Finance & Administration Coordinator

FINVISORS; Genk; On-site; EUR 38,000 - 60,000; Full time

Job summary

FINVISORS zoekt een Finance & Administration Officer die een breed pakket aan financiële, personeels- en algemene administratieve taken opneemt. Je werkt nauw samen met collega’s, het management, de externe boekhouder en de CFO.

Je bewaakt dossiers, verwerkt facturen, verzorgt loonadministratie en ondersteunt HR-processen. Je rapporteert regelmatig over deadlines en bewaakt de kwaliteit van administratieve processen binnen de organisatie.

Responsibilities

• Verwerken en opvolgen van aankoopfacturen.
• Ondersteunen bij verkoopfacturatie en factuurvragen van klanten.
• Opvolgen van betalingen, waarborgen en financiële dossiers.
• Voorbereiden en controleren van informatie voor de externe boekhouder en CFO.
• Ondersteunen bij boekhoudkundige verrichtingen, controles en reconciliaties.
• Bewaken van de volledigheid en correctheid van financiële dossiers.
• Opvolgen van financiële en administratieve deadlines.
• Fungeren als back-up voor dagelijkse financiële processen.
• Voorbereiden en opvolgen van de maandelijkse loonverwerking.
• Samenwerken met het sociaal secretariaat.
• Beheren van arbeidscontracten en personeelsdocumentatie.
• Registreren en opvolgen van vakanties, afwezigheden en personeelsgegevens.
• Administratief en praktisch begeleiden van de in- en uitdiensttreding van medewerkers.
• Beantwoorden en opvolgen van praktische HR-vragen.
• Uitvoeren en opvolgen van algemene bedrijfsadministratie.
• Beheren van documenten, contracten en interne bestanden.
• Opvolgen van verzekeringen, abonnementen en leverancierscontracten.
• Regelen van praktische zaken rond personeel, bedrijfswagens, kantoor en leveranciers.
• Organiseren van teambuildings, interne evenementen en teamactiviteiten.
• Ondersteunen van de COO en CEO bij administratieve en praktische werkzaamheden.
• Voorbereiden van documenten, formulieren, registraties en vergaderingen.
• Regelen en opvolgen van afspraken met leveranciers en externe partners.
• Opladen van machineparken van nieuwe verhuurpartners in de interne systemen.
• Verwerken en controleren van Excel- en databestanden.
• Aanvullen en controleren van leveranciersgegevens.
• Actueel houden van interne systemen en administratieve dossiers.
• Administratief ondersteunen van de afdelingen Operations en Supply.

Job description

FINVISORS zoekt een Finance & Administration Officer die een breed pakket aan financiële, personeels- en algemene administratieve taken opneemt. Je werkt nauw samen met collega’s, het management, de externe boekhouder en de CFO.

Je bewaakt dossiers, verwerkt facturen, verzorgt loonadministratie en ondersteunt HR-processen. Je rapporteert regelmatig over deadlines en bewaakt de kwaliteit van administratieve processen binnen de organisatie.