Human Resources Administrator

Pollet Group; Koekelare; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Maaltijdcheques

Hospitalisatieverzekering

Groepsverzekering

ECocheques

Glijdende werkuren

Résumé du poste

Pollet Group zoekt een HR Officer die het HR-team ondersteunt met een sterke administratieve basis en uitstekende organisatorische vaardigheden. Je behandelt personeelsgegevens, stelt contracten op en bewaakt tijdsregistratie.

Daarnaast coördineer je het wagenpark en zorg je voor een vlekkeloze onboarding en correcte afhandeling bij vertrekkers. Een bachelor en minstens 3 jaar relevante ervaring zijn vereist, met servicegerichte communicatie in Nederlands, Frans en Engels.

Qualifications

• Je hebt een bachelordiploma en minimaal 3 jaar ervaring in een coördinerende, administratieve rol.
• Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en kan prioriteiten stellen.
• Je beheerst Nederlands en kunt communiceren met Frans en Engels indien nodig.

Responsabilités

• Verwerken van personeelsadministratie en payroll-gerelateerde gegevens.
• Opstellen van arbeidsovereenkomsten en HR-documenten in HR-systemen.
• Opvolgen van tijdsregistratie en anomalieën.
• Beheer van personeelsverzekeringen en fleetgerelateerde dossiers.
• Ondersteunen van onboarding en afhandeling bij uitdiensttreding.
• Coördineren van wagenparkbeheer en aanverwante administratie.

Connaissances

Administratieve vaardigheden

Nauwkeurig werken

Organisatorische vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Formation

Bachelor diploma

Outils

HR-systemen

Description du poste

HR Officer

Ben jij een administratieve duizendpoot die energie haalt uit structuur brengen en mensen helpen? Dan voel jij je helemaal thuis in ons HR-team.

Als HR Administrator ben je de spil in het coördineren en ondersteunen van de operationeel administratieve HR-werking binnen de Pollet Group. Je denkt mee, zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en biedt ondersteuning aan het ganse HR-team.

Jouw functie

Je assisteert bij de dagelijkse HR-activiteiten en zorgt voor een vlekkeloze administratie:

Je staat in voor een correcte en tijdige verwerking van alle personeelsadministratie, van indiensttreding tot uitdiensttreding.

Een greep uit jouw takenpakket:

• het verzamelen en verwerken van relevante personeelsgegevens ter voorbereiding van de payroll (bijv. loonwijzigingen/mutaties).
• het opstellen van arbeidsovereenkomsten en andere HR-documenten en aanpassingen uitvoeren in onze HR systemen.
• het opvolgen en controleren van de tijdsregistratie en anomalieën.
• het beheren van de personeelsgerelateerde verzekeringen (bijv. de aangifte van schadegevallen).
• het goedkeuren van interimprestaties en controleren van facturen.
• het ondersteunen van de onboarding van nieuwe collega's door het opmaken van contracten en het verzorgen van de volledige HR-administratie.
• het verzorgen van een correcte administratieve afhandeling bij uitdiensttredingen.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor heel wat HR-vragen en zorgt ervoor dat collega's snel en correct geholpen worden.

Je beheert de volledige fleet

Een belangrijk deel van jouw functie bestaat uit het coördineren van ons wagenpark.

Je bewaart het overzicht over leasewagens en bedrijfswagens en zorgt ervoor dat alles administratief én praktisch correct verloopt.

Je:

• bent verantwoordelijk voor het volledige beheer van het wagenpark, inclusief nieuwe voertuigen, voertuigwissels, inleveringen en aanloopwagens.
• coördineert verzekeringsdossiers, schadebeheer en de administratieve opvolging van alle fleetgerelateerde wijzigingen.
• staat in voor de aanvraag en opvolging van laadpassen, tankkaarten, technische keuringen en andere fleetdocumentatie.
• fungeert als centraal aanspreekpunt voor externe fleetpartners en zorgt voor een vlotte samenwerking.
• signaleert verbeterkansen en draagt actief bij aan de optimalisatie van de fleetadministratie en bijhorende processen, met aandacht voor efficiëntie en kwaliteit.

Kortom: je draagt bij aan een vlotte en zorgeloze mobiliteit voor onze medewerkers.

Daarnaast...

• werk je mee aan HR-projecten en de verdere optimalisatie van onze HR-processen.

Wie ben jij?

Je houdt ervan om zaken correct af te werken en krijgt energie van een goed georganiseerde administratie. Tegelijk ben je servicegericht en denk je graag mee met collega's.

Daarnaast herken je jezelf in onderstaande eigenschappen:

• Je beschikt over een bachelordiploma en hebt minimum 3 jaar ervaring in een coördinerende, administratieve rol. Ervaring in HR-administratie of fleetbeheer is niet noodzakelijk; jouw leergierigheid en interesse in het vakgebied maken het verschil.
• Je werkt detailgericht, nauwkeurig en gestructureerd, legt gemakkelijk verbanden en denkt logisch na.
• Je ontzorgt de business dankzij jouw sterke organisatorische vaardigheden. Je bent proactief, denkt mee en weet van aanpakken. Problemen zie je als uitdagingen en je denkt in oplossingen.
• Servicegericht werken zit in jouw DNA.
• Je bent flexibel, stelt prioriteiten, behoudt ook bij drukte het overzicht en wisselt gemakkelijk tussen verschillende taken en projecten.
• Je communiceert discreet en vlot in het Nederlands. Je kan je uit de slag trekken in het Frans en Engels.
• Je schakelt gemakkelijk telefonisch met collega's en andere contacten, en draagt met plezier bij aan een optimale ondersteuning van het team.

Wat mag je van ons verwachten?

Je komt terecht in een hecht HR-team waar samenwerking, kennisdeling en een hands-on mentaliteit centraal staan. Je krijgt een gevarieerde functie met veel verantwoordelijkheid en ruimte om mee te denken over verbeteringen. Dankzij de diversiteit aan Belgische entiteiten binnen Pollet Group kom je in contact met verschillende bedrijven en afdelingen, waardoor geen enkele dag hetzelfde is.

Daarnaast bieden we jou:

• een stabiele job binnen Pollet Group, een financieel gezonde, familiale onderneming met een warme, no-nonsense bedrijfscultuur waarin initiatief, betrokkenheid en ondernemerschap worden gewaardeerd.
• de kans om actief mee te bouwen aan de verdere professionalisering van onze HR-processen en impact te maken op groepsniveau.
• een aantrekkelijk loon, afgestemd op jouw ervaring, aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatie- en groepsverzekering en ecocheques.
• glijdende werkuren voor een goede work-lifebalans.
• een voltijdse functie.
• een grondige opleiding en begeleiding van onze HR xprts zodat je stap voor stap de functie leert kennen.

Klaar om mee het verschil te maken binnen onze HR-afdeling?

Pollet Group

Brouwerijstraat 14

Koekelare

www.polletgroup.com