Project Support Officer Brussel

B2Ai - CAAN - Ensemble vzr; West-Vlaanderen; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

20 + 12 verlofdagen

Groepsverzekering

Maaltijdcheques

Flexibele werktijden

Thuiswerkmogelijkheden

Résumé du poste

Een architectenbureau in België is op zoek naar een Project Support Officer die verantwoordelijk is voor administratieve en organisatorische ondersteuning binnen het team. Je zorgt voor een professioneel onthaal van bezoekers, beheert projectadministratie en ondersteunt atelierhoofden. Een bachelor diploma is vereist, evenals sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden. Dit bureau biedt een stimulerende werkomgeving met ruimte voor persoonlijke groei en een aantrekkelijk salarispakket met extra voordelen.

Qualifications

• Ervaring in planning, projectondersteuning en verslaggeving is een sterke plus.
• Achtergrond in de architectuur of bouwsector is een troef.
• Beheersing van Nederlands en Frans, kennis van Engels is een plus.

Responsabilités

• Ondersteunen van het atelier op administratief en organisatorisch vlak.
• Bijwonen van ateliermeetings en maken van verslagen.
• Facturen controleren en projectverloop opvolgen.
• Zorgen voor een professioneel onthaal van bezoekers.

Connaissances

Organisatietalent

Communicatie

Administratieve vaardigheden

Kennis van Office pakketten

Formation

Bachelor diploma of gelijkwaardig

Outils

AFAS

Pure

Sharepoint

Description du poste

Het kantoor heeft expertise en referenties in (gezondheids)zorg-, sport- en cultuurcentra, scholen, kantoren, commerciële, residentiële, mixed-use, en stedenbouwkundige projecten in heel België en daarbuiten. Voor de versterking van ons team zijn we op zoek naar

Heb je nog vragen? Aarzel niet ons te contacteren

Als Project Support Officer ben je het organisatietalent dat het atelier ondersteunt op administratief, organisatorisch en projectmatig vlak, en je neemt daarbij ook een belangrijke rol op in het onthaal en de dagelijkse kantoorwerking.

Je zorgt voor een vlot en professioneel onthaal van bezoekers, houdt de administratie draaiende, bewaakt de planning en maakt correcte verslagen op. Daarnaast volg je mee de facturatie op en bied je structuur en ondersteuning waar nodig. Met jouw blik op kwaliteit, orde en efficiëntie help je de atelierhoofden en collega’s om vlot en professioneel te werken.

Administratie en projectdata

• Projectinfo aanvullen en updaten in AFAS (vergunningen, team, werfregistratie, etc)
• Bewaken van wettelijke vereisten, o.a opvolging van de Wet Peeters
• Beheer van het legal postvak en archivering van dossiers
• Voorbereiden en controleren van documenten, rapporten en projectinfo
• Ondersteuning bieden aan de atelierhoofden, assistentie bieden bij openbare aanbestedingen
• Documenteren van interne processen: schrijven van handleidingen en administratieve procedures
• Ateliermeetings bijwonen en verslagen opmaken (publiceren in Sharepoint, communicatie verspreiden over de verschillende teams)
• Acties opvolgen (dossiers afsluiten, fases aanpassen…)

Facturatie

• Controleren van facturen en projectverloop opvolgen
• Extra’s signaleren, termijnen bewaken en finance informeren voor prognoses

Planning en resourcebeheer

• Inplannen van werknemers in Pure (planningssoftware) en controleren en onderhouden van de voorcalculaties, zodat deze niet overschreden worden.
• Controleren van de uren van de werknemers
• Signalen doorspelen aan de atelierhoofden en de planning mee optimaliseren, indien nodig
• Organisatie atelier: nieuwe werknemers wegwijs maken in samenwerking met onthaal en HR
• Samenwerking van het team bevorderen: Organisatie van teambuildings, bijdrage aan een goede werksfeer, ondersteuning van de atelierhoofden

Onthaal en office support

• Begeleiden van bezoekers naar vergaderzalen en zorgen voor een vlotte en professionele ontvangst
• Waken over orde en netheid op kantoor
• Opvolging van de kuisploeg, Instaan voor de opvolging van facilitaire zaken op kantoor en het signaleren en coördineren van problemen
• Opvolging van de post
• Beheer van het economaat en kantoorvoorraden
• Voorzien van back-up voor de telefonie kantoor Gent en Roeselare
• Je beschikt over een Bachelor diploma of je bent gelijkgesteld door relevante administratieve ervaring
• Administratieve ervaring binnen planning, projectondersteuning en verslaggeving is een sterke plus
• Achtergrond in de architectuur, bouwsector is een sterke troef zodat je de projecten en werkprocessen snel kan begrijpen
• Je werkt graag in team maar je bent ook in staat om autonoom te werken
• Je werkt vlot met de officepakketten. Kennis van Pure, AFAS en Sharepoint is een plus
• Je beheerst één van de landstalen (Nederlands of Frans) en kan je in de andere taal vlot behelpen. Engels is een sterke plus

Ons aanbod

• Een multidisciplinair team binnen een inspirerende werkomgeving dat innovatieve projecten realiseert.
• De dynamiek en creativiteit van een kleinschalig atelier binnen de structuur van een groot bureau.
• Ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling, inclusief een jaarlijks opleidingsbudget
• Een contract van onbepaalde duur met een aantrekkelijk salarispakket en extralegale voordelen (o.a. 20 + 12 verlofdagen, groepsverzekering, maaltijdcheques, netto-onkostenvergoeding). Of de mogelijkheid om als zelfstandige samen te werken.
• Je hoofdwerkplaats bevindt zich in Gent. Je bent wel flexibel om je af en toe te verplaatsen naar onze andere kantoren
• Vlot bereikbare kantoren en duurzame mobiliteitsopties zoals deelwagens en plooifietsen.
• Flexibele werktijden en thuiswerkmogelijkheden voor een gezonde work-life balance.
• Een collegiale sfeer met regelmatige teambuildings, architectuurcafés en inspirerende architectuurreizen.

B2Ai staat voor jarenlange praktijk en een solide interne organisatie. Deze garanderen een brede ondersteuning voor de medewerkers en maximale ruimte voor creativiteit.

Wie bij B2Ai werkt …

• denkt mensgericht: bij elke opdracht staat de beleving van de mens – in en rond het gebouw – centraal
• is nieuwsgierig: met inlevingsvermogen en creativiteit vertalen we complexe dromen naar vernieuwende, haalbare oplossingen.
• Is expert: in een dynamische, multiculturele werkomgeving delen meer dan 140 collega’s hun expertise met enthousiasme en passie.

Word deel van ons team en bouw mee aan de toekomst

Naast een uitdagende en afwisselende job bieden we je

Een multidisciplinair team dat werkt aan innovatieve (internationale) projecten

Dynamische & inspirerende ateliers met aandacht voor persoonlijke ontwikkeling

Een competitief verloningspakket inclusief plezier, heel veel plezier

Onze collega’s aan het woord

Een uitdagende job met veel verantwoordelijkheden.

Ik ben gestart als ontwerper bij B2Ai, doorgegroeid naar senior projectarchitect en gepromoveerd tot atelierhoofd in Brussel. Een uitdagende job met veel verantwoordelijkheden en eigen inspraak. Het is mogelijk om onafhankelijk te werken binnen het groter kader van het bureau. Er worden voldoende carrièregerichte doorgroeimogelijkheden aangeboden.

Elke werkdag is anders, gevarieerd werk in collegiaal verband met fijne collega’s die ieder op zich uniek zijn door verschil in achtergrond, kennis & interesses. Er ontstaat een boeiende interactie tussen onze in-house afdelingen architectuur, interieur, masterplanning en engineering. Door de schaal van het bureau werken we aan de meest uiteenlopende programma’s in heel België en daarbuiten.

Een fijn bureau om je eerste stappen als architect te zetten.

Ik koos voor B2Ai omwille van de grote projecten. Wedstrijden die een zekere complexiteit en gelaagdheid met zich meebrengen; dat is waar ik als architect graag aan werk. In het designteam krijg je de tijd om een project grondig te onderzoeken en te ontwerpen met een visie. Dit maakt het mogelijk om je creativiteit in te zetten en concepten te onderzoeken. Verder zijn er workshops waarbij we elkaars ontwerpen bekijken en erover brainstormen. Als stagiair zijn dit leerrijke momenten.

Naast het werk leer je het team goed kennen tijdens de architectuurreizen, architectuurcafés, teambuildings, afterworkdrinks of gewoon aan de kickertafel. Collega’s worden vrienden. Wat het nog aangenamer maakt op de werkvloer. Dit alles maakt dat ik nog steeds tevreden ben van mijn keuze voor B2Ai. Een fijn bureau om als stagiair je eerste stappen als architect te zetten. (PS.: de verloning voor stagiairs is zeker ook een voordeel).

Door de verscheidenheid aan projecten is geen enkele dag dezelfde.

B2Ai is een bureau met een indrukwekkend portfolio. Door de verscheidenheid aan projecten is geen enkele dag dezelfde. De uitdagende projecten spreken me aan. Zelf werk ik hier graag omwille van de autonomie en verantwoordelijkheden die je krijgt. Ook de verscheidenheid aan profielen en ervaring van de collega’s zorgen ervoor dat je steeds een klankbord hebt. Bij B2Ai zijn de projecten dermate divers dat je je kennis kan uitbreiden of juist verfijnen binnen specifieke domeinen. Zowel grote als kleine projecten behoren tot ons portfolio wat ervoor zorgt dat je steeds de juiste uitdaging vindt.

Onze kantoren in Brussel, Gent & Roeselare zijn vlot bereikbaar en voor een projectarchitect dus een goede uitvalsbasis voor de verschillende werven. Ondanks de grootte is B2Ai toch een bureau waar een gemoedelijke sfeer heerst. Goede samenwerkingen en de vele events die worden georganiseerd dragen hiertoe bij.