Responsable administratif(ve) et financier(ière) Woluwé-Saint-Pierre

MonASBL; Brussel Hoofdstad; Hybrid; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Bibliotheca Wittockiana, musée belge dédié aux arts du livre et à la reliure, recherche un(e) Responsable administratif(ve) et financier(ière) pour gérer les aspects administratifs, financiers et opérationnels de la structure.

Le poste est à Woluwé-Saint-Pierre, CDI ACS, à temps plein, avec une collaboration étroite avec la direction et les partenaires externes. Vous assurez le suivi budgétaire, les contrats et les obligations légales en collaboration avec le bureau comptable.

Qualifications

• Master exigé ou équivalent en gestion administrative et financière.
• Expérience confirmée en gestion administrative et financière.
• Expérience en ressources humaines et gestion du personnel.
• Bonne connaissance de la comptabilité et du suivi budgétaire pour une ASBL.
• Grande rigueur, autonomie et sens de l’organisation.
• Maîtrise parfaite du français et bon niveau de néerlandais; l’anglais est un atout.

Responsibilities

• Assurer la gestion administrative et financière courante de l’ASBL.
• Encodage de la comptabilité, suivi des factures, paiements et contrats.
• Préparer, suivre et contrôler budgets et trésorerie; rapports financiers.
• Préparer les dossiers pour les instances et les pouvoirs subsidiants.
• Gérer les obligations liées au droit du travail et le secrétariat social.
• Coordonner le planning de l’équipe et assurer le fonctionnement de la structure.

Skills

Gestion financière

Gestion administrative

Ressources humaines

Comptabilité

Budgets et trésorerie

Contrats et factures

Education

Master

Tools

Bureautique

IA intégration

Job description

Lieu de l'emploi
1150 Woluwé-Saint-Pierre

Fonction
Responsable administratif(ve) et financier(ière)

Type de contrat
Temps plein - CDI - ACS

Date de clôture des candidatures
15/10/26

Employeur
Bibliotheca Wittockiana - Musée de la Reliure et des Arts du Livre - Woluwé-Saint-Pierre
Rue du Bemel, 23
1150 Woluwé-Saint-Pierre

Responsable administratif(ve) et financier(ière) Woluwé-Saint-Pierre

Bibliotheca Wittockiana - Musée de la Reliure et des Arts du Livre - Woluwé-Saint-Pierre

Description de l’ASBL, institution

Fondée à Bruxelles en 1983 par Michel Wittock, la Wittockiana est le seul musée en Belgique entièrement consacré aux arts du livre et de la reliure. Elle conserve une collection exceptionnelle de reliures, ouvrages précieux, livres d'artistes et livres-objets, de la Renaissance à nos jours. La Wittockiana préserve, étudie et valorise les arts du livre au service de toutes et tous. Par ses expositions, ses publications et ses activités, la Wittockiana contribue à faire connaître les arts du livre bien au-delà des cercles de la bibliophilie et s'affirme aujourd’hui comme un musée de référence dans ce domaine.
site web : http://wittockiana.org/fr

Poste à pourvoir

Wittockiana asbl recherche un(e) Responsable de la gestion administrative, financière et opérationnelle (h/f/x). Votre mission

• Gestion administrative et financière
• Assurer la gestion administrative et financière courante de l’ASBL ;
• Assurer l’encodage de la comptabilité et le suivi des factures, paiements, contrats ;
• Préparer, suivre et contrôler les budgets et la trésorerie ;
• Préparer les éléments nécessaires aux clôtures, rapports financiers et obligations administratives en collaboration avec le bureau comptable ;
• Participer à la préparation des dossiers pour les instances de l’ASBL et les pouvoirs subsidiants.
• Mettre en place et améliorer les outils et procédures nécessaires au bon fonctionnement de l’ASBL.
• Ressources humaines
• Assurer le suivi administratif du personnel ;
• Préparer et suivre les contrats, dossiers individuels, congés, absences et prestations ;
• Assurer le lien avec le secrétariat social ;
• Participer au suivi des obligations légales en matière de droit du travail ;
• Accompagner les membres de l’équipe dans les questions administratives liées aux ressources humaines ;
• Contribuer à un fonctionnement d’équipe harmonieux et attentif aux personnes.
• Opérations : planning et organisation
• Coordonner le planning de l’équipe et veiller à la bonne organisation des activités ;
• Anticiper les besoins en personnel et les périodes de forte activité ;
• Assurer le suivi des échéances administratives, financières et RH ;
• Mettre en place et améliorer les outils et procédures nécessaires au bon fonctionnement de l’ASBL.
• Vue générale de l’ASBL
• Participer activement à la vie quotidienne d’une petite structure culturelle ;
• Être la personne de référence pour la gestion du bâtiment, des contrats et achats ;
• Collaborer avec les autres membres de l’équipe, la direction, les partenaires et les prestataires externes ;
• Être force de proposition pour simplifier, structurer et améliorer les processus internes.

Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

Qualifications requises
Le profil que nous recherchons
Nous recherchons avant tout une personne fiable, autonome et polyvalente, qui apprécie de travailler dans une petite équipe et qui sait passer avec aisance d’un dossier administratif à une question RH, d’un suivi budgétaire à l’organisation du planning.

• Vous avez idéalement :
• Un master
• Une expérience professionnelle confirmée en gestion administrative et financière ;
• Une expérience en ressources humaines, avec une bonne compréhension des principales obligations liées à la gestion du personnel ;
• Une bonne connaissance de la comptabilité et du suivi budgétaire pour une asbl ;
• Une excellente capacité d’organisation et de planification ;
• Le sens des priorités et le souci du respect des échéances ;
• Une réelle autonomie dans le travail, tout en appréciant la collaboration avec une petite équipe ;
• De la rigueur, de la discrétion et un bon sens relationnel ;
• Une bonne maîtrise des outils numériques et bureautiques, avec une bonne capacité à intégrer les outils d’IA dans les pratiques professionnelles.
• Une excellente maîtrise tant à l’oral qu’à l’écrit du français, ainsi qu’une aisance dans l’expression en néerlandais. La connaissance de l’anglais (et d’autres langues éventuellement) est un atout.
• Une flexibilité horaire lors des activités muséales prévues en soirées ou les weekends.
• Une capacité à travailler dans un environnement où les missions sont variées et où chacune et chacun contribuent concrètement à la vie de la structure/du musée.
• Une expérience et/ou un intérêt dans le secteur culturel, associatif ou muséal constitue également un atout.

Conditions

Type de contrat : CDI – Statut ACS de la Région de Bruxelles-Capitale offre d’emploi n° 5962569
Régime : temps plein
Ce que nous vous propose

• Un CDI sous statut ACS de la Région de Bruxelles-Capitale ;
• Un temps plein 38h par semaine du mardi au samedi. Permanence un dimanche par mois, récupérable.
• Un poste à responsabilités au sein d’une équipe de cinq personnes ;
• Une fonction variée, concrète et centrale dans la vie de l’ASBL ;
• Un environnement de travail convivial, où l’autonomie et la confiance occupent une place importante ;
• La possibilité de contribuer directement au fonctionnement et au développement d’un musée à taille humaine ;
• Un travail au sein du secteur culturel, dans un cadre stimulant et porteur de sens.

Date de clôture des candidatures : 15/10/26