Assistant administratif & commercial – Chargé de planning et préparation

Sos Express - Siboz Group; Elsene; Sur place; EUR 38 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

SOS EXPRESS est une entreprise de maintenance HVAC et travaux associés. Le poste de Chargé de planning et préparation requiert d’organiser les plannings, de coordonner les corps de métiers et de suivre les achats et les livraisons.

Vous assurerez l’enregistrement des rendez-vous, la gestion administrative et le suivi budgétaire des chantiers, le tout en interne et avec les clients. Formation et possibilité d’évolution au sein de l’équipe planning.

Qualifications

• Organisé et rigoureux avec un sens de l’administration.
• Bonne maîtrise de l’anglais et/ou du néerlandais.

Responsabilités

• Planifier et préparer les chantiers et les interventions HVAC.
• Répondre et organiser les demandes clients, puis commander les pièces nécessaires.

Connaissances

Organisation

Gestion de planning

Gestion administrative

Anglais

Néerlandais

Rigueur

Esprit d'équipe

Communication

Négociation

Proactivité

Outils

Microsoft Office

Excel

Word

PowerPoint

Description du poste

Chargé de planning et préparation (HVAC)

SOS EXPRESS est une entreprise de maintenance dans le secteur de la construction et principalement en HVAC. Nos techniciens chaudières et plombiers reviennent de leurs dépannages avec des demandes de travaux de réparation ou d’installation à entreprendre. Ils vous remettent une date souhaitée par le client mais ils vous diront très souvent qu’il faut réagir le plus rapidement possible.

Vous planifiez, répondez, commandez les pièces, conseillez.

Lieu de la fonction : Auderghem, Bruxelles

Horaires : 8h-17h ou 11h-20h

Le planificateur effectue un travail essentiel dans la préparation d’un chantier. Son intervention se situe à différents niveaux : la préparation administrative et juridique, la construction de différents plannings et calendriers pour la réalisation du chantier. L’objectif est de garantir une organisation sans failles permettant de contrôler et d’optimiser l’utilisation du temps et des ressources disponibles afin de respecter les délais impartis.

Après une courte période de formation en entreprise (1 semaine),

Vous enregistrez les rendez-vous clients et organisez le travail des différents corps de métiers avec bonne intelligence logistique, du début à la fin des travaux.

Vous assurez un contrôle régulier de l’état d’avancement et de la bonne exécution des travaux par l’intermédiaire des techniciens externes.

Vous effectuez la commande des matériaux et assurez le réapprovisionnement du stock

Vous effectuez le suivi et l’entretien de l’outillage

Vous contrôlez et comparer les offres des fournisseurs

Vous intervenez entre les différentes parties, lors de conflits ou problèmes.

Vous rédigez les devis en adéquation avec le budget du client

Vous rédigez les rapports, factures et effectuez le suivi des paiements

Vous menez toutes les actions utiles et nécessaires pour faire respecter les délais d’exécution prévus

Vous êtes responsable de tous les aspects administratifs (facturation, litiges clients, gestion des plannings, stock, gestion des mails…) concernant les projets de petits chantiers et interventions de maintenance.

Votre profil :

• Vous êtes organisé et avez le sens de l’administration.
• Vous êtes capable de répondre au demandes des clients en anglais et/ou néerlandais.
• Vous avez un background technique ou vous êtes disposé à apprendre via notre formation.
• De l’expérience en HVAC est un plus.
• Vous œuvrez à organiser le planning de nos techniciens de la manière la plus efficace possible.
• Vous êtes proactif et désirez fournir un service client optimal.
• La communication et le travail d’équipe sont vos points forts.
• Vous êtes résistant au stress et fonctionnez de manière éfficace, également dans des situations délicates.
• Vous savez réagir rapidement et de façon adaptée à des problèmes ou changements et aux demandes des clients.
• Vous portez beaucoup d’importance à la qualité de votre travail.
• Ensemble avec vos collègues de l’équipe planning, vous aspirez à une satisfaction client totale.
• Vous excellez dans l’optimisation du temps et la stratégie organisationnelle.
• Vous êtes persévérant et avez la volonté de mener à bien les chantiers dans les délais imposés.
• Enthousiaste et orienté solutions, vous êtes passionné par la résolution de situations complexes.
• Excellent communicateur, vous avez l’art et la manière de gérer toutes situations en préservant les bonnes relations avec les collègues, les clients et les collaborateurs externes.
• Vous avez un sens profond des priorités mais ne perdez jamais de vue la notion de rentabilité de vos actions.
• Vous êtes bien entendu très rigoureux et hyper organisé.
• Vous possédez des compétences commerciales et de négociation.
• Une excellente maitrise des outils bureautique
• Vous êtes Flexible et Résistant au stress.

Contrat : Temps plein 38h/ semaine – Du lundi au samedi – 1 jour de congé à choisir dans semaine + repos les dimanches