Executive Assistant

North Sea Port; Gent; Sur place; EUR 38 000 - 56 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Parttime 3 dagen/week

Grensoverschrijdende samenwerking Bel&

Résumé du poste

North Sea Port in Gent zoekt een Executive Assistant die de rechterhand wordt van de CEO. Je beheert agenda, organiseert vergaderingen, verzorgt correspondentie en onderhoudt contacten op alle niveaus binnen en buiten de organisatie.

Je werkt nauw samen met andere Executive Assistants, ondersteunt bij prioriteiten en plant bezoeken en reizen. Een parttime rol (3 dagen per week) met verantwoordelijkheid in een Europese haven, waarin België en Nederland dagelijks samenwerken.

Qualifications

• HBO/ba werk- en denkniveau vereist.
• Uitstekende beheersing van Nederlands; goede beheersing van Engels en Frans.
• Sterke organisatorische vaardigheden en zelfstandig kunnen werken.
• Ervaring met Office 365.
• Discreet, integer en betrouwbaar.

Responsabilités

• Je bent de rechterhand van de CEO en ondersteunt ook de andere bestuurders.
• Beheer van mailbox en verzamelen van relevante informatie.
• Ondersteunen bij bepalen van prioriteiten en voorbereiden van vergaderingen.
• Plannen en organiseren van vergaderingen en reizen, opvolgen van acties en besluiten.
• Onderhouden van interne en externe contacten en samenwerken met andere afdelingen.

Connaissances

Nederlands taalvaardigheid

Engels taalvaardigheid

Frans taalvaardigheid

Organiseren & plannen

Communicatieve vaardigheden

Discreet & betrouwbaar

Zelfstandig werken

Formation

HBO/ba werk- en denkniveau

Outils

Office 365

Description du poste

Executive assistant. De rechterhand van de CEO.

Jij bent de rechterhand van de Bestuurder/CEO en zorgt dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Agendabeheer, het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen én het onderhouden van interne en externe contacten. Jij houdt het overzicht en schakelt moeiteloos tussen mensen, dossiers en deadlines. Samen met jouw collega ben jij hét aanspreekpunt voor alles wat de werking van het bestuur/de CEO betreft.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Je bent de rechterhand van de CEO en ondersteunt ook de andere bestuurders.
• Je draagt zorg voor de administratieve en secretariële ondersteuning van de CEO. Deze bestaat oa uit:
• beheer van de mailbox
• verzamelen van relevante informatie en
• (inhoudelijk) ondersteunen van de CEO bij het bepalen van prioriteiten.
• Je bent verantwoordelijk voor het plannen, voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten en het opvolgen van acties en besluiten vanuit verschillende overleggen.
• Je onderhoudt interne en externe contacten op verschillende niveaus en werkt nauw samen met het team van Executive Assistants (die gezamenlijk het bestuur ondersteunen) en schakelt vlot met andere afdelingen.
• Je organiseert en plant bezoeken en dienstreizen (binnen- en buitenland).

Zijn wij de perfecte match... op zee?

Herken jij jezelf in onderstaand profiel? Check!

• Je hebt een hbo/bachelor werk- denkniveau, een relevante opleiding en minstens 5 jaar ervaring.
• Je bent communicatief sterk en beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van de Engelse en Franse taal, zowel schriftelijk als mondeling.
• Je bewaart het overzicht, kunt goed multitasken en prioriteiten stellen: je schakelt snel, bent flexibel in jouw werktijden en weet je snel aan te passen aan veranderende of onvoorziene omstandigheden.
• Je werkt nauwkeurig, proactief, denkt vooruit en zoekt altijd naar oplossingen.
• Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden, kunt zelfstandig werken en zoekt graag de samenwerking met jouw collega’s.
• Je kunt uitstekend werken met Office 365.
• Je bent discreet, integer en betrouwbaar. Je beweegt je gemakkelijk binnen een bestuurlijke context en bouwt graag een eigen netwerk uit.

Wat hebben wij jou als werkgever te bieden?

• Een parttime functie (3 dagen per week) met impact en verantwoordelijkheid.
• Een rol in het hart van een Europese tophaven waar economie, duurzaamheid en maatschappijsamenkomen, met zichtbare impact – lokaal én internationaal.
• Een grensoverstijgende werkcontext waarin samenwerken tussen België en Nederland dagelijkse realiteit is en nieuwe perspectieven oplevert. Plezant hé? - Of leuk joh!
• Een hechte crew in een open, respectvolle werkomgeving waar je op elkaar kan bouwen.
• Ruimte om mee koers te bepalen. We vertrouwen op jouw initiatief, verantwoordelijkheidszin en vooruitdenken.
• En natuurlijk hebben we ook sterke arbeidsvoorwaarden aan boord: een aantrekkelijk salarispakket, aangevuld met interessante secundaire voorwaarden die bijdragen aan jouw welzijn en ontwikkeling. Jouw functie valt binnen salarisband 5.

Ontdek hier wat werken bij North Sea Port nog meer te bieden heeft.