Polyvalent directiesecretaris / directiesecretaresse Regio Heist-op-den-Berg / Berlaar

S.M.E.C.; Itegem; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

S.M.E.C. zoekt een ervaren administratieve rechterhand voor de directie. Je zorgt dat de dagelijkse administratie correct verloopt, documenten tijdig worden aangeleverd en dossiers nauwkeurig worden opgevolgd.

Je behandelt verkoopfacturen, verzamelt en organiseert documenten voor de boekhouder en fungeert als aanspreekpunt voor administratieve vragen. Daarnaast beheer je loon- en werfadministratie en coördineert verhuurgerelateerde dossiers.

Qualifications

• Relevante ervaring in een brede administratieve functie, als directiesecretaris/directiesecretaresse of als administratief medewerker met verantwoordelijkheid.
• Ervaring in de bouwsector of machineverhuur is een pluspunt.
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en gestructureerd en bewaart het overzicht wanneer verschillende taken samenkomen.
• Je communiceert vlot en professioneel in het Nederlands, zowel telefonisch als schriftelijk.

Responsibilities

• Administratie en facturatie: verkoopfacturen opstellen, dossierbeheer en aanspreekpunt voor administratieve vragen.
• Personeels- en werfadministratie: loonadministratie-gegevens verwerken, aanmeldingen van medewerkers op werven.
• Administratie machineverhuur: verhuurvragen registreren, beschikbaarheid afstemmen en verhuurdossiers opvolgen.

Skills

Organisatievermogen

Nauwkeurigheid

Zelfstandigheid

Communicatieve vaardigheden

Initiatief

Tools

Outlook

Word

Excel

Job description

Voor onze activiteiten in de bouwsector en machineverhuur zoeken wij een ervaren administratieve rechterhand voor de directie. Je zorgt dat de dagelijkse administratie correct verloopt, documenten tijdig worden aangeleverd en dossiers nauwkeurig worden opgevolgd.

Jouw taken

Administratie en facturatie

• Je stelt verkoopfacturen op en volgt de facturatie administratief op.
• Je verzamelt, controleert en organiseert documenten voor de boekhouder en bent het aanspreekpunt voor administratieve vragen.
• Je controleert de e-Box en volgt berichten, deadlines en gevraagde acties op.
• Je verwerkt en volgt correspondentie van klanten, leveranciers en overheidsdiensten op.
• Je houdt dossiers en het digitale klassement overzichtelijk en actueel.

Personeels- en werfadministratie

• Je verzamelt en verwerkt de gegevens voor de loonadministratie, zoals prestaties, afwezigheden en verlof, in samenwerking met het sociaal secretariaat.
• Je verzorgt de aanmeldingen van medewerkers op werven.
• Je vraagt de nodige attesten en documenten op en bewaakt hun geldigheid.
• Je plant opleidingen en volgt personeels- en opleidingsdossiers op.

Administratie machineverhuur

• Je beantwoordt telefonische vragen over de verhuur van machines.
• Je registreert verhuuraanvragen en stemt beschikbaarheid en afspraken af met de verantwoordelijke.
• Je volgt verhuurdossiers, huurperiodes en bijbehorende documenten op.
• Je zorgt voor een correcte en tijdige facturatie van de verhuur.

Jouw profiel

• Je hebt relevante ervaring in een brede administratieve functie, als directiesecretaris/directiesecretaresse of als administratief medewerker met verantwoordelijkheid.
• Ervaring in de bouwsector of machineverhuur is een pluspunt.
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en gestructureerd en bewaart het overzicht wanneer verschillende taken samenkomen.
• Je neemt initiatief, stelt prioriteiten en volgt openstaande zaken actief op.
• Je communiceert vlot en professioneel in het Nederlands, zowel telefonisch als schriftelijk.
• Je werkt vlot met Outlook, Word en Excel en leert nieuwe administratieve programma's snel aan.
• Je gaat discreet om met personeelsgegevens, financiële informatie en vertrouwelijke dossiers.

Vaste betrekking · 38 uur per week · Onmiddellijke indiensttreding