij aan kwaliteitsbewaking. Een bachelorniveau, goede MS Office-vaardigheden en vloeiende communicatie in het Nederlands zijn vereist; Frans

Qualifications

• Bachelor niveau vereist in een relevante richting.
• Kennis van aankoopprocedures binnen UZ Gent.
• Goede beheersing van MS Office en interne systemen.
• Vlotte mondelinge en schriftelijke communicatie in het Nederlands; Frans en Engels zijn een meerwaarde.

Responsibilities

• Analyseer productklachten bij interne klanten of uitvoering van aankopen.
• Stel prioriteiten en zoek oplossingen zodat de patiëntenzorg niet in gevaar komt.
• Escaleer problemen ziekenhuisbreed en werk samen met de aankoper.
• Zoek evenwaardige alternatieven rekening houdend met procedures en standaarden.
• Overleg met leveranciers om problemen op te lossen.
• Communiceer efficiënt met diverse stakeholders.
• Monitor diverse parameters voor kwaliteitsbewaking van aangekochte producten en dienstverlening.
• Zorg voor een efficiënte en kwalitatieve dienstverlening binnen de aankoopdienst.
• Volg eigen permanente opleiding en deskundigheidsbevordering.
• Werk nauwkeurig volgens procedures en afspraken.
• Plan en organiseer prioriteiten.
• Werk zelfstandig en rapporteer regelmatig aan hiërarchisch verantwoordelijke.

Skills

Productklachten analyse

Prioriteiten stellen

Leverancierscontact

MS Office

Communicatieve vaardigheden

Aankoopprocedures kennis

Education

Bachelor niveau

Tools

MS Office

Job description

Selecteer hoe vaak (in dagen) u een waarschuwing wilt ontvangen:

Dossierbeheerder aankoopdienst - Medewerker klachtenanalyse en probleemopvolging

In het UZ Gent kom je terecht in een innovatieve omgeving die oog heeft voor je talent en je uitdaagt om te groeien. Dankzij het engagement van alle collega’s voor patiënten, opleidingen en wetenschappelijk onderzoek, is het UZ Gent een baken van zorg.Maak jij binnenkort mee het verschil?
Ga voor een uitdagende job als Dossierbeheerder aankoopdienst - Medewerker klachtenanalyse en probleemopvolging ( 100 % Statutair) .

Functieomschrijving

• Je analyseert productklachten gemeld door interne klanten of problemen in uitvoering van productaankopen. Deze klachten kunnen te maken hebben met verkeerde of ontbrekende leveringen, stopzetten van productie, laattijdige leveringen,...)
• Je stelt de juiste prioriteten en zoekt naar oplossingen zodat de kwaliteit van de patiëntenzorg niet in het gedrang komt. Hierbij hou je rekening met het kritisch kader van het product, voorraad in het ziekenhuis, beschikbare alternatieven en de impact op de patiëntenzorg.
• Je zoekt naar oplossingen voor de productklachten, je escaleert het probleem ziekenhuisbreed. Je werkt hiervoor nauw samen met de strategisch/tactisch aankoper.
• Je gaat op zoek naar evenwaardige alternatieven, en houdt hierbij rekening met de procedures en standaarden.
• Je gaat in overleg met de leverancier om het probleem op te lossen.
• Je zoekt oplossingen bij interne medewerkers (apotheek, Adviseur Zorgproducten,productproblemen en zorgrelaties).
• Je communiceert efficiënt en je slaagt erin om op korte termijn maximum aan informatie te verzamelen bij de verschillende stakeholders.
• Je werkt nauw samen met de procescoördinator aankoop voor de monitoring van diverse parameters in het kader van de kwaliteitsbewaking van de aangekochte producten en de dienstverlening.
• Je zorgt voor een efficiënte en kwalitatieve dienstverlening binnen de aankoopdienst.
• Je staat in voor je eigen permanente opleiding en deskundigheidsbevordering om zo een optimale dienstverlening te verzekeren.
• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op bachelor niveau.
• Je hebt kennis van aankoopprocedures binnen het UZ Gent of je bent bereid om je hierin in te werken.
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede vaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software.
• Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands, kennis van Frans en Engels is een meerwaarde.
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie.
• Je werkt nauwkeurig en correct volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je bent sterk in plannen en organiseren, je stelt de nodige prioriteiten.
• Je voert je werk zelfstandig uit en je brengt regelmatig verslag uit aan de hiërarchisch verantwoordelijke.
• Je onderneemt gerichte acties om doelstellingen te behalen en zorgt voor een correcte opvolging en afhandeling van jouw dossiers.
• Je neemt initiatief. Je signaleert kansen, pakt spontaan problemen aan en komt uit eigen beweging met een voorstel of oplossing.
• Je draagt bij tot een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan.

Deel 1: Computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen, plannen en organiseren, administratieve flexibiliteit en nauwkeurigheid en een persoonlijkheidsvragenlijst.(adviserend), de testen vinden plaats opdonderdag 26 november 2026.
Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief
Deel 3: Praktijkgerichte casus ter voorbereiding met toelichting en bijkomende vragen tijdens het competentiegericht interview op dinsdag 15 december 2026 (namiddag)

Salarisschaal
Je krijgt een aantrekkelijke verloning volgens IFIC, afgestemd op je functie, met een minimum brutomaandloon van€3.187,42bij 0 jaar anciënniteit en een maximum brutomaandloon van€5.342,57bij 35 jaar anciënniteit voor een voltijdse tewerkstelling. Het brutoloon is afhankelijk van de toegekende relevante ervaring. Relevante ervaring uit de privésector kan je tot maximum 9 jaar meenemen. Anciënniteit van openbare diensten neem je onbeperkt mee.
Dit betreft een basisloon dat in geval van onregelmatige prestaties (nacht, weekend, …) aangevuld wordt met bijkomende toelagen.
Voor meer informatie over het loon kan je contact opnemen via [e-mail] .

Troeven UZ Gent

• Je krijgt naast de on-the-job opleiding voldoende mogelijkheden om interne opleidingen (persoonlijk en technische competenties) te volgen en je extern bij te scholen. Voor leidinggevenden voorzien we ook persoonlijke ontwikkelingstrajecten.
• Gratis hospitalisatieverzekering en gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer. Je krijgt ook een fietsvergoeding.
• Jaarlijks krijg je, naast je vakantiegeld en eindejaarspremie, in november een attractiviteitspremie. In 2025 was dit bruto € 1.426,11 voor een voltijdse tewerkstelling.
• Een gunstige uurregeling en interessante verlofregeling met 26 dagen verlof en 12 recuperatiedagen (40 urenweek i.p.v. 38 urenweek). Daarnaast ook officiële feestdagen, reglementaire feestdagen (2 november, 15 november en 26 december), een decretale feestdag (11 juli) en 2 halve dagen Gentse Feesten a rato van het tewerkstellingspercentage.

We stellen het op prijs als kandidaten zich degelijk informeren en voorbereiden op het selectiegesprek. We staan open voor een informatief gesprek en eventueel een bezoek aan de afdeling vooraf.
Denk zorg, denk samen – voor topteams is talent belangrijker dan afkomst, gender, leeftijd, geaardheid, religie, beperking. We moedigen alle talent aan te solliciteren.
Heb je nood aan aanpassingen tijdens de selectieprocedure? Laat het ons weten bij je kandidatuur, dan bekijken we graag samen met jou de mogelijkheden.