Office Assistant

BOEKAN; Koekelare; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

BOEKAN zoekt een Office Assistant voor het HR-team in België. Je coördineert operationele en administratieve HR-activiteiten en zorgt voor een vlekkeloze dossierafhandeling vanaf indiensttreding tot uitdiensttreding.

Je werkt aan het verzamelen en verwerken van personeelsgegevens voor payroll, stelt arbeidsovereenkomsten op, controleert tijdsregistratie en ondersteunt onboarding en offboarding. Ook fleet- en verzekeringsadministratie vallen onder jouw verantwoordelijkheid.

Qualifications

• Verwerking van personeelsadministratie van indiensttreding tot uitdiensttreding.
• Ondersteunen van payroll-voorbereiding en loonwijzigingen.
• Opstellen arbeidsovereenkomsten en HR-documenten.

Responsabilités

• Verzamelen en verwerken van relevante personeelsgegevens ter voorbereiding van payroll.
• Opstellen van arbeidsovereenkomsten en aanpassingen doorvoeren in HR-systemen.
• Opvolgen en controleren van tijdsregistratie en afwijkingen.
• Beheren van personeelsgerelateerde verzekeringen en fleetdocumentatie.
• Ondersteunen van onboarding en offboarding van medewerkers.

Connaissances

HR administratie

Communicatieve vaardigheden

Nauwkeurigheid

Teamwork

Outils

HR systemen

Description du poste

Ben jij een administratieve duizendpoot die energie haalt uit structuur brengen en mensen helpen? Dan voel jij je helemaal thuis in ons HR-team.

Als Office Assistant ben je de spil in het coördineren en ondersteunen van de operationeel administratieve HR-werking binnen de Pollet Group. Je denkt mee, zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en biedt ondersteuning aan het ganse HR-team.

Jouw functie

Je assisteert bij de dagelijkse HR-activiteiten en zorgt voor een vlekkeloze administratie:

Je staat in voor een correcte en tijdige verwerking van alle personeelsadministratie, van indiensttreding tot uitdiensttreding.

Een greep uit jouw takenpakket:

• het verzamelen en verwerken van relevante personeelsgegevens ter voorbereiding van de payroll (bijv. loonwijzigingen/mutaties).
• het opstellen van arbeidsovereenkomsten en andere HR-documenten en aanpassingen uitvoeren in onze HR systemen.
• het opvolgen en controleren van de tijdsregistratie en anomalieën.
• het beheren van de personeelsgerelateerde verzekeringen (bijv. de aangifte van schadegevallen).
• het goedkeuren van interimprestaties en controleren van facturen.
• het ondersteunen van de onboarding van nieuwe collega's door het opmaken van contracten en het verzorgen van de volledige HR-administratie.
• het verzorgen van een correcte administratieve afhandeling bij uitdiensttredingen.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor heel wat HR-vragen en zorgt ervoor dat collega's snel en correct geholpen worden.

Je beheert de volledige fleet

Een belangrijk deel van jouw functie bestaat uit het coördineren van ons wagenpark.

Je bewaart het overzicht over leasewagens en bedrijfswagens en zorgt ervoor dat alles administratief én praktisch correct verloopt.

Je:

• bent verantwoordelijk voor het volledige beheer van het wagenpark, inclusief nieuwe voertuigen, voertuigwissels, inleveringen en aanloopwagens.
• coördineert verzekeringsdossiers, schadebeheer en de administratieve opvolging van alle fleetgerelateerde wijzigingen.
• staat in voor de aanvraag en opvolging van laadpassen, tankkaarten, technische keuringen en andere fleetdocumentatie.
• fungeert als centraal aanspreekpunt voor externe fleetpartners en zorgt voor een vlotte samenwerking.
• signaleert verbeterkansen en draagt actief bij aan de optimalisatie van de fleetadministratie en bijhorende processen, met aandacht voor efficiëntie en kwaliteit.

Kortom: je draagt bij aan een vlotte en zorgeloze mobiliteit voor onze medewerkers.

Daarnaast...

• werk je mee aan HR-projecten en de verdere optimalisatie van onze HR-processen.