Executive Management Assistant

TL-Hub; Antwerpen; Sur place; EUR 45 000 - 65 000; Plein temps

Résumé du poste

TL-Hub in Antwerpen is op zoek naar een Executive Management Assistant die als centraal aanspreekpunt fungeert binnen het directiesecretariaat. Je beheert complexe agenda’s en deadlines van directieleden, en organiseert ook evenementen en reizen.

De ideale kandidaat heeft minimaal vijf jaar ervaring in een ondersteunende functie, is communicatief sterk in het Nederlands en Engels, en toont zich flexibel en georganiseerd.

Qualifications

• Ervaring met vertrouwelijke informatie is vereist.
• Je moet kunnen anticipeer op behoeften en proactief handelen.
• Affiniteit met maritieme of logistieke sector is een plus.

Responsabilités

• Beheren van complexe agenda’s en deadlines van directieleden.
• Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen met notulen.
• Communicatie met interne en externe stakeholders.
• Documenten kritisch nalezen en structureren.
• Organiseren van evenementen en reizen.

Connaissances

Communicatief sterk en diplomatisch

Georganiseerd en gestructureerd

Initiatief en zelfstandigheid

Discreet en betrouwbaar

Oog voor detail en servicegericht

Flexibel en georganiseerd

Formation

Minimaal vijf jaar ervaring in ondersteunende functie

Description du poste

Overview

Job Description :

Als Executive Management Assistant fungeer je als hét centrale aanspreekpunt binnen het directiesecretariaat. Je bent verantwoordelijk voor de strategische coördinatie en het beheer van complexe agenda’s en deadlines van directieleden. Efficiënt agendabeheer, prioritering van urgente zaken en het bewaken van structuur behoren tot je kerntaken.

Responsibilities

• Kalenderbeheer en coördinatie: Strategisch plannen en afstemmen van afspraken, reizen en deadlines, met continue vooruitblik op prioriteiten.
• Communicatie en filtering: Je beheert de eerste lijn van inkomende correspondentie en verzoeken, zowel intern als extern, en filtert deze op relevantie en urgentie.
• Vergaderingen & documentatie: Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen, het opstellen en verwerken van notulen, en betrouwbaar beheer van vertrouwelijke dossiers.
• Documentbeheer: Kritisch nalezen, structureren en voorzien van eerste feedback op rapporten, voorstellen en presentaties. Beheren van documenten en versies.
• Evenementenorganisatie: Je neemt de volledige praktische organisatie van vergaderingen, reizen en events op jou, tot in de puntjes geregeld.
• Wagenparkbeheer: Operationele opvolging van het wagenparkbeheer, met administratieve controle en ondersteuning waar nodig.
• Facturatie & administratie: Accuraat verwerken van facturen en ondersteuning bieden rond administratieve processen.
• Directiesecretariaat: Creëren van een professioneel en verzorgd secretariaat, inclusief representatief onthaal van bezoekers en ordelijk houden van de meetingruimtes.
• Stakeholder communicatie: Professioneel communiceren met diverse interne en externe stakeholders, zowel in het Nederlands als in het Engels.

Deze functie vereist dagelijkse zelfstandigheid, kritische beoordeling van informatie en het vooruitdenken op directieniveau binnen een internationale organisatie. Affiniteit met de maritieme of logistieke sector is een plus, maar leergierigheid en discretie zijn essentieel.

Profile Description :

Profile

Wij zoeken kandidaten die zich herkennen in een integere, zelfstandige en vooruitdenkende werkstijl. Wie bij ons excelleert, combineert discretie met een natuurlijke professionaliteit en fungeert als betrouwbare buffer rondom het management.

• Communicatief sterk en diplomatisch: Kandidaten die zich op elk niveau soepel en representatief uitdrukken, zowel in het Nederlands als Engels. Zij voelen zich comfortabel in contact met uiteenlopende interne en externe stakeholders en weten altijd de juiste toon te kiezen.
• Georganiseerd, gestructureerd en veerkrachtig: Een scherpe focus op prioriteiten en structuur is essentieel. Wij zoeken mensen die met gemak overzicht bewaren bij complexiteit en meerdere verantwoordelijkheden moeiteloos combineren.
• Sterk in zelfstandigheid en initiatief: Ons ideale profiel denkt vooruit, anticipeert op behoeften en onderneemt proactief actie – zonder steeds aansturing nodig te hebben. Besluitvaardigheid en het bieden van eerste feedback zijn vanzelfsprekend.
• Discreet en betrouwbaar: Ervaring met het behandelen van vertrouwelijke informatie mag niet ontbreken. Wij vertrouwen op iemand die integer handelt en het belang van discretie begrijpt.
• Oog voor detail en servicegericht: Kandidaten die blijk geven van een verzorgd voorkomen, representativiteit en een hoge standaard in alles wat zij doen, leveren een professionele indruk aan bezoekers en directie.
• Ervaren en leergierig: Een solide achtergrond van minimaal vijf jaar in een veeleisende, ondersteunende functie is vereist. Kennis van de maritieme of logistieke sector is een pluspunt, maar vooral honger naar nieuwe inzichten in onze sector en processen wordt gewaardeerd.
• Flexibel en tot in de puntjes georganiseerd: Wij stellen een kandidaat op prijs die op het klassieke administratieve werkterrein zorgt voor foutloze ondersteuning én energie krijgt van het minutieus organiseren van evenementen, reizen of vergaderfaciliteiten.

Kandidaten tonen zich betrokken, servicegericht en dragen actief bij aan een professioneel directiesecretariaat waarin discretie, structuur, rust en optimisme centraal staan.