Employé administratif (H/F/X)

Talentfinder; Brussel Hoofdstad; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

One day of telework

Public transport refund

Group and hospitalization insurance

Meal vouchers

Extra leave days

Job summary

Association Pharmaceutique Belge (APB) recrute un Employé administratif pour soutenir le Service de Contrôle des Médicaments (SCM). Vous garantissez la fluidité documentaire, le traitement des analyses et le reporting client, tout en veillant à la conformité GMP et à l’exactitude des enregistrements.

Le poste implique la facturation mensuelle, le suivi des échantillons et le soutien administratif, en privilégiant le travail d’équipe et un service client de qualité, avec une journée de

Qualifications

• Diplôme de bachelier ou de master.
• Expérience ou connaissance du milieu pharmaceutique de laboratoire est un atout.
• Rigueur, planification et organisation, affinité pour l’administration."
• Parlez couramment le néerlandais et le français, et avez une bonne connaissance de l’anglais.

Responsibilities

• Assurer la circulation fluide des documents, du reporting et de la communication avec les pharmaciens, clients et partenaires.
• Exécuter et suivre les analyses pour les clients et les pharmaciens d’officine/hospitaliers.
• Élaborer des fiches produits dans LIMS et enregistrer correctement les produits dans le système.
• Gérer la documentation et l’enregistrement conformes aux GMP dans le CRM.
• Gérer les commandes et l’envoi d’échantillons pour sous-traitance.
• Assumer la facturation mensuelle des analyses clients.
• Archiver documents et échantillons avec précision.

Skills

Communication

Teamwork

Organisation

Client-focused

Education

Bachelor or Master degree

Tools

Office 365

Teams

CRM

LIMS

Web apps

Job description

La société

L’Association Pharmaceutique Belge (APB) représente les pharmaciens titulaires d’officine indépendants et développe une expertise unique en matière de médicaments et de services pharmaceutiques. Nos solutions innovantes font une réelle différence pour nos pharmaciens membres et leurs patients, ainsi que pour nos partenaires et clients dans le secteur des soins de santé.

Le Service de Contrôle des Médicaments (SCM) agit en tant que laboratoire pour tous les pharmaciens d’officine et hospitaliers en Belgique. Le SCM est responsable de l’analyse de la qualité des préparations magistrales et des médicaments présents sur le marché belge, du traitement des signalements relatifs à des problèmes de qualité, ainsi que de la coordination des rappels de produits non conformes. Le laboratoire est reconnu par l’Agence Fédérale des Médicaments et des Produits de Santé (AFMPS).

Vous sentez-vous appeler à rejoindre notre équipe et à contribuer au soutien administratif du SCM ? Alors cette offre d’emploi est peut-être faite pour vous. Afin de renforcer notre équipe, nous recherchons actuellement un(e) :

Employé administratif (H/F/X)

Fonction

• Vous veillez à une circulation fluide de tous les produits entrants et sortants, de la documentation, du reporting et de la communication externe avec les pharmaciens, les clients et les entreprises pharmaceutiques.
• Vous êtes chargé(e) de l’exécution et du suivi des analyses pour les clients, ainsi que des analyses de médicaments et de préparations magistrales pour les pharmaciens d’officine et hospitaliers :
  • Réception, enregistrement et reporting des échantillons.
  • Traitement et suivi des demandes d’analyses, sample submission forms, service agreements, quality assurance agreements, ….
• Vous élaborez des fiches produits dans un environnement LIMS et assurez l’enregistrement correct des produits dans le système.
• Vous êtes responsable de la documentation et de l’enregistrement conformes aux GMP dans le CRM.
• Vous demandez des offres pour la sous-traitance et êtes responsable de l’envoi des échantillons.
• Vous êtes en charge de la facturation mensuelle des analyses clients.
• Vous assurez l’archivage précis et correct des documents et des échantillons.
• Vous apportez votre soutien à l’enregistrement administratif interne et à la distribution des substances psychotropes et anesthésiantes.
• Vous êtes responsable de l’envoi et du suivi des accords avec les clients relatifs à la qualité (laboratoire et recall).
• Vous traitez les plaintes concernant les produits avec le Pharmacien Expert Admin.
• En tant que back-up, vous collaborez avec le Head of Recall pour publier les retraits sur le site web, envoyer l’e-recall (mailing annonçant les retraits) et assurer le suivi complet des retraits pour les pharmaciens, hôpitaux, grossistes et entreprises pharmaceutiques.
• Vous rapportez au Laboratory Administration Manager et travaillez en collaboration avec les autres assistants administratifs, le pharmacien expert, le Head of Recall, l’équipe QA, le Head of Laboratory ainsi que les collègues du laboratoire.

Profil

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de bachelier ou de master.
• Une expérience ou une connaissance du milieu (pharmaceutique) de laboratoire constitue un atout.
• Vous vous intéressez aux activités d’un laboratoire analytique et au secteur pharmaceutique, et vous avez une affinité avec l’administration, où la rigueur, la planification et l’organisation sont vos points forts.
• Vous parlez couramment le néerlandais et le français et avez une bonne connaissance de l’anglais.
• Vous avez de solides compétences en communication et aimez travailler en équipe.
• Vous êtes orienté(e) client.
• Vous maîtrisez très bien Office 365, Teams, … et êtes disposé(e) à apprendre de nouveaux logiciels (flexmail, CRM, LIMS, applications web, …).
• Vous disposez d’excellentes compétences analytiques, êtes orienté(e) vers la recherche de solutions et capable de raisonner de manière logique pour établir des liens.
• Vous êtes disposé(e) à apprendre de nouveaux processus et avez la capacité d’apprentissage nécessaire pour y parvenir.

Offre

• Une fonction dynamique à temps plein au sein d’une équipe motivée (avec la possibilité d’un jour de télétravail).
• Un environnement de travail dans un secteur qui contribue à la santé publique.
• La possibilité de suivre des formations en lien avec la fonction.
• Un package salarial attractif avec des avantages extralégaux (transports en commun remboursés pour le trajet domicile-travail, assurance groupe et hospitalisation, chèques-repas, jours de congé extralégaux, …).
• Un lieu de travail facilement accessible en transports en commun (Bruxelles-Schuman).
• Un employeur qui croit en un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.