Office Assistant Projects

North Sea Port; Gent; Sur place; EUR 27 000 - 38 000; Temps partiel

Résumé du poste

North Sea Port zoekt een Office Assistant Projects om structuur te brengen in lopende projecten en de spil te zijn achter de schermen. Je zorgt ervoor dat afspraken gevolgd worden, documenten kloppen en managers zich kunnen richten op kerntaken.

Samen met de team Office Assistants Projects binnen Port Infra ondersteun je haven- en organisatiebrede projecten. Je werkt georganiseerd, proactief en bouwt sterke interne relaties op voor een vlot verloop.

Qualifications

• Je beschikt minstens over een mbo werk- en denkniveau.
• Je bent digitaal vaardig en werkt vlot met Office 365.
• Je bent een organisatietalent dat energie haalt uit het ondersteunen van collega's en het soepel laten verlopen van processen.
• Je werkt gestructureerd, denkt proactief mee en houdt moeiteloos het overzicht.
• Je communiceert vlot en bouwt gemakkelijk sterke samenwerkingsrelaties op.
• Je schakelt flexibel tussen verschillende prioriteiten en voelt je thuis in een dynamische projectomgeving.

Responsabilités

• Je organiseert en coördineert vergaderingen met collega’s en externe stakeholders. Daarbij zorg je voor een vlotte voorbereiding, opvolging en verslaggeving.
• Je houdt projectdocumentatie up-to-date, beheert actie- en besluitenlijsten en bewaakt afspraken, acties en deadlines.
• Je notuleert vergaderingen en zorgt ervoor dat gemaakte afspraken correct worden vastgelegd en opgevolgd.
• Je ondersteunt projectleiders bij de administratieve en organisatorische opvolging van infrastructuur- en organisatiebrede projecten.
• Je maakt bestelbonnen op en ondersteunt bij rapporteringen, facturatie en de opvolging van vorderingsstaten.
• Je zorgt voor een correcte archivering van documenten en biedt brede administratieve ondersteuning aan managers, projectleiders en projectteams.

Connaissances

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Samenwerken

Formation

MBO werk- en denkniveau

Outils

Office 365

Description du poste

Office Assistant Projects. Breng structuur in projecten die onze haven vooruithelpen.

Hou jij ervan om overzicht te creëren, mensen te ontzorgen en projecten mee op koers te houden? Als Office Asisstant Projects ben jij de spil achter de schermen van uiteenlopende projecten binnen North Sea Port. Je zorgt ervoor dat afspraken worden opgevolgd en administratie klopt waardoor managers en projectleiders kunnen focussen op hun kerntaken. Met jouw organisatietalent en proactieve houding zorg je voor structuur en een vlot verloop binnen projecten.

Samen met het team Office Assistants Projects binnen Port Infra ondersteun je niet alleen haveninfrastructuurprojecten, maar ook projecten van andere afdelingen binnen North Sea Port. Zo werk je mee aan initiatieven die impact hebben op onze haven én op onze organisatie.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Je organiseert en coördineert vergaderingen met collega’s en externe stakeholders. Daarbijzorg je voor een vlotte voorbereiding, opvolging en verslaggeving.
• Je houdt projectdocumentatie up-to-date, beheert actie- en besluitenlijsten en bewaakt afspraken, acties en deadlines.
• Je notuleert vergaderingen en zorgt ervoor dat gemaakte afspraken correct worden vastgelegd en opgevolgd.
• Je ondersteunt projectleiders bij de administratieve en organisatorische opvolging van infrastructuur- en organisatiebrede projecten.
• Je maakt bestelbonnen op en ondersteunt bij rapporteringen, facturatie en de opvolging van vorderingsstaten.
• Je zorgt voor een correcte archivering van documenten en biedt brede administratieve ondersteuning aan managers, projectleiders en projectteams.

Zijn wij de perfecte match… op zee?

Herken jij jezelf in onderstaand profiel?

• Je beschikt minstens over een mbo werk- en denkniveau.
• Je bent digitaal vaardig en werkt vlot met Office 365.
• Je bent een organisatietalent dat energie haalt uit het ondersteunen van collega's en het soepel laten verlopen van processen.
• Je werkt gestructureerd, denkt proactief mee en houdt moeiteloos het overzicht.
• Je communiceert vlot en bouwt gemakkelijk sterke samenwerkingsrelaties op.
• Je schakelt flexibel tussen verschillende prioriteiten en voelt je thuis in een dynamische projectomgeving.

Wat hebben wij jou als werkgever te bieden?

• Een rol in het hart van een Europese tophaven waar economie, duurzaamheid en maatschappij samenkomen, met zichtbare impact – lokaal én internationaal.
• Een grensoverstijgende werkcontext waarin samenwerken tussen België en Nederland dagelijkse realiteit is en nieuwe perspectieven oplevert. Plezant hé? - Of leuk joh!
• Een hechte crew in een open, respectvolle werkomgeving waar je op elkaar kan bouwen.
• Ruimte om mee koers te bepalen. We vertrouwen op jouw initiatief, verantwoordelijkheidszin en vooruitdenken.
• En natuurlijk hebben we ook sterke arbeidsvoorwaarden aan boord: een aantrekkelijk salarispakket, aangevuld met interessante secundaire voorwaarden die bijdragen aan jouw welzijn en ontwikkeling. Jouw functie valt binnen salarisband 3.
• Een parttime functie (24 tot 32 uur per week) met impact en verantwoordelijkheid.

Ontdek hier wat werken bij North Sea Port nog meer te bieden heeft.