Praktijkcoördinator | Dental Excellence Grimbergen | Deeltijds 60%

DENTAL EXCELLENCE; Grimbergen; On-site; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

Dental Excellence in Grimbergen zoekt een Praktijkcoördinator die de motor wordt van de praktijk. Je zorgt voor vlotte planning, administratie en patiëntgerichte werking, in samenwerking met hoofdassistente en hoofdtandarts.

Je beheert planning, onboarding en administratie, bewaakt leveranciersfacturen en kassa, en fungeert als centraal aanspreekpunt voor niet-klinische vragen en interne communicatie.

Qualifications

• Ervaring in praktijkcoördinatie of administratieve coördinatie in een tandartspraktijk.
• Sterke plannings- en coördinatievaardigheden met oog voor efficiëntie.
• Goede communicatieve vaardigheden en teamwork.

Responsibilities

• Plan weekplanning van assistenten op basis van agenda en overleg.
• Coördinatie van onboarding van nieuw personeel en flexi's.
• Beheer van administratie zoals inkoop, voorraad en facturatie in NetSuite.
• Centrale aanspreekpunt voor niet-klinische vragen en communicatie.

Skills

Planning

Team management

Onboarding

Communicatie

Tools

NetSuite

ProTime

Job description

Over de vacature

Mint Tandartsen is een tandartsengroep van toonaangevende praktijken. We zijn op zoek naar een Praktijkcoördinator die de motor wordt van één van deze toppraktijken: Dental Excellence

Voor Dental Excellence in Grimbergen zoeken we een Praktijkcoördinator die mee zorgt voor een vlotte, efficiënte en patiëntgerichte werking van onze praktijk.

Als Praktijkcoördinator ben jij een belangrijke schakel binnen de praktijk. Samen met de hoofdassistente en hoofdtandarts zorg je ervoor dat mensen, planning, administratie en dagelijkse werking goed op elkaar afgestemd zijn.

WAT GA JE DOEN?

Planning en team

• Je maakt de weekplanning van de assistenten op basis van de DentAdmin-agenda
• Je organiseert teamvergaderingen en het maandelijkse praktijkoverleg, en maakt de verslagen hiervan op.
• Onboarding van nieuwe medewerkers, flexi's en jobstudentenn behoren zeker tot jouw takenpakket.
• Je selecteert assistenten en baliemedewerkers samen met Talent Acquisition en de hoofdtandartsen. Je wordt hier dus actief in betrokken maar doet dit niet zelfstandig.

Administratie en financiën

• Je bent verantwoordelijk voor het beheer van ProTime: prestaties, verlof en afwezigheden.
• Je volgt bestellingen en voorraden op en je keurt leveranciersfacturen goed in NetSuite.
• Je bereidt de verdeling van labokosten per tandarts voor en je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen over erelonen, in overleg met Finance.
• Je controleert maandelijks de kassa en volgt verschillen op.
• Je beheert onderhoud en inventaris van toestellen.

Communicatie en opvolging

• Je bent het centrale aanspreekpunt voor niet-klinische vragen van tandartsen, via een vast moment op werkdagen en via de praktijkmailbox.
• Je ontvangt en verspreidt de communicatie van Mint (P&O, Payroll, Finance, Integratie) naar de praktijk.
• Je rapporteert maandelijks aan de Regiomanager van Mint met een kort overzicht en enkele cijfers.