Employé Back Office (H/F/X)

UNIQUE; Hoei; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Unique recherche un Employé Back Office afin de soutenir les processus administratifs et opérationnels au sein de l'équipe. Vous prendrez en charge la gestion des emails, l'enregistrement des nouveaux clients dans le CRM et l'ERP, et la préparation des dossiers d'offre, en assurant leur exactitude et leur traçabilité.

Vous assumerez aussi la gestion des demandes de prix, la transformation des offres en commandes, le suivi des flux d’achat et de vente et la coordination interne pendant la période

Qualifications

• Gérer les emails et prioriser les demandes.
• Enregistrer les clients dans le CRM/ERP et préparer les dossiers d'offre.
• Suivre les flux achats/ventes et les commandes depuis les offres jusqu'aux commandes.
• Collaborer avec l'équipe et assurer l'autonomie lors de la transition.

Responsabilités

• Gérer les appels et les demandes clients/prospects.
• Préparer les dossiers d'offre dans l'ERP.
• Suivre les commandes et relayer les informations nécessaires.

Connaissances

Gestion des emails

CRM

ERP

Coordination

Organisation

Outils

CRM

ERP

Description du poste

Dans cette fonction d'Employé Back Office, vos tâches sont les suivantes :

• Suivi des emails : Gérer la boîte email principale, étiqueter et prioriser les messages, répondre aux demandes urgentes.
• Création de nouveaux clients : Enregistrer les nouveaux clients dans le CRM et l'ERP, préparer les dossiers d'offres correspondants.
• Préparation des dossiers d'offre : Assurer la mise en place des dossiers d'offre dans l'ERP, y compris l'encodage des informations nécessaires.
• Gestion des demandes de prix : Envoyer des demandes de prix aux fournisseurs, recevoir et encoder les réponses, mettre à jour les informations pour préparer les offres.
• Gestion des commandes : Transformer les offres en commandes, ajuster les quantités et les détails, lancer les commandes auprès des fournisseurs.
• Réception des appels téléphoniques : Décrocher le téléphone, trier les appels entre clients existants et nouveaux prospects, rediriger les appels vers les bonnes personnes.
• Suivi des flux d’achat et de vente : Comprendre et gérer les processus parallèles d'achat et de vente, en s'assurant que les flux sont correctement suivis dans l'ERP.
• Collaboration interne : Travailler en coordination avec l’équipe pendant la période de transition et assurer une autonomie complète pendant les deux semaines d’absence de la collaboratrice principale.