Office Assistent Communicatie & Events

Universiteit Hasselt; Hasselt; Sur place; EUR 36 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

Universiteit Hasselt zoekt een Administratief en Logistiek medewerker voor de dienst Communicatie en Marketing (DCM). Je bent het eerste aanspreekpunt en ondersteunt dagelijks bij administratieve taken en praktische regelingen.

Je bent supergebruiker van Microsoft Dynamics CRM, beheert agenda's, organiseert UHasselt-evenementen en verzorgt inschrijvingen, materialen en kostenplaatsopvolging. Daarnaast coördineer je publicaties, verzendingen en toga-verkoop.

Qualifications

• Ervaring met CRM-systemen (Microsoft Dynamics) is vereist.
• Sterke organisatorische vaardigheden en proactieve houding.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands.

Responsabilités

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen en ondersteuning binnen DCM.
• Je beheert CRM-gegevens, maakt lijsten en exporteren voor mailings.
• Organiseren en coördineren van UHasselt-evenementen (proclamaties, introductiedagen, Dag van de Wetenschap, etc.).
• Beheer van agenda en planning van overlegmomenten binnen de dienst.
• Bestellingen en opvolging van kantoormateriaal, relatiegeschenken en eventmateriaal.
• Aanspreekpunt voor externe partners voor verhuur van UHasselt-lokalen.
• Administratieve en logistieke opvolging van publicaties en verzendingen (UHasselt Magazine, brochures).
• Ondersteunen van toga-verkoop en praktische opvolging.

Outils

Microsoft Dynamics

Description du poste

Je bent de spilfiguur die zorgt voor de administratieve en logistieke ondersteuning van de dienst Communicatie en Marketing (DCM) van UHasselt. Je draagt bij aan een goede dagelijkse werking van de dienst en neemt daarbij proactief volgende taken en verantwoordelijkheden op:

• Je bent het **eerste aanspreekpunt voor vragen en ondersteuning** binnen DCM. Collega's kunnen bij jou terecht voor ondersteuning bij uiteenlopende administratieve taken en praktische regelingen.
• Je bent **supergebruiker van het CRM-systeem** (Microsoft Dynamics). Je maakt onder meer links en reizen aan, controleert segmenten en contactgegevens en exporteert lijsten voor mailings en andere verzendingen.
• Je biedt **organisatorische en logistieke ondersteuning bij UHasselt-evenementen,** zoals de proclamaties, introductiedagen, Dag van de Wetenschap, Nieuwjaarsreceptie, .... Je maakt inschrijflinks aan en volgt deze op, houdt overzichten en materiaallijsten bij, regelt lokaalreservaties en neemt andere praktische voorbereidingen op. Tijdens de evenementen help je mee bij het onthaal van gasten en deelnemers en verzorg je permanentie.
• Je staat in voor het **agendabeheer en de planning van overlegmomenten** binnen de dienst. Je plant afspraken en vergaderingen in, zowel binnen DCM als met collega's van andere diensten, en zorgt voor een vlotte praktische organisatie.
• Je verzorgt de **bestellingen en bijhorende opvolging** van de dienst, onder meer voor kantoormateriaal, relatiegeschenken en eventmateriaal. Je volgt ook afrekeningen en kostenplaatsen op.
• Je bent het **aanspreekpunt voor externe partners voor de verhuur van UHasselt-lokalen** en verzorgt de verdere afhandeling hiervan.
• Je staat in voor de **administratieve en logistieke opvolging van publicaties en verzendingen,** zoals het UHasselt Magazine en brochures.
• Je ondersteunt de **verkoop en praktische opvolging van toga's**.