Administrative Assistant

Les Entreprises MELIN S.A. / N.V; Brussel Hoofdstad; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Job summary

Les Entreprises MELIN S.A. / N.V. recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) pour soutenir le service commercial et les marchés publics. Vous préparerez les soumissions, assurerez le dépôt dans les délais et gérerez la documentation administrative des transports.

Le poste implique un travail en équipe, le respect strict des procédures et la gestion du secrétariat courant du service, avec une appétence pour les tâches répétitives et l’organisation rigoureuse.

Qualifications

• Formation utile en secrétariat ou gestion administrative.
• Expérience dans les marchés publics est un plus.
• Maîtrise du français écrit et des outils bureautiques.
• Connaissance des procédures administratives et des pièces justificatives.

Responsibilities

• Gérer le calendrier des adjudications publiques et organiser les visites.
• Constituer les dossiers de soumission et vérifier leur conformité.
• Rédiger les justifications de prix et rassembler les éléments financiers.
• Suivre les résultats des soumissions et transmettre les informations.
• Gérer les documents CMR et assurer le secrétariat courant.

Skills

Rigueur et minutie

Soin et application

Goût pour les tâches répétitives

Capacité à travailler de manière auton

Sens de l’organisation

Discrétion

Education

Bachelier en secrétariat de direction, assistant(e) de direction, gestion ou équivalent par expérience

Tools

Excel

Word

ERP

Job description

Intitulé et rattachement

Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e)

Département : Service commercial

Rattachement hiérachique : Directeur commercial

Type de contrat : CDI

Régime de Travail : Temps plein

Mission principale

L’assistant(e) commercial(e) marchés publics prépare et suit les soumissions de l’entreprise aux adjudications publiques, sous la supervision du directeur commercial. Il ou elle garantit que chaque dossier déposé est complet, conforme et remis dans les délais.

En appui, il ou elle assure la gestion administrative des documents de transport (CMR) liés aux déchets de voirie et le secrétariat courant du service.

Responsabilités et tâches

1. Gestion du calendrier des adjudications publiques

• Tenir à jour le calendrier des marchés publics sélectionnés par le directeur commercial (dates de dépot, visites de chantier, séances d’ouverture des offres).
• Organiser les éventuelles visites de chantier ou de site imposées par les cahiers des charges (prise de rendez-vous, coordination avec la personne chargée de la visite) afin d’obtenir les attestations de visite à joindre aux offres.
• Anticiper les écheances et alerter le directeur commercial en temps utile.
• Télécharger et classer les cahiers des charges et leurs avis rétificatifs.

2. Constitution des dossiers de soumission

• Rassembler l’ensemble des pièces administratives exigées (attestations ONSS et fiscales, agrèments, certificats, déclarations sur l’honneur, DUME le cas échéant).
• Compléter les formulaires d’offre et les inventaires (métères récapitulatifs) selon les exigences du cahier des charges.
• Vérifier la conformité, la complétude et la cohérence de chaque dossier avant dépot.
• Assurer le dépôt des offres dans les délais, notamment via les plateformes électroniques de marchés publics.
• Maintenir à jour une base documentaire des attestations et de leurs dates de validité.

3. Justifications de prix

• Rédiger les justifications de prix demandées par les pouvoirs adjudicateurs, sous la supervision du directeur commercial.
• Rassembler les éléments chiffrés nécessaires (coût de main-dœuvre, matériel, sous-traitance, fournitures).
• Respecter strictement les délais de réponse imposés.

4. Suivi des résultats de soumission

• Suivre les procès-verbaux d’ouverture des offres et les décisions d’attribution.
• Tenir un tableau de suivi des résultats (marchés gagnés ou perdus, classement, écarts de prix).
• Transmettre ces informations au directeur commercial pour analyse.

5. Gestion des CMR de transport de déchets de voirie

• Collationner les lettres de voiture (CMR) relatives au transport des déchets de voirie.
• Les répertorier, les classer et les archiver de manière régulière et traçable.
• Signaler toute pièce manquante ou incohérente.

6. Secrétariat

• Traiter le courrier entrant et une partie du courrier sortant (réception, enregistrement, distribution, expédition).
• Assurer l’accueil téléphonique et la prise de messages.

Profil recherchéQualités personnelles

• Rigueur et minutie : les dossiers de soumission font l’objet de contrôles très stricts, et la moindre erreur ou pièce manquante peut entraîner le rejet de l’offre.
• Soin et application dans la préparation et la présentation des documents.
• Goût pour les tâches répêtitives et les procédures bien définies.
• Capacité à travailler de manière autonome et concentrée,
• Sens de l’organisation et respect absolu des délais.
• Discrétion quant aux informations commerciales et tarifaires.

Compétences

• Excellente maîtrise du français écrit (orthographe, rédaction administrative).
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, en particulier Excel et Word et capacité à appréhender l’ERP de l’entreprise
• Aisance avec les chiffres et les unités de mesure pour l’élaboration des justifications de prix.
• Une connaissance de la réglementation des marchés publics est un atout
• La connaissance du néerlandais est un atout

Formation et expérience

• Bachelier en secrétariat de direction, assistant(e) de direction, gestion ou équivalent par expérience.
• Une première expérience dans les marchés publics, le secteur de la construction ou de l’environnement est un plus.