Office Assistant Notariaat

TopTalents; Oost-Vlaanderen; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Voltijdse of deeltijdse functie

Vast contract van onbepaalde duur

Flexibele werkuren

Teamactiviteiten en opleidingsmogelijk

Résumé du poste

TopTalents zoekt een Office Assistant voor een vast voltijds contract bij een jong en modern notariskantoor in Oost-Vlaanderen. Je bent de organisatorische spil en de rechterhand van de notarissen en juristen, en je zorgt voor een professionele en persoonlijke dienstverlening aan cliënten.

Je taken omvatten het eerste aanspreekpunt voor cliënten, agendabeheer, administratie van dossiers en contact met overheden en banken.

Qualifications

• Diploma rechtspraktijk of relevante ervaring in een notariaat/administratieve omgeving is mooi meegenomen.
• Je bent vriendelijk, professioneel en kunt goed communiceren met cliënten en collega’s.
• Je hebt een georganiseerde en nauwkeurige aanpak met oog voor detail.

Responsabilités

• Eerstelijns aanspreekpunt voor cliënten, telefonisch en aan het onthaal.
• Plan en beheer afspraken en agenda van juristen.
• Start dossiers administratief op en verwerk gegevens correct.
• Vraag attesten en documenten op bij overheden, banken en instellingen.
• Volg dossiers administratief op en bewaak de planning.
• Ondersteun juristen bij voorbereiding van dossiers en eenvoudige aktes.
• Zorg voor een professionele en persoonlijke dienstverlening aan cliënten.
• Denk mee over efficiënte werking en verbeteringen binnen het kantoor.

Connaissances

Organisatie

Communicatie

Nauwkeurigheid

Discreet

Initiatief

Teamwork

Office software

Formation

Diploma rechtspraktijk

Ervaring in notariaat/advocatuur

Outils

Office-toepassingen

Description du poste

Vast contract - Voltijds (4/5 kan)

Onze partner is een jong en modern notariskantoor waar juridische expertise, digitalisering en een persoonlijke aanpak samenkomen. Als Office Assistant ben je een belangrijke schakel binnen het team. Je ondersteunt de notarissen en juristen, staat cliënten professioneel te woord en zorgt ervoor dat dossiers administratief correct en efficiënt worden opgevolgd.

Ter versterking van hun team zoeken we een enthousiaste collega die graag verantwoordelijkheid neemt en wil meegroeien met het kantoor.

Functie

Als Office Assistant ben je de organisatorische spil van het kantoor en de rechterhand van de notarissen en juristen. Dankzij jouw ondersteuning kunnen dossiers vlot vooruitgaan en worden cliënten professioneel en persoonlijk verder geholpen.

Je takenpakket is gevarieerd en geen twee dagen zijn hetzelfde. Zo:

• ben je het eerste aanspreekpunt voor cliënten, zowel telefonisch als aan het onthaal;
• plan je afspraken in en stem je agenda's af met de juristen;
• start je nieuwe dossiers administratief op en zorg je ervoor dat alle gegevens correct verwerkt worden;
• vraag je de nodige attesten en documenten op bij overheden, banken en andere instanties;
• volg je dossiers administratief op en bewaak je mee de planning;
• ondersteun je de juristen bij de voorbereiding van dossiers en eenvoudige aktes;
• zorg je ervoor dat cliënten op een correcte, vriendelijke en professionele manier worden verder geholpen;
• denk je actief mee over een efficiënte werking en verbeteringen binnen het kantoor.

Afhankelijk van je interesses en ervaring krijg je bovendien de kans om geleidelijk meer verantwoordelijkheid op te nemen.

Profiel

We zoeken in de eerste plaats een fijne en betrouwbare collega die graag samenwerkt en energie krijgt van een goed georganiseerd kantoor.

Je herkent jezelf in volgende eigenschappen:

• Je bent vriendelijk, verzorgd en professioneel in je contacten.
• Je communiceert vlot en correct, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent georganiseerd, nauwkeurig en behoudt gemakkelijk het overzicht.
• Je kan prioriteiten stellen en houdt ervan om zaken op te volgen.
• Je bent discreet en betrouwbaar.
• Je neemt initiatief en ziet werk.
• Je helpt collega's spontaan wanneer dat nodig is.
• Je hebt een positieve ingesteldheid en draagt graag bij aan een aangename werksfeer.
• Je leert graag bij en staat open voor nieuwe uitdagingen.
• Je kan vlot overweg met de courante Office-toepassingen en leert nieuwe software snel aan.

Een diploma rechtspraktijk of ervaring binnen een notariaat, advocatenkantoor, vastgoedkantoor, bank of andere administratieve of juridische omgeving is mooi meegenomen. Maar het is vooral jouw motivatie, persoonlijkheid en ingesteldheid die voor ons het verschil maken.

Je kan rekenen op:

• Een voltijdse of deeltijdse functie met een vast contract van onbepaalde duur.
• Een aantrekkelijk en bespreekbaar loonpakket, afgestemd op jouw ervaring, talenten en verantwoordelijkheden.
• Flexibele werkuren, waarbij samen wordt gezocht naar een goede balans tussen werk en privé.
• Een jong, enthousiast en toegankelijk team met een open en horizontale structuur.
• Veel vertrouwen, verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief.
• Ruime opleidings- en doorgroeimogelijkheden.
• Regelmatige teamactiviteiten, gezellige lunches en een maandelijkse sportactiviteit.
• Collega's die elkaar helpen, respecteren en samen vooruit willen.

Over het Kantoor

Hier gelooft mijn steevast dat een notariaat modern, menselijk én ambitieus kan zijn.

Het kantoor investeert volop in digitalisering en een efficiënte manier van werken, maar vooral ook in de mensen die het verschil maken voor cliënten. Je komt terecht in een warme werkomgeving waar collega's samenwerken, elkaar ondersteunen en waar werkplezier belangrijk is.

Hier ben je geen nummer. Je krijgt vertrouwen, verantwoordelijkheid en de ruimte om jezelf verder te ontwikkelen.

Of je nu al ervaring hebt binnen een juridische of administratieve omgeving of net op zoek bent naar een nieuwe professionele uitdaging: Je krijgt de kans om te groeien binnen een modern kantoor en een team waar jouw bijdrage echt telt.