Facility coördinator

Ago Jobs en HR; Lowingen; Sur place; EUR 25 000 - 33 000; Plein temps

Résumé du poste

Ago Jobs en HR zoekt een servicegerichte Facilitair Coördinator / Receptionist voor een tijdelijke opdracht. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, bezoekers en leveranciers en zorgt voor een professionele ontvangst en een vlotte dagelijkse werking van kantoren en facilitaire diensten.

Je taken omvatten onder meer telefoonbeheer, bezoekersbadges, vergaderzaalbeheer en organisatie van catering, reizen en postverkeer.

Responsabilités

• Ontvangen en professioneel begeleiden van bezoekers, medewerkers, externe medewerkers en leveranciers.
• Beheren van de algemene telefonie, mailboxen en eerste telefoonlijn.
• Aanmaken en beheren van bezoekers- en toegangsbadges.
• Beheren en reserveren van vergaderzalen en zorgen voor de praktische organisatie ervan.
• Voorzien van catering, broodjes en dranken voor vergaderingen.
• Boeken van hotels en ondersteunen bij praktische reisarrangementen.
• Beheren van inkomende en uitgaande post en pakketten.
• Bestellen en beheren van kantoorbenodigdheden, IT-materiaal en PBM's.
• Beheren van het wagenpark en de bijhorende administratie.
• Opvolgen van schoonmaak, gebouwonderhoud en andere facilitaire diensten.
• Contact onderhouden met externe leveranciers en dienstverleners, zoals schoonmaak, tuinonderhoud, afvalverwerking en koffieleveranciers.
• Coördineren en opvolgen van praktische interventies en facilitaire problemen.
• Beheren van kleerkastjes, gemeenschappelijke ruimtes en andere facilitaire voorzieningen.
• Bieden van eerstelijnsondersteuning bij praktische problemen met printers, kopieermachines en andere kantoorvoorzieningen.
• Organiseren en ondersteunen van personeelsactiviteiten, bedrijfsfeesten, foodtrucks en andere initiatieven.
• Bestellen en verdelen van attenties en eindejaarsgeschenken.
• Ondersteunen bij de planning en communicatie van opleidingen en medische onderzoeken.
• Controleren en administratief verwerken van personeelsverkopen in Excel.
• Uitvoeren van diverse administratieve en facilitaire taken.

Outils

Excel

Description du poste

Ben jij een servicegerichte organisatorische duizendpoot die graag mensen helpt en ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt?

Voor een tijdelijke opdracht zijn we op zoek naar een enthousiaste Facility Coördinator / Receptionist. In deze veelzijdige functie ben je het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, bezoekers, leveranciers en externe partners. Je zorgt voor een professionele ontvangst én voor een vlotte dagelijkse werking van de kantoren en facilitaire diensten.

Jouw taken:

• Ontvangen en professioneel begeleiden van bezoekers, medewerkers, externe medewerkers en leveranciers.
• Beheren van de algemene telefonie, mailboxen en eerste telefoonlijn.
• Aanmaken en beheren van bezoekers- en toegangsbadges.
• Beheren en reserveren van vergaderzalen en zorgen voor de praktische organisatie ervan.
• Voorzien van catering, broodjes en dranken voor vergaderingen.
• Boeken van hotels en ondersteunen bij praktische reisarrangementen.
• Beheren van inkomende en uitgaande post en pakketten.
• Bestellen en beheren van kantoorbenodigdheden, IT-materiaal en PBM's.
• Beheren van het wagenpark en de bijhorende administratie.
• Opvolgen van schoonmaak, gebouwonderhoud en andere facilitaire diensten.
• Contact onderhouden met externe leveranciers en dienstverleners, zoals schoonmaak, tuinonderhoud, afvalverwerking en koffieleveranciers.
• Coördineren en opvolgen van praktische interventies en facilitaire problemen.
• Beheren van kleerkastjes, gemeenschappelijke ruimtes en andere facilitaire voorzieningen.
• Bieden van eerstelijnsondersteuning bij praktische problemen met printers, kopieermachines en andere kantoorvoorzieningen.
• Organiseren en ondersteunen van personeelsactiviteiten, bedrijfsfeesten, foodtrucks en andere initiatieven.
• Bestellen en verdelen van attenties en eindejaarsgeschenken.
• Ondersteunen bij de planning en communicatie van opleidingen en medische onderzoeken.
• Controleren en administratief verwerken van personeelsverkopen in Excel.
• Uitvoeren van diverse administratieve en facilitaire taken.