office manager | plannings coördinator | voltijds

ADECCO; Gent; On-site; EUR 27,000 - 37,000; Part time

Job summary

Adecco zoekt voor een Gentse klant die EHBO-opleidingen organiseert een office manager die precies en pragmatisch kan plannen en organiseren.

Je bent het centrale aanspreekpunt voor deelnemers en trainers, regelt locaties, plant docenten en zorgt voor het lesmateriaal en attesten. Daarnaast beheer je de planning in ons systeem en coordineert met het team bij ziekte of wijzigingen.

Qualifications

• Plannen en organiseren van EHBO-opleidingen
• Centraal aanspreekpunt voor klant, deelnemers en trainers
• Administratieve ondersteuning zoals attesten, facturatiecontrole en reserveringen

Responsibilities

• Opvolging van geplande opleidingen, klachten en annulaties
• Boekingen van locaties, trainers en lesmateriaal
• Zorg voor planning in het systeem en bijsturing bij afwezigheid van docent

Job description

Voor onze klant in Gent die opleidingen organiseert, zijn we op zoek naar een extra collega om tijdelijk te helpen op de dienst van de opleidingen EHBO.

Ben jij een echte planner en organisator?

Als office manager zorg je voor het daadwerkelijk plannen en organiseren van de opleidingen EHBO.

Je regelt en boekt locaties, plant de juiste trainer, zorgt voor het lesmateriaal, legt de planning vast in ons systeem, levert attesten aan de deelnemers, annuleert en (her)plant opleidingen waar nodig.

Wanneer de opleidingen plaatsvinden zorg je waar nodig ook voor dagelijkse bijsturing (bv; als de docent ziek is)

Je kan je voorstellen dat je hierin snel moet kunnen schakelen.

In dit proces puzzel je projectmatig mee en zoek je naar een snelle en pragmatische oplossing samen met het team.

Jouw takenpakket bestaat uit:

• centraal aanspreekpunt voor de klant, deelnemers en trainers
• opvolging van de geplande opleidingen, klachten en annulaties
• administratieve ondersteuning zoals opmaak attesten, controle facturatie, opmaak bestelbonnen, reservatie zalen, ...