Part-Time Project Support Assistant

North Sea Port; Gent; Sur place; EUR 27 000 - 38 000; Temps partiel

Résumé du poste

North Sea Port zoekt een Office Assistant Projects om structuur te brengen in lopende projecten en de spil te zijn achter de schermen. Je zorgt ervoor dat afspraken gevolgd worden, documenten kloppen en managers zich kunnen richten op kerntaken.

Samen met de team Office Assistants Projects binnen Port Infra ondersteun je haven- en organisatiebrede projecten. Je werkt georganiseerd, proactief en bouwt sterke interne relaties op voor een vlot verloop.

Qualifications

• Je beschikt minstens over een mbo werk- en denkniveau.
• Je bent digitaal vaardig en werkt vlot met Office 365.
• Je bent een organisatietalent dat energie haalt uit het ondersteunen van collega's en het soepel laten verlopen van processen.
• Je werkt gestructureerd, denkt proactief mee en houdt moeiteloos het overzicht.
• Je communiceert vlot en bouwt gemakkelijk sterke samenwerkingsrelaties op.
• Je schakelt flexibel tussen verschillende prioriteiten en voelt je thuis in een dynamische projectomgeving.

Responsabilités

• Je organiseert en coördineert vergaderingen met collega’s en externe stakeholders. Daarbij zorg je voor een vlotte voorbereiding, opvolging en verslaggeving.
• Je houdt projectdocumentatie up-to-date, beheert actie- en besluitenlijsten en bewaakt afspraken, acties en deadlines.
• Je notuleert vergaderingen en zorgt ervoor dat gemaakte afspraken correct worden vastgelegd en opgevolgd.
• Je ondersteunt projectleiders bij de administratieve en organisatorische opvolging van infrastructuur- en organisatiebrede projecten.
• Je maakt bestelbonnen op en ondersteunt bij rapporteringen, facturatie en de opvolging van vorderingsstaten.
• Je zorgt voor een correcte archivering van documenten en biedt brede administratieve ondersteuning aan managers, projectleiders en projectteams.

Connaissances

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Samenwerken

Formation

MBO werk- en denkniveau

Outils

Office 365

Description du poste

North Sea Port zoekt een Office Assistant Projects om structuur te brengen in lopende projecten en de spil te zijn achter de schermen. Je zorgt ervoor dat afspraken gevolgd worden, documenten kloppen en managers zich kunnen richten op kerntaken.

Samen met de team Office Assistants Projects binnen Port Infra ondersteun je haven- en organisatiebrede projecten. Je werkt georganiseerd, proactief en bouwt sterke interne relaties op voor een vlot verloop.