Chief of Staff: Strategy, Coordination & Leadership

Accent Jobs; Gent; On-site; EUR 90,000 - 120,000; Full time

Job summary

Stad Gent zoekt een Team Staf-coördinator binnen het departement Facility Management. Je coördineert de werking van Team Staf op inhoudelijk, methodisch en organisatorisch vlak en stuurt een team van circa acht medewerkers aan.

Je ondersteunt het departementshoofd, bewaakt de continuïteit van dienstverlening en begeleidt dossiers en projecten. Je rapporteert aan het directieteam en het schepenoverleg voor een efficiënte governance.

Responsibilities

• De werking van Team Staf coördineren op inhoudelijk, methodisch en organisatorisch vlak.
• Een team van ongeveer acht medewerkers met uiteenlopende expertises aansturen, coachen en begeleiden.
• Het departementshoofd ondersteunen bij de uitvoering van haar taken en verantwoordelijkheden als hoofd van het departement.
• De continuïteit van de dienstverlening aan het departementshoofd bewaken en instaan voor een efficiënte administratieve ondersteuning binnen het departement.
• Medewerkers begeleiden bij de behandeling, uitvoering en opvolging van inhoudelijk en organisatorisch complexe opdrachten, dossiers en projecten.
• Het overzicht over de werkzaamheden binnen het team bewaren, prioriteiten bepalen en opdrachten en werkprocessen op elkaar afstemmen.
• Optreden als eerste aanspreekpunt voor materies die niet specifiek aan een medewerker zijn toegewezen en fungeren als verbindende spil binnen het team.
• Kwaliteitscontroles uitvoeren en erop toezien dat procedures en rapporteringsdocumenten beschikbaar zijn en correct worden toegepast.
• Het departementshoofd adviseren over complexe vraagstukken en uitdagingen op basis van analyses, professionele inschattingen en overleg met relevante stakeholders.
• Een actieve bijdrage leveren aan het directieteam, het schepenoverleg en het vakbondsoverleg.
• Overlegmomenten inhoudelijk en praktisch voorbereiden en instaan voor de opvolging van gemaakte afspraken en de governance.
• De coördinatie en opvolging van departementale beleidsopdrachten en thema’s zoals preventie, veiligheid en welzijn, communicatie, IT, het FM-beleidsplan en opdrachten in het kader van SKO ondersteunen.
• Zorgen voor samenhang, structuur en een efficiënte samenwerking tussen de verschillende expertises en opdrachten binnen het departement.

Job description

Stad Gent zoekt een Team Staf-coördinator binnen het departement Facility Management. Je coördineert de werking van Team Staf op inhoudelijk, methodisch en organisatorisch vlak en stuurt een team van circa acht medewerkers aan.

Je ondersteunt het departementshoofd, bewaakt de continuïteit van dienstverlening en begeleidt dossiers en projecten. Je rapporteert aan het directieteam en het schepenoverleg voor een efficiënte governance.