Onthaalmedewerker / administratieve duizendpoot

Notaris.be; Middelkerke; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Maaltijdcheques

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

CAO‑premie

ecocheques

Moderne tools

Soepele verlofmogelijkheden

Résumé du poste

Notaris.be zoekt een receptionist/administratief medewerker om inkomende oproepen professioneel af te handelen, afspraken te plannen en cliënten te ontvangen. Je ondersteunt de notaris en collega’s, beheert dossiers en voert lichte administratieve taken uit, met aandacht voor discretie en klantgerichtheid.

Een Bachelor met focus op onthaal/kantoororganisatie is aangewezen, ervaring is geen vereiste en je kan zowel in-Frans als in kloktaal communiceren.

Qualifications

• Bachelor met de klemtoon op onthaal / kantoororganisatie.
• Ervaring niet noodzakelijk.
• Courante informaticatoepassingen onder de knie.
• Communicatief met verantwoordelijkheidszin (discretie) en een cliëntgerichte attitude.
• Ook kunnen fungeren als contactpersoon voor de Franstalige cliënt.
• Positief ingestelde teamspeler.

Responsabilités

• Professioneel beantwoorden van de binnenkomende telefonische oproepen in eerste lijn.
• Plannen van afspraken en ondertekeningsdata in dossiers.
• Bijstand aan collega’s en de notaris door telefoons uit te voeren met verslaggeving.
• Ontvangst van de cliënt en oplevering van stukken; beheer van dossiers.
• Identificatie van cliënten en aanmaak van fiches in SDP-pakket; digitale en papieren dossiers.
• Opvolging van te ontvangen stukken en pre-akte zoekingen.
• Uitvoeren van losse administratieve opdrachten: attesten, formulieren, kopieën, scans.
• Opmaak van volmachtakten.

Connaissances

Telefonische communicatie

Cliëntgerichte attitude

Discretie

Teamspeler

Kantoororganisatie

Informatica

Formation

Bachelor met focus op onthaal/kantoororganisatie

Outils

Courante informaticatoepassingen

Description du poste

• Professioneel beantwoorden van de binnenkomende telefonische oproepen in 1ste lijn
• Plannen van afspraken / ondertekeningsdata in de dossiers
• Bijstand aan collega’s / de notaris door in hun opdracht telefoons uit te voeren (met verslaggeving)
• Ontvangst van de cliënt (ikv de ondertekening van de akte / het binnenbrengen van stukken / de niet-geagendeerde bezoeken)
• Identificatie van de cliënt / aanmaak van de bijhorende fiches in ons actalibra - SDPpakket / creatie van de dossiers (digitaal en op papier) / 1ste geschreven communicatie met de cliënt
• Opvolging van te ontvangen stukken in de dossiers
• Opzoekingen pre-akte doen in de dossiers
• Uitvoeren van losse administratieve opdrachten: opmaak attesten, invullen formulieren, doorsturen kopies van akten, varia scantaken
• Opmaak van volmachtakten
• Bachelor met de klemtoon op onthaal / kantoororganisatie
• Ervaring niet noodzakelijk
• Courante informaticatoepassingen onder de knie
• Communicatief met verantwoordelijkheidszin (discretie) en een cliëntgerichte attitude
• Ook kunnen fungeren als contactpersoon voor de Franstalige cliënt
• Positief ingestelde teamspeler

Je rol

• Professioneel beantwoorden van de binnenkomende telefonische oproepen in 1ste lijn
• Plannen van afspraken / ondertekeningsdata in de dossiers
• Bijstand aan collega’s / de notaris door in hun opdracht telefoons uit te voeren (met verslaggeving)
• Ontvangst van de cliënt (ikv de ondertekening van de akte / het binnenbrengen van stukken / de niet-geagendeerde bezoeken)
• Identificatie van de cliënt / aanmaak van de bijhorende fiches in ons actalibra - SDPpakket / creatie van de dossiers (digitaal en op papier) / 1ste geschreven communicatie met de cliënt
• Opvolging van te ontvangen stukken in de dossiers
• Opzoekingen pre-akte doen in de dossiers
• Uitvoeren van losse administratieve opdrachten: opmaak attesten, invullen formulieren, doorsturen kopies van akten, varia scantaken
• Opmaak van volmachtakten
• Bachelor met de klemtoon op onthaal / kantoororganisatie
• Ervaring niet noodzakelijk
• Courante informaticatoepassingen onder de knie
• Communicatief met verantwoordelijkheidszin (discretie) en een cliëntgerichte attitude
• Ook kunnen fungeren als contactpersoon voor de Franstalige cliënt
• Positief ingestelde teamspeler

Je profiel

• Professioneel beantwoorden van de binnenkomende telefonische oproepen in 1ste lijn
• Plannen van afspraken / ondertekeningsdata in de dossiers
• Bijstand aan collega’s / de notaris door in hun opdracht telefoons uit te voeren (met verslaggeving)
• Ontvangst van de cliënt (ikv de ondertekening van de akte / het binnenbrengen van stukken / de niet-geagendeerde bezoeken)
• Identificatie van de cliënt / aanmaak van de bijhorende fiches in ons actalibra - SDPpakket / creatie van de dossiers (digitaal en op papier) / 1ste geschreven communicatie met de cliënt
• Opvolging van te ontvangen stukken in de dossiers
• Opzoekingen pre-akte doen in de dossiers
• Uitvoeren van losse administratieve opdrachten: opmaak attesten, invullen formulieren, doorsturen kopies van akten, varia scantaken
• Opmaak van volmachtakten
• Bachelor met de klemtoon op onthaal / kantoororganisatie
• Ervaring niet noodzakelijk
• Courante informaticatoepassingen onder de knie
• Communicatief met verantwoordelijkheidszin (discretie) en een cliëntgerichte attitude
• Ook kunnen fungeren als contactpersoon voor de Franstalige cliënt
• Positief ingestelde teamspeler

Wij Bieden

• Voltijds of deeltijds contract van onbepaalde duur
• Correcte verloning
• Voordelen eigen aan de sector: maaltijdcheques, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, CAO-premie en ecocheques
• Soepele verlofmogelijkheden
• Moderne tools om in aangename omstandigheden te kunnen werken op het kantoor