Onthaalmedewerker / administratieve duizendpoot

Jobat; Middelkerke; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Jobat zoekt voor een kleinschalig notaris kantoor in Vlaanderen een allround medewerker die telefonische oproepen beantwoordt en afspraken plant. U ondersteunt de notaris en collega’s bij dagdagelijkse taken en zorgt voor een vlotte cliëntontvangst en documentenstromen, zowel digitaal als op papier.

De functie omvat dossierbeheer, voorbereidende pre-akte-activiteiten en administratieve ondersteuning bij akteondertekening, met ruimte voor doorgroeimogelijkheden.

Qualifications

• Klantgericht en professioneel telefonische communicatievaardigheden.
• Plannen en opvolgen van afspraken en ondertekeningsdata.
• Teamondersteuning en korte verslaggeving van telefoongesprekken.

Responsabilités

• Beantwoorden van inkomende telefoongesprekken op 1e lijn.
• Afspraken en ondertekeningsdata in dossiers plannen.
• Bijstand aan notaris en collega's door telefoongesprekken uit te voeren met verslaggeving.
• Ontvangst van cliënten bij akte ondertekening en opslag van documenten.
• Identificatie van cliënten en aanmaken van dossierfiche (digitaal en papier).
• Opvolgen van te ontvangen stukken en pre-akte opzoeken.
• Uitvoeren van losse administratieve taken zoals attest opmaken en formulieren invullen.
• Opmaak van volmachtakten.

Description du poste

Kleinschalig allround notariskantoor met doorgroeimogelijkheden

Jobomschrijving

Je rol

• Professioneel beantwoorden van de binnenkomende telefonische oproepen in 1ste lijn
• Plannen van de afspraken / ondertekeningsdata in de dossiers
• Bijstand aan collega's / de notaris door in hun opdracht telefoons uit te voeren (met verslaggeving)
• Ontvangst van de cliënt (ikv de ondertekening van de akte / het binnenbrengen van stukken / de niet-geagendeerde bezoeken)
• Identificatie van de cliënt / aanmaak van de bijhorende fiches in ons actalibra - SDPpakket / creatie van de dossiers (digitaal en op papier) / 1ste geschreven communicatie met de cliënt
• Opvolging van te ontvangen stukken in de dossiers
• Opzoekingen pre-akte doen in de dossiers
• Uitvoeren van losse administratieve opdrachten: opmaak attesten, invullen formulieren, doorsturen kopies van akten, varia scantaken
• Opmaak van volmachtakten