Administratief medewerker (50%)

Vlaamse Gemeenschapscommissie; Brussel; On-site; EUR 23,000 - 37,000; Full time

Job summary

Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) in Brussel zoekt een administratief medewerker die de directie en diverse teams ondersteunt met administratieve taken en gegevensbeheer. Je werkt met het organisatiedatabank en subsidieloket en draagt bij aan het beheer van subsidiedossiers.

Je initieert efficiënte processen met digitale tools, bereidt aankoopdossiers voor volgens de overheidsopdrachten, verzorgt correspondentie en documentbeheer, en bent het aanspreekpunt voor klanten.

Responsibilities

• Je neemt initiatief om administratieve taken efficiënt uit te voeren met de meest geschikte digitale tools en toepassingen.
• Je bereidt kleine aankoopdossiers voor en handelt ze af volgens de regelgeving inzake overheidsopdrachten.
• Je verzorgt de voorbereiding van briefwisseling en overeenkomsten binnen dossier- en subsidiebeheer.
• Je registreert en volgt subsidiedossiers op, waaronder ondertekende documenten en verantwoordingsstukken.
• Je verzorgt het telefonisch onthaal en bent een aanspreekpunt voor interne en externe klanten.
• Je verzamelt, verwerkt en verspreidt informatie en documenten, digitaal en op papier.
• Je informeert subsidieaanvragers over de stand van zaken van hun dossier.
• Je houdt contactgegevens van organisaties en personen actueel in de databanken.
• Je biedt ondersteuning bij grote verzendingen.
• Je bent back-up voor het directiesecretariaat en ondersteunt bij administratieve en organisatorische taken.
• Je biedt ondersteuning bij de organisatie van evenementen.

Job description

Als administratief medewerker sta je in voor de administratieve en praktische ondersteuning van de directie. Je ondersteunt meerdere teams bij administratieve taken en staat mee in voor het beheren en up-to-date houden van gegevens (organisatiedatabank, subsidieloket … ). Je ondersteunt het administratief proces van subsidiedossiers.

Opdrachten:

• * Je neemt initiatief om administratieve taken efficiënt uit te voeren met de meest geschikte digitale tools en toepassingen.
• * Je bereidt kleine aankoopdossiers voor en handelt ze af volgens de regelgeving inzake overheidsopdrachten.
• * Je verzorgt de voorbereiding van briefwisseling en overeenkomsten binnen dossier- en subsidiebeheer.
• * Je registreert en volgt subsidiedossiers op, waaronder ondertekende documenten en verantwoordingsstukken..
• * Je verzorgt het telefonisch onthaal en bent een aanspreekpunt voor interne en externe klanten.
• * Je verzamelt, verwerkt en verspreidt informatie en documenten, digitaal en op papier.
• * Je informeert subsidieaanvragers over de stand van zaken van hun dossier.
• * Je houdt contactgegevens van organisaties en personen actueel in de databanken.
• * Je biedt ondersteuning bij grote verzendingen.
• * Je bent back-up voor het directiesecretariaat en ondersteunt bij administratieve en organisatorische taken.
• * Je biedt ondersteuning bij de organisatie van evenementen.

Bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) kom je terecht in een dynamische en innovatieve overheidsorganisatie waar je zinvol werk kan leveren voor Brusselaars, met Brusselaars.