Office Assistants (m/v/x) - (niv. C - startbaanovereenkomst)

FOD BUITENLANDSE ZAKEN; Brussel; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

FOD BUITENLANDSE ZAKEN zoekt een gemotiveerde administratieve medewerker voor een internationale werkomgeving in Brussel. U behandelt post en e-mail in Nederlands, Frans en Engels, stelt documenten op en coördineert verzending.

U beheert agenda's, plant vergaderingen en (dienst)reizen, ondersteunt praktische organisatie en onderhoudt contacten met NAVO en EU-diensten. Een veiligheidsmachtiging kan vereist zijn voor deze functie.

Qualifications

• Vereist Hoger Secundair Onderwijs.
• Vloeiende beheersing van Nederlands, Frans en Engels.
• Kandidaat voldoet aan de startbaanovereenkomst voor jonger dan 26 jaar.

Responsabilités

• Je verzorgt de administratieve opvolging van inkomende en uitgaande briefwisseling en e-mails in Nederlands, Frans en Engels.
• Je stelt brieven, documenten en andere administratieve correspondentie op en zorgt voor verzending.
• Je beheert agenda’s en plant vergaderingen, afspraken en (dienst)reizen.
• Je ondersteunt praktische organisatie van vergaderingen en evenementen en verzorgt de administratieve voorbereiding.
• Je onderhoudt administratieve contacten met NAVO- of EU-delegaties en met NAVO- of EU-diensten.
• Je beantwoordt telefonische oproepen en volgt vragen correct op.
• Je ontvangt bezoekers professioneel en begeleidt hen binnen de Permanente Vertegenwoordiging.
• Je verwerkt, klasseert en volgt administratieve documenten en dossiers nauwgezet op.
• Je biedt algemene administratieve ondersteuning aan medewerkers van de Permanente Vertegenwoordiging.

Connaissances

Nederlands

Frans

Engels

Organisatie

Administratieve vaardigheden

Formation

Diploma Hoger Secundair Onderwijs

Description du poste

Hou je van organiseren en administratief ondersteunen in een internationale werkomgeving? Werk je graag nauwkeurig en zorg je ervoor dat alles achter de schermen vlot verloopt? Beschik je over een diploma Hoger Secundair Onderwijs? Voldoe je aan de voorwaarden van een startbaanovereenkomst (je bent jonger dan 26 jaar)? Dan is deze functie misschien iets voor jou

Jouw functie

• Je verzorgt de administratieve opvolging van inkomende en uitgaande briefwisseling en e-mails in het Nederlands, Frans en Engels.
• Je stelt brieven, documenten en andere administratieve correspondentie op en zorgt voor een correcte verzending.
• Je staat in voor het beheer van agenda’s, inclusief de planning van vergaderingen, afspraken en (dienst)reizen.
• Je ondersteunt de praktische organisatie van vergaderingen, bijeenkomsten en andere activiteiten en zorgt voor de administratieve en logistieke voorbereiding ervan.
• Je onderhoudt administratieve contacten met andere delegaties bij de NAVO of EU en met verschillende NAVO of EU-diensten.
• Je beantwoordt telefonische oproepen, verstrekt de nodige informatie en zorgt voor een correcte opvolging van vragen.
• Je ontvangt bezoekers op een professionele manier en zorgt voor hun begeleiding binnen de Permanente Vertegenwoordiging.
• Je verwerkt, klasseert en volgt administratieve documenten en dossiers nauwgezet op.
• Je biedt algemene administratieve ondersteuning aan de medewerkers van de Permanente Vertegenwoordiging.

Belangrijke informatie

Op het moment van indiensttreding zal een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of uw gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in.

In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Om de functie te kunnen uitoefenen dient u te beschikken over een veiligheidsmachtiging op niveau GEHEIM of bereid zijn het onderwerp uit te maken van een veiligheidsonderzoek op dit niveau (Wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen).

Het bekomen van deze veiligheidsmachtiging is noodzakelijk om de functie te mogen uitoefenen. Indien het veiligheidsonderzoek een negatief resultaat oplevert, wordt de arbeidsovereenkomst van ambtswege beëindigd.

Bijkomend zal je tevens onderworpen worden aan een veiligheidsverificatie, vóór indiensttreding (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen).

Een positief veiligheidsadvies is noodzakelijk om de functie te mogen uitoefenen. Het weigeren van dit onderzoek of een negatief veiligheidsadvies zal leiden tot het beëindigen van de wervingsprocedure.