program delivery assistant

Randstad Professionals; Gent; On-site; EUR 38,000 - 56,000; Full time

Job summary

Randstad Professionals in Gent zoekt een gedreven Program Delivery Assistant die dagelijks de ondersteuning en opvolging van het programma verzorgt. Je werkt nauw samen met de Program Delivery Lead en ontzorgt het programmateam op vlak van administratie en communicatie.

Je houdt overzicht over actiepunten, voortgangsrapportages en afspraken, organiseert vergaderingen en bereidt statusupdates voor aan stakeholders en senior management.

Responsibilities

• Ondersteunen van de Program Delivery Lead bij de dagelijkse coördinatie en het bewaken van de programmadoelstellingen en planningen.
• Actief opvolgen van actiepunten, risico’s en afhankelijkheden in JIRA en tijdige updates door teams.
• Organiseren van voortgangsoverleggen, voorbereiden van agenda's, vastleggen van actiepunten/besluiten en bijeenkomsten kort, gericht en nuttig houden.
• Assisteren bij het opstellen van heldere statusrapporten en presentaties voor stakeholders en het senior management.
• Zorgen voor een gestructureerde documentatie van programmaprocessen, afspraken en statusupdates, zodat teams optimaal en transparant kunnen samenwerken.

Skills

Organisatie

Communicatie

Coördinatie

Samenwerken

Tools

JIRA

Job description

Naar aanleiding van onze grootschalige FTTH-uitrol (Fiber to the Home), zijn wij op zoek naar een gedreven en georganiseerde Program Delivery Assistant.

In deze functie speel je een sleutelrol in de dagelijkse ondersteuning en opvolging van het programma. Je werkt nauw samen met de Program Delivery Lead en ontzorgt het programmateam op het gebied van opvolging, administratie en heldere communicatie. Je helpt ervoor te zorgen dat verschillende multidisciplinaire teams (zoals GIS engineers, FTTH engineers en externe stakeholders) gestructureerd en efficiënt kunnen samenwerken. Je bent een organisatorische spilfiguur die het overzicht bewaart over actiepunten, voortgangsrapportages, documentatie en afspraken.

TAKEN:

• Ondersteunen van de Program Delivery Lead bij de dagelijkse coördinatie en het bewaken van de programmadoelstellingen en planningen.
• Actief opvolgen van actiepunten, risico’s en afhankelijkheden in JIRA. Je ziet erop toe dat informatie tijdig en correct wordt bijgewerkt door de betrokken teams.
• Organiseren van voortgangsoverleggen, voorbereiden van agenda's, vastleggen van actiepunten/besluiten en bijeenkomsten kort, gericht en nuttig houden.
• Assisteren bij het opstellen van heldere statusrapporten en presentaties voor stakeholders en het senior management.
• Zorgen voor een gestructureerde documentatie van programmaprocessen, afspraken en statusupdates, zodat teams optimaal en transparant kunnen samenwerken.