Senior Sales Administrator

Wolters Kluwer; Antwerpen; Hybrid; EUR 60,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Meal vouchers

Eco-cheques

Group insurance

32 vacation days

Flexible home-working up to 3 days

Job summary

Wolters Kluwer in Mechelen is seeking a Senior Sales Administrator to unite contracts, orders, pricing, invoicing and customer data while looking beyond administration to improve processes and customer experience.

You will connect sales, customer service, channel partners and key accounts, take ownership of challenging files, and help optimize workflows with SAP, SAP S/4HANA and Salesforce in a hybrid, 8 days/month remote setting.

Qualifications

• Bachelor level or equivalent experience required.
• Multi-year experience in sales support, customer operations or administrative sales.
• Experience with CRM/ERP/contract management systems; SAP is essential; SAP S/4HANA and Salesforce a plus.
• Analytical and able to translate complex information into workable solutions.
• Fluent Dutch and good knowledge of French; proactive and independent.
• Ownership mindset and accountable for results.

Responsibilities

• Manage complex dossiers: contracts, orders, invoices and customer data, solving issues and closing files.
• Support quotes and price simulations; monitor orders and transactions; act under pressure for speed and clarity.
• Improve processes by identifying recurring questions and testing new workflows, apps and systems.
• Keep procedures and knowledge databases up to date; share knowledge with colleagues.
• Be a knowledgeable point of contact for sales, customer service, channel partners and key accounts.
• Monitor order delivery and revenue registrations to ensure accuracy.

Skills

Analytical thinking

Initiative & ownership

Dutch language

French language

CRM/ERP experience

SAP experience

Education

Bachelor degree or equivalent

Tools

SAP

SAP S/4HANA

Salesforce

Job description

Senior Sales Administrator

Location: BEL - Mechelen

Remote Type: Hybrid (8 days/month)

Time Type: Full time

Job Description

Jij bent degene die overzicht brengt wanneer commerciële processen complex worden. Contracten, orders, prijzen, facturatie en klantgegevens komen bij jou samen, maar je kijkt verder dan de administratie alleen. Je analyseert, optimaliseert en zorgt ervoor dat alles achter de schermen naadloos werkt.

Met jouw expertise verbind je sales, customer service, channel partners, key accounts en interne stakeholders. Je neemt eigenaarschap over uitdagende dossiers, denkt proactief mee over verbeteringen en zorgt ervoor dat klanten én collega's op je kunnen rekenen.

Dit is geen traditionele administratieve functie. Het is een rol voor iemand die impact wil maken, processen slimmer wil organiseren en een belangrijke bijdrage wil leveren aan een uitstekende klantenervaring.

Klaar om jouw analytische kracht, klantgerichtheid en verbetermentaliteit in te zetten binnen een internationale organisatie? Dan maken we graag kennis met je.

Over Wolters Kluwer

Wolters Kluwer is een internationale, beursgenoteerde organisatie die professionals ondersteunt met gespecialiseerde informatie, software en digitale oplossingen. Dagelijks helpen we onze klanten om betere beslissingen te nemen, efficiënter te werken en succesvol te blijven in een snel veranderende wereld.

Wolters Kluwer Legal & Regulatory

Binnen de Legal & Regulatory-divisie ondersteunen we juridische en compliance-professionals met deskundige informatie en workflowoplossingen—waarbij we ons wereldwijde netwerk, talent en best practices inzetten om groei en operationele excellentie te stimuleren.

Jouw rol

Complexe dossiers beheersen. Je analyseert vragen over contracten, bestellingen, facturen en klantdata, onderzoekt oplossingen en rondt dossiers zelfstandig en zorgvuldig af.

Sales en klanten vooruithelpen. Je ondersteunt offertes en prijssimulaties, volgt orders en transacties op en grijpt proactief in wanneer snelheid, duidelijkheid of kwaliteit onder druk staat.

Processen slimmer maken. Je herkent terugkerende vragen en knelpunten, formuleert concrete verbeteringen en helpt nieuwe werkwijzen, applicaties en systemen testen en implementeren.

Kennis laten groeien. Je houdt procedures, werkinstructies en kennisdatabanken actueel en fungeert als kennisdrager en informele coach voor collega’s.

Stakeholders verbinden. Je bent een deskundig aanspreekpunt voor sales, customer service, channel partners en key accounts en communiceert ook complexe of gevoelige informatie helder.

Data, producten en prijzen bewaken. Je bewaakt een correcte order-, leverings- en omzetregistratie.

Wat breng jij mee?

Je bent een ervaren professional die inhoudelijke diepgang koppelt aan rust, eigenaarschap en commerciële voeling. Je herkent jezelf in het volgende:

• Je beschikt over een bachelor werk- en denkniveau of hebt door relevante ervaring een vergelijkbaar niveau opgebouwd.

• Je hebt meerdere jaren ervaring binnen sales support, customer operations, commerciële administratie of een vergelijkbare omgeving.

• Je bent vertrouwd met complexe administratieve processen en het beheren van klant-, contract- en ordergegevens.

• Je voelt je thuis in CRM-, ERP- en contractmanagementsystemen. Ervaring met SAP is een must, ervaring met SAP S/4HANA en Salesforce is een duidelijke troef.

• Je bent analytisch sterk en weet complexe of onvolledige informatie snel te doorgronden en om te zetten naar werkbare oplossingen.

• Je communiceert vlot in het Nederlands en je hebt een goede kennis van het Frans.

• Je neemt initiatief, werkt zelfstandig en voelt je verantwoordelijk voor het resultaat.

Wij bieden jou:

• Een inhoudelijk rijke seniorfunctie met ruimte voor zelfstandigheid, expertise en zichtbare impact.

• Een enthousiast en leergierig team met ervaren collega’s, samenwerking en actieve kennisdeling.

• Kansen om je expertise verder uit te bouwen en mee vorm te geven aan processen, systemen en dienstverlening.

• Een marktconforme verloning met extralegale voordelen, waaronder maaltijdcheques, ecocheques en groepsverzekering.

• 32 vakantiedagen, glijdende uren, aandacht voor work-life balans en een flexibel thuiswerkbeleid met mogelijkheid tot drie dagen thuiswerk.

Geïnteresseerd in de functie van Senior Sales Administrator?

Our Interview Practices

To maintain a fair and genuine hiring process, we kindly ask that all candidates participate in interviews without the assistance of AI tools or external prompts. Our interview process is designed to assess your individual skills, experiences, and communication style. We value authenticity and want to ensure we’re getting to know you—not a digital assistant. To help maintain this integrity, we ask to remove virtual backgrounds and include in-person interviews in our hiring process. Please note that use of AI-generated responses or third-party support during interviews will be grounds for disqualification from the recruitment process.

Applicants may be required to appear onsite at a Wolters Kluwer office as part of the recruitment process.