Juridisch-administratief medewerker

KU Leuven; Vlaams-Brabant; On-site; EUR 27,000 - 45,000; Full time

Job summary

KU Leuven zoekt een administratief medewerker binnen de dienst Vlaamse en Federale Overheidsfinanciering van LRD. Je ondersteunt onderzoekers bij voorbereiding, indiening en opvolging van subsidieaanvragen bij VLAIO en FWO, met aandacht voor correcte dossierafhandeling en tijdige communicatie.

Je combineert nauwkeurigheid met inhoudelijke ondersteuning, registreert aanvragen in systemen en bouwt expertise op in overheidsfinanciering.

Qualifications

• Je bent in het bezit van een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring
• Meerdere jaren relevante administratieve ervaring of bent een snelle leerling met interesse in onderzoeksfinanciering
• Kennis van of ervaring met subsidieaanvragen, onderzoeksadministratie of overheidsfinanciering is een pluspunt
• Je kan mondeling en schriftelijk vlot uitdrukken in het Nederlands en het Engels
• Je beschikt over goede kennis van MS Office-pakketten (Word, Excel, Access)
• Je kan zelfstandig, proactief en gestructureerd dossiers verwerken en hebt zin voor orde en systematiek

Responsibilities

• Aanspreekpunt voor onderzoekers bij voorbereiding en indiening van subsidieaanvragen bij VLAIO, FWO en andere Vlaamse of federale financieringskanalen
• Begeleiden van administratieve luik van aanvragen en zorgen voor tijdige, volledige en correcte indiening
• Verzamelen en controleren van documenten en gegevens in afstemming met onderzoekers en LRD
• Deadlines bewaken en dossiers gelijktijdig opvolgen met proactieve communicatie
• Registratie en opvolging van aanvragen en toegekende projecten in systemen
• Opbouwen van expertise rond VLAIO/FWO procedures en richtlijnen en vertalen naar praktische ondersteuning
• Nauw samenwerken met collega's uit juridische, financiële en onderzoeksadministratieve teams
• Interesse in zowel administratief werk als de inhoudelijke context van onderzoek en onderzoeksfinanciering

Skills

Nederlands

Engels

MS Office

Administratieve ervaring

Dossierflow beheer

Onderzoeksfinanciering

Education

Bachelor-diploma

Tools

MS Office

Excel

Access

Job description

Je wordt deel van de dienst Vlaamse en Federale Overheidsfinanciering binnen KU Leuven Research & Development (LRD).

Samen met je collega's ondersteun je onderzoekers bij de voorbereiding, indiening en opvolging van onderzoeksprojecten die worden gefinancierd door Vlaamse en federale overheden, met een bijzondere focus op VLAIO en het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek (FWO).

Je combineert administratieve nauwkeurigheid met inhoudelijke ondersteuning en draagt bij aan een vlot en correct aanvraagproces, zodat onderzoekers zich maximaal kunnen concentreren op hun onderzoek.

• Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor onderzoekers bij de voorbereiding en indiening van subsidieaanvragen bij VLAIO, FWO en andere Vlaamse of federale financieringskanalen;
• Je begeleidt onderzoekers bij het administratieve luik van hun aanvraag en zorgt ervoor dat dossiers tijdig, volledig en correct worden ingediend;
• Je verzamelt en controleert de nodige documenten en gegevens, en stemt hiervoor af met onderzoekers en collega's binnen LRD;
• Je bewaakt deadlines en volgt verschillende dossiers gelijktijdig op, waarbij je proactief communiceert over ontbrekende informatie of aandachtspunten;
• Je zorgt voor een correcte registratie en administratieve opvolging van aanvragen en toegekende projecten in de bestaande systemen;
• Je bouwt expertise op rond de procedures en richtlijnen van VLAIO, FWO en andere onderzoeksfinanciers, en vertaalt die naar praktische ondersteuning voor onderzoekers;
• Je werkt nauw samen met collega's uit juridische, financiële en onderzoeksadministratieve teams om een kwalitatieve dienstverlening te garanderen;
• Je hebt interesse in zowel administratief werk als in de inhoudelijke context van onderzoek en onderzoeksfinanciering.

• Je bent in het bezit van een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring;
• Je hebt meerdere jaren relevante administratieve ervaring of bent een snelle leerling met een sterke interesse in onderzoeksfinanciering. Kennis van of ervaring met subsidieaanvragen, onderzoeksadministratie of overheidsfinanciering is een pluspunt;
• Je kan je zowel mondeling als schriftelijk vlot uitdrukken in het Nederlands en het Engels;
• Je beschikt over een goede kennis van MS Office-pakketten (Word, Excel, Access);
• Je kan zelfstandig, proactief en op een efficiënte manier een dossierflow verwerken en hebt zin voor orde en systematiek. Je haalt energie en voldoening uit het afwerken van dossiers.

Administratie, Engelse taal, Onderzoek, Nederlands, MS Excel, Onderzoek