Onthaalmedewerker(s)ter

Notaris.be; Lendelede; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Maaltijdcheques

Hospitalisatieverzekering

Aanvullend pensioenplan

Verzekering inkomensverlies

Eindejaarspremie

CAO-premie

Verplaatsingsonkosten

Ecocheques

Résumé du poste

Notaris.be zoekt een gastvrije en discrete onthaalmedewerker om cliënten vriendelijk te ontvangen en professioneel te woord te staan bij inkomende oproepen. U beheert leverancierscontacten, bereidt aktezalen voor en biedt administratieve ondersteuning aan notarissen en collega’s.

U identificeert cliënten, maakt dossiers digitaal aan en verzorgt de planning van bezoeken voor openbare verkopen en afspraken voor notaris en juristen.

Qualifications

• Ervaring als onthaalmedewerkster in een juridische sector is een pluspunt.
• Goede kennis van MS Office en bereid om nieuwe toepassingen aan te leren.
• Je bent discreet, open en klantgericht.

Responsabilités

• Ontvangsten van cliënten en professioneel afhandelen van inkomende telefoongesprekken.
• Fungeren als contactpersoon voor leveranciers van bureaumateriaal en dranken.
• Controleren en klaarzetten van aktezalen voor ’s avonds en de volgende dag.
• Ondersteunen van collega’s en notarissen met administratieve taken.
• Identificeren van nieuwe cliënten en digitaal dossier aanmaken (ID-kaarten inlezen en gegevens bewaren).
• Opstarten van dossieronderzoeken en op termijn hypothecaire staten aanvragen.
• Begeleiden van bezoeken voor openbare verkopen en publicaties online beheren.
• Afspraken plannen voor notaris en juristen.
• Behandelen van inkomende en uitgaande post en volgen van de centrale mailbox.
• Dossiers classificeren en archiveren.

Connaissances

Klantgerichtheid

Communicatie

Teamwerk

Outils

Microsoft Office

Description du poste

• ben je de stem en het gezicht van ons kantoor:
• Je ontvangt de cliënten op een vriendelijke en correcte manier en beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen vlot en professioneel.
• Je fungeert als contactpersoon voor de leveranciers van bureaumateriaal en dranken.
• Je controleert de aktezalen voor je naar huis gaat ’s avonds en maakt ze klaar om er de volgende dag nieuwe cliënten te kunnen ontvangen (bloemen, drank, papier, brochures, enz.).
• bied je administratieve ondersteuning aan je collega’s en aan de notarissen:
• Je identificeert nieuwe cliënten en creëert hun dossiers digitaal (inlezen van ID-kaarten en bewaren van identiteitsgegevens in de dossiersoftware).
• Je mag alle opzoekingen rond de dossiers opstarten en (op termijn) hypothecaire staten aanvragen.
• Je plant de bezoeken in voor openbare verkopen en beheert alle online publicaties hiervan.
• Je plant afspraken in voor de notaris en de juristen.
• Je behandelt inkomende en uitgaande post.
• Je volgt de centrale mailbox van het kantoor op.
• Je klasseert en archiveert afgesloten dossiers.
  

Je rol

In De Rol Van Onthaalmedewerker

• ben je de stem en het gezicht van ons kantoor:
• Je ontvangt de cliënten op een vriendelijke en correcte manier en beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen vlot en professioneel.
• Je fungeert als contactpersoon voor de leveranciers van bureaumateriaal en dranken.
• Je controleert de aktezalen voor je naar huis gaat ’s avonds en maakt ze klaar om er de volgende dag nieuwe cliënten te kunnen ontvangen (bloemen, drank, papier, brochures, enz.).
• bied je administratieve ondersteuning aan je collega’s en aan de notarissen:
  • Je identificeert nieuwe cliënten en creëert hun dossiers digitaal (inlezen van ID-kaarten en bewaren van identiteitsgegevens in de dossiersoftware).
  • Je mag alle opzoekingen rond de dossiers opstarten en (op termijn) hypothecaire staten aanvragen.
  • Je plant de bezoeken in voor openbare verkopen en beheert alle online publicaties hiervan.
  • Je plant afspraken in voor de notaris en de juristen.
  • Je behandelt inkomende en uitgaande post.
  • Je volgt de centrale mailbox van het kantoor op.
  • Je klasseert en archiveert afgesloten dossiers.
    

Zodra je volledig operationeel bent, krijg je de kans om nieuwe kennis op te doen.

Je profiel

• Je hebt ervaring als onthaalmedewerkster in een juridische sector. Wij zullen sowieso ons uiterste best doen om van je ervaring samen een succes te maken.
• Relevante ervaring is geen must maar zeker een pluspunt.
• Je kan goed overweg met de courante informaticatoepassingen (Microsoft Office) en bent bereid om nieuwe toepassingen aan te leren.
• Je bent matuur en discreet.
• Je hebt een open, vriendelijke en klantgerichte persoonlijkheid.
• Je kunt je gemakkelijk integreren in een team en houdt van het contact met klanten.

Wij bieden

• een voltijds of deeltijds contract van onbepaalde duur
• een correct loon in overeenstemming met je ervaring en verantwoordelijkheden
• talrijke voordelen eigen aan de sector en aan het kantoor: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, verzekering inkomensverlies, eindejaarspremie, CAO-premie, verplaatsingsonkosten en ecocheques
• een aangename werkomgeving, voorzien van alle tools om in de beste omstandigheden te kunnen werken
• diverse opleidingsmogelijkheden en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
• een flexibel en gezinsvriendelijk arbeidsregime rekening houdend met de goede werking van het kantoor