Fleet Operations Officer

SD Worx; Antwerpen; Hybrid; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Job summary

SD Worx zoekt een Fleet Operations Officer in Antwerpen, hybride werken. Je beheert de dagelijkse fleetactiviteiten, van leveranciers tot voertuigdossiers, en fungeert als belangrijkste aanspreekpunt voor medewerkers en leveranciers.

Je werkt nauw samen met HR, Finance en IT om processen te verbeteren. De rol vereist een bacheloropleiding of gelijkwaardig, zorgvuldige administratie, en sterke talenkennis in Nederlands, Frans en Engels.

Qualifications

• Bachelor's degree of equivalent en relevante ervaring.
• Klantgericht en service-minded handelen.
• Nauwgezet en gestructureerd werken met dossiers.
• Kennis van digitale systemen en administratieve processen.
• Goede beheersing van Nederlands, Frans en Engels.

Responsibilities

• Beheer de centrale fleetmailbox en beantwoordt vragen over bedrijfswagens, leveringen, onderhoud, schade, tankkaart of laadpas.
• Volg voertuigdossiers van begin tot einde en bewaak doorlooptijden.
• Ondersteun het bestel- en leveringsproces van nieuwe bedrijfswagens en monitor levertermijnen.
• Ondersteun de inzet en opvolging van poolwagens en opslagvoorraden.
• Vraag tankkaarten en laadpassen aan en verwerk veranderingen en stopzettingen.
• Controleer facturen van leasemaatschappijen en fleet-leveranciers en verwerk afwijkingen.
• Houd bestuurders-, voertuig- en contractgegevens actueel en lever input voor operationele rapportages.
• Werk nauw samen met HR, Finance, IT en Procurement en stem af met leasemaatschappijen en leveranciers.
• Zoek voortdurend naar manieren om werkprocessen te verbeteren.

Skills

Bachelor's degree

Customer service

Fleet management

Mobility leasing

Administrative dossiers

Digital systems

Dutch language

French language

English language

Education

Bachelor's degree or equivalent

Fleet management experience

Tools

Fleet management software

Billing software

Job description

SD Worx is een toonaangevende Europese aanbieder van payroll- en hr-diensten. Via onze kantoren verspreid over Europa en ons kantoor in Mauritius, bereiken we de hele wereld. Ons doel is om oplossingen voor medewerkers tot leven te brengen, zodat alle bedrijven, groot of klein, alles uit human resources kunnen halen en zowel de organisatie als haar medewerkers daarvan profiteren. Onze oplossingen bestrijken de volledige employee life cycle, van de uitbetaling van lonen tot het aantrekken, belonen en ontwikkelen van talent.

Fleet Operations Officer

Unit

Binnen onze Corporate People-afdeling zorgen de advisors voor een vlekkeloze dienstverlening aan onze medewerkers, ondersteund door passende systemen en betrouwbare interne en externe partners.

We zijn momenteel op zoek naar een Fleet Operations Officer om ons interne fleetteam te versterken. In deze functie zorg je mee voor een vlotte dagelijkse fleetwerking en ben je een belangrijk aanspreekpunt voor medewerkers, collega’s en leveranciers.

Jobinhoud

• Je beheert de centrale fleetmailbox en helpt medewerkers met vragen over hun bedrijfswagen, levering, onderhoud, schade, tankkaart of laadpas. Waar nodig verwijs je hen door naar de juiste partner;
• Je volgt voertuigdossiers van begin tot einde op, bewaakt de afgesproken doorlooptijden en stemt uitzonderingen en escalaties af met de betrokken interne of externe partijen;
• Je ondersteunt het bestel- en leveringsproces van nieuwe bedrijfswagens, controleert de nodige informatie en goedkeuringen en volgt bestelstatussen, levertermijnen en mogelijke vertragingen op;
• Je ondersteunt de inzet en opvolging van poolwagens, inclusief voertuigen die tijdelijk in opslag of in de pool staan;
• Je vraagt tankkaarten en laadpassen aan en verwerkt vervangingen, blokkeringen, activeringen en stopzettingen. Je volgt ook afwijkingen in tank- en laadtransacties en de administratieve opvolging van thuislaadoplossingen op;
• Je controleert facturen van leasemaatschappijen en andere fleetleveranciers aan de hand van contracten, bestellingen en geleverde diensten. Je onderzoekt afwijkingen en volgt correcties, creditnota’s en betwistingen op;
• Je houdt bestuurders-, voertuig- en contractgegevens volledig, correct en actueel in de beschikbare systemen en werkt mee aan operationele rapporteringen en overzichten;
• Je werkt nauw samen met collega’s binnen HR, Finance, IT en Procurement en stemt af met onder meer leasemaatschappijen, verzekerings- en laadpartners, dealers en andere gespecialiseerde fleetleveranciers;
• Je zoekt permanent naar mogelijkheden om onze werkprocessen en operationele dienstverlening te verbeteren.

Je profiel

Wij verwachten dat je:

• een bacheloropleiding hebt of gelijkwaardige ervaring kan voorleggen, bijvoorbeeld binnen, customer service, fleet, mobiliteit of leasing;
• nauwgezet, gestructureerd en correct werkt en administratieve dossiers zorgvuldig afhandelt;
• klantgericht en service-minded bent en duidelijk en professioneel communiceert met collega’s en leveranciers;
• autonoom prioriteiten kan stellen, het overzicht bewaart over meerdere dossiers en afspraken en deadlines nauwgezet opvolgt;
• initiatief neemt om openstaande vragen op te lossen en leveranciers durft aan te spreken wanneer afspraken niet worden nagekomen;
• communicatief, flexibel, resultaatgericht en stressbestendig bent, ook wanneer meerdere vragen tegelijk binnenkomen;
• vlot kan werken met digitale systemen;
• een zeer goede kennis hebt van het Nederlands, het Frans en Engels.
• Een eerste ervaring met fleetmanagement of leasing is een bijkomende troef.

Ons aanbod

Als Fleet Operations Officer krijg je een veelzijdige operationele functie waarin je rechtstreeks bijdraagt aan de continuïteit en kwaliteit van onze fleetwerking. Je werkt in team en werkt nauw samen met verschillende interne afdelingen en gespecialiseerde externe partners.

Je krijgt de ruimte om processen mee vorm te geven, operationele verbeteringen voor te stellen en jezelf verder te ontwikkelen. Wij garanderen je een innoverende organisatie waar persoonlijke ontwikkeling hand in hand gaat met het opleveren van sterke resultaten voor SD Worx, nationaal én internationaal. We zorgen natuurlijk voor een passend loon en extralegale voordelen.

• We zorgen natuurlijk voor een passend loon en extralegale voordelen.

It’s Your Move!

Plaats van tewerkstelling

Antwerpen – Hybride werken

Bij SD Worx leeft diversiteit op de werkvloer. Diversiteit zorgt voor inspiratie en innovatie in ons bedrijf. We verwelkomen sollicitaties van gekwalificeerd talent, ongeacht afkomst, nationaliteit, geslacht, huidskleur, etnische en sociale achtergrond, religie, leeftijd, handicap, seksuele geaardheid en levensfase.